記録システムの導入は費用と時間の削減につながり、ご家族の満足度は向上した

経費・時間を削減しながらご家族へ共有する記録の質を向上させた

― 2017年3月からケアコラボをご利用いただいてますが、導入前に感じていた課題を教えてください。

法人の立ち上げ当初からご家族へケア記録を共有していました。
エクセルに記入して、私のチェックが済めば1ヶ月分を郵送していましたが、１ヶ月のタイムラグがあることに違和感を感じていました。

また、発送代に加え印刷代が全体で毎月約１５，０００円と決して安くはない状況でした。もちろん作業する方の人件費もかかっていました。

ただ、記録の共有はご家族の方に喜んで頂けてはいましたので、記録の提供は続けながら、時間・費用の削減するにはICT化が必須だと考えました。

― ケア記録のICT化を意識し始めたのはいつごろでしたか？

2016年の3月からですね。
千葉の中でも地方にあるので、業者を探すことが本当に大変でした。チラシやホームページを作ってくれる会社すらほとんど周りにないので…Yahoo!で検索して調べるしかなかったのですが、情報量が多すぎて絞ることができませんでした。
出入りの業者に相談したところ、2社紹介を受けました。

しかし、導入費用が数百万円必要であったり、地方へのデモができないと言われ、断念しました。
そこで発想を切り替えて、他の介護事業者さまへの見学を繰り返し、実際に使っている人の声を聞くことにしました。
見学に行った際に「何でケア記録をつけていますか？」と質問を続けたのです。

そんな時に同じ千葉県内の福祉楽団　杜の家なりたでケアコラボを紹介いただきました。
後日たまたま東京で用事があったのでケアコラボ社へ立ち寄り、話を聞いてすぐに法人内で共有しました。そこからの動きはとても早かったですね。

― 複数社検討した中でケアコラボを選んでいただき、ありがとうございます。導入にあたって工夫した点はありますか？

まずは無料お試し期間を通じて事務所スタッフの意識付けをしました。
現場に広める前に管理職でなんのためにケアコラボを導入するのか？どういう風に進めるのか？をきっちりと共有しておいたのです。

そして導入の前に集合研修を行い、現場スタッフも含め全員で意識の共有をしました。
１回だけで終わらせるのでなく、各事業所に責任者と事務所のスタッフをつけて継続して確認しました。運用規程を作ってチェックリストをつけていきました。
事業所ごとに差があると現場スタッフからの報告も受けていました。
シフト制の仕事なので、規程通りにできていないことは事業所全体の責任として全体で取り組むように伝えました。
こういったことは文章だけでは伝わらないので、頻繁に現場に足を運んで修正するように指導しました。

半年間で全員の意識改革を行ったおかげで今でもスムーズに運用が回っています。田野が疲れ気味になるくらい伝えてくれたのは大きかったです（笑）

記録の共有の継続、費用の削減、時間の削減を同時に解決

― ケアコラボを導入してよかった点を教えてください。

何よりも先ほど上げた３つの課題が解決できたことです。

ご家族への情報はリアルタイムで共有されるようになり、まとめてエクセルを確認する必要がなくなりました。
今までは紙で出てからやっとチェックだったものが、好きなタイミングで見れます。
もし記録の表現に誤りがあれば、すぐに理事長が電話して現場スタッフに修正を伝えることができるようになりました。現場スタッフも常に見られているという意識があるので、文章レベルもあがりました。
ペーパーレスはご家族からの評判もよく皆様に満足いただいています。紙で郵送していたころは、「うちにシュレッダーなんてないわよ」なんてことも言われてたので…

― 効率化にも効果が？

印刷・郵送の費用と人件費はもちろん削減できましたし、記録に携わる業務も同時に効率化できました。
エクセルと違ってスマホで複数台から記録ができますし、その場で記録できることが大きいです。
エクセルの頃は、「記録のために残業しちゃったわよ！」なんて声もありましたが、今はなくなりました。

バイタル情報やプロフィールなどは紙で管理していたのですが、こちらもケアコラボに移行。
複数の事業所を兼務する看護師は現地まで紙を取りに行く必要がなくなり、離れていても全ての情報がスマホから参照できて共有スピードが上がりました。
実感としては毎日１時間ほど間接業務が削減できました。

特に新卒の採用に好影響

― 他にも効果を感じるポイントはありますか？

あとは求人に役立っていると感じることですね。最近の新卒の方は法人の業務がシステム化されているか質問してきます。
どうやら実習でシステム化しているところを見る機会が増えてきているようです。

学校のレポートはWordで書く、普段の文章もスマホでやり取りする。
そんな若い方が現場に出て「紙で記録を書きましょう！」と言われても当然ながら違和感を感じますよね。

― では逆に苦労した点はありますか？

やはりシステムに馴染みのない中途採用のスタッフが入った時ですね。
導入当初と違ってフォローが弱まっていると感じてしまうことがあります。
ただ、現場スタッフ同士で教え合う文化ができたのでうまくやっているなと思います。
介護の仕事を教えつつ、ケアコラボの使い方も教えるのは負担ではあるので、ここは工夫していきたいですね。
慣れない方には「スマホが使えるなら問題ないですよ！」と安心感を与えています。

― 実はiPod touchをご利用の法人さんは他にありません。使い勝手はいかがですか？

Wi-Fi環境が整っているので、通信費がかからなくていいですね。
職員からも片手で操作できると好評です。防水機能がないですが、１年間で水没したケースは一度だけでした。
なるべく水場には持ち込まないようにしています。

一度大雪でWi-Fiが使えなくなったことがありましたが、その時は一日分の記録を紙につけてあとから記入しました。

夜勤帯の職員は写真を撮るケースが少ないので、パソコンから利用しています。
iPadも一部支給しましたが、写真が撮りづらいということで利用頻度は高くないようです。全ての端末で使えるのは便利ですね。

法人全体の導入へ挑戦

― では今後の展望を教えてください。

実はデイサービスでは未導入なので、こちらにも広めていきたいという声があがっています。
労務人事のシステム化にも挑戦中です。ケアコラボには、今後も継続して現場の意見を拾っていただければと思います。