ケアコラボで現場に活気！ご利用者の笑顔によりそうケアを

紙の記録に感じていた課題

― ケアコラボ導入前にはどのように記録されていましたか？

実は10年前にデイサービスができた当初から別の記録システムを導入していました。
トップから「導入したのでやってみて」とタブレットとシステムを現場に渡されたのですが、システムが使いづらい上に明確な導入目的も設定できなかったので、結局使われずに紙で記録をしていました。

― 紙での記録の課題はどういったものでしたか？

デイサービスをご利用する方が、住宅（サ高住）で普段どういった生活をしているのかを知っている方がよりよいサービスを提供できます。
それぞれのサービスは隣り合う建屋で提供しているため、紙の記録では足を運ばないと閲覧できませんでした。また、過去の記録を探すのが非常に手間だと感じていました。

― ケアコラボを知ったきっかけを教えてください。

私（和義さん）が2016年初頭のイベントで福祉楽団の飯田さんの講演を聞く予定でした。
しかし急遽参加できなくなったため、機会を改めて施設への見学を希望して、2017年7月に訪問できました。
兄弟二人で外の施設への見学に伺ったのは初めてだったのですが、ケアコラボを見て二人とも「これだ！」と思いました。

― 福祉楽団さん見学のあとすぐにお問い合わせをいただきましたね。

飯田さんのお話だけでなく、杜の家くりもとの現場スタッフの実際の声も聞かせていただいたので確信が持てました。
私達二人ともがいいと思うなら、いいものに違いないということで早速Skypeでの面談を依頼しました。
一人で施設見学に行ってたら、確信が持ちきれず恐らく資料請求から始まったでしょう。

― ケアコラボを見て「これだ！」と思った点はどこでしたか？

私（政裕さん）は2年前に着任して以来、導入していたシステムに代わるものがないかと考えていました。
インターネットで検索して色んな会社のシステムを見ていましたが、現状と変わりないものばかりでした。
そんな中、ケアコラボの請求と記録を切り分けているという特徴に魅力を感じました。

ご利用者の普段の生活がわかる記録

― 請求と記録を切り分けるとどういったメリットがあるのでしょうか？

以前からの記録システムは請求との連動がウリでした。しかし、請求のための記録は何をしたかという実績しか残りません。
本当に私たちが記録したいのは、ご利用者の普段の生活の様子なのです。
また、請求はサービスごとに行うので、複数サービスを受ける方はサービスごとに記録が分かれてしまいます。
ケアコラボは人が軸となってタイムラインに情報が集まるので、提供サービスによる影響を受けません。

― 他にもよいと思った点はありましたか？

紙の記録と比べると、過去の記録が容易に検索できることですね。
例えばご家族の来訪記録を調べるにも膨大な量の紙をめくるのは大変です。
ケアコラボなら入力時に「ご家族が来られた際は来訪者と記録に入れる」というルールを決めるだけで、簡単に検索できるようになります。

― ケアコラボを導入する際に気を付けたことはありますか？

以前のシステムは課題意識を持つ前にトップダウンだけで導入しました。
その経験から浸透させるためにはちゃんと目的を明確にして現場を巻き込むことが重要と思っていました。
政裕を中心に介護リーダーと一緒にとことん触りながら運用を考えていきました。
半年間かかってもいいからみんなでじっくりやっていこうと決めて、徐々に使えるスタッフを増やしていきました。

ケアコラボはシンプルで使いやすかったので、すぐに慣れることができました。
以前のシステムは使い方をいちいち業者に問い合わせていましたが、今回はリーダー職を中心に質問を受け付ける体制が作れました。

業務の効率化以外にもスタッフの意識の変化が起きた

― 実際に導入してからはどのような変化がありましたか？

以前は当日の記録を14時から一括でつけていました。
思い出しながらの作業になるので効率が悪く、内容も不明瞭になりがちでした。
今ではスキマ時間を活用してその場で記録できるので、記録業務の時間は半分になり、質も向上しました。

また紙の記録はリーダー職だけが担当していましたが、ケアコラボ導入後は現場スタッフが各自スマホから記録するようにしました。
記録をつける・見るということを通して、ご利用者さんを理解しようという意識がスタッフに根付いたようです。

― どんな意識の変化だったのでしょうか？

写真で記録できることで仕事が楽しくなったという声があがっています。
せっかくカメラを向けるならご利用者の笑顔を撮りたいとみんなが必死になることで、自然とよいケアを提供をしたいと思うようになってくれたようです。
笑顔の写真が共有されることでご利用者が前より明るくなったなと実感できるとうれしくて、さらによいケアが提供したくなる。そうするともっとケアコラボを活用できないかな？という議論が自発的になされる好循環が生まれています。

私達はスタッフが笑って楽しくできる職場でなければご利用者も楽しめないと考えていますので、現場の考え方に変化が見られることは大きな成果だと思います。

最初は変化に対応できないスタッフもいるのではと心配しましたが杞憂に終わりました。
ご利用者の写真を撮ってもいいのか？業務中にスマホを触っててもいいか？と心配する声もあがりましたが、それよりも導入したメリットの方が大きかったので問題ありませんでしたね。

社長、専務もスタッフが活気づいて元気になったと評価しています。正直言うと、ケアコラボは期待していた以上の成果をもたらせています。

― は逆に導入したことで発生した問題はありますか？

記録が遅れてしまったり、コメントへの返答が遅れた際に現場スタッフから急かされるごとですかね…申し送り機能で「返信遅れてすみません」と投稿したことがあります（笑）
記録にあっという間にいいね！や読んだよ！が付くので、みんなが記録を見てくれている安心感があります。
スタッフは今までと違って見ていない・聞いていないという言い訳が通用しなくなりましたが、その分責任感が生まれているので良い傾向だと考えています。

他の課題としては、現場に行くと全員がスマホを見ている時があることですね。記録業務をこまめにするのはいいことなのですが、眼の前のご利用者に気を配っていて欲しいと思います。
これは現場スタッフも含めてどうしようかと悩んでいるところです。

― 今後のケアコラボに対する期待をお伝えください！

写真をご覧いただくと分かるように本当の田舎で、なかなか他の業者さんも足を運べない環境なので、オンラインのユーザ会での定期的な意見交換はとても助かっています。
今まで出した要望のうちの8割は解決されていると感じます。
また伝えた要望全てが対応されるわけではないいいですね。
アイデアレベルで伝えたことも「本当に必要ですか？」と問い直されることで、こちらも業務を考え直す機会にもなります。機能が増えすぎてもそれはそれで使いにくいですから。
欲を言えば一括チェックなどの機能がもう少し拡充されると便利かなというくらいですね。毎週改善されるので導入時とは別物になっていると感じます。
どこまで進化しちゃうの？もうこれくらいでいいのでは？と思ってしまうくらいです（笑）
今後もケアコラボの進化が楽しみです。