3ヶ所への転記作業があった紙記録を電子化。記録にかかる時間そのものが大幅に短縮され、職員の時間外労働が約半分になりました。ファイルの綴じ作業なども不要になっています。

30分以上かかっていた申し送りが15分以内に短縮。夜勤帯の記録業務も毎日1時間短縮され、合計で月50時間以上の業務時間削減に成功。残業もほぼなくなりました。

全員が集まっていた朝礼・夕礼を廃止し、情報共有はシステム上で完結させました。これにより施設全体で月90時間の時間削減を達成し、生まれた時間はケア業務にあてています。

システム導入を機に法人内の書式を整理。209種類あった書式を削減し、法人全体で月4286時間の業務効率化につながることを見込んでいます。転記や管理の手間が大幅に減りました。

職員は事前にシステムで情報を確認するため、申し送り時間が大幅に短縮されました。「ケアコラボに書いてあるので参照してください」で済むようになり、職員一人につき2〜3分削減されています。

訪問診療の医師にもアカウントを共有。医師は事前に記録を確認し、リハビリの指示などを動画で記録してくれます。ご家族も交えた本当の意味での地域連携が実現しています。

職員の挨拶に「おはよう」と返事をしたご利用者の何気ない動画を共有。話すことができないと思っていたご家族が涙ながらに喜び、職員の関わり方も変わるきっかけになりました。

写真で記録できることで「せっかくならご利用者の笑顔を撮りたい」と職員が工夫するように。その結果、自然と良いケアの提供につながり、現場が活気づくという好循環が生まれました。

施設で皆と料理を楽しんだ様子を写真付きでご家族に共有。それを見たご家族との会話がきっかけで、ご自宅でもご利用者自身が意欲的に料理をするようになりました。

文章だけでは伝わらなかったご利用者の表情や仕草を写真や動画で共有。「ケアに対する解像度」が上がり、職員それぞれの視点での気づきが個別ケアの深化につながりました。

ご家族や上司からの「いいね」や感謝のコメントが、職員のモチベーションを格段にアップさせました。自分たちの仕事に誇りを持ち、やる気が変わったことで、離職率の低下にも繋がっています。

ご家族に記録を共有した結果、感謝の声が増え、職員のモチベーションが向上。「もっと安心してもらいたい」という気持ちから記録が増え、事故の減少にも繋がるという好循環が生まれました。

ご家族から寄せられるお礼やメッセージが、職員のモチベーションを支えています。写真で場面を共有したいという意欲も生まれ、記録業務そのものが「楽しい仕事」に変わりました。

新入職員は上司からの「いいね」で「見てくれている」と実感。同僚やご家族からの反応も職員のモチベーション向上に繋がり、記録を楽しむことで現場が活性化しています。

記録の目的が「ご利用者のため」と明確になり、職員の意識が変化。「面倒なもの」から「皆に知ってほしい」という自発的なものになり、日常の良い記録が大幅に増えました。