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シリーズ活用事例
業務改善だけでなく、ワクワクする仕事で離職予防や介護職員のモチベーションアップに
岡部 拓哉
社会福祉法人 元気の里とかち
ユニット毎にパソコン１台。正規職員には１人１台iPhone７を無料貸与。
法人理念は「利用者満足、尊厳の保持、個別支援の充実」
理事長 櫻井 博一様
私たちの仕事は「ヒューマンサービス」。介護請求のオマケのような介護記録に不満があった。
ーケアコラボを導入する前の課題を教えてください。
「手書きをなくしたい」という想いから、私たちの施設では早い段階からケアコラボとは別の介護記録システムを導入していました。ですが介護請求システムのオプションとしての介護記録であり、介護記録が「オマケ」であるような設計に不満を感じていました。
私たちの仕事は「ヒューマンサービス」です。根っこにあるのは人であり、お金の請求というのは後からついてくるものです。
ー当時の介護記録はどういったものだったのですか？
Excelに入力するような面白みのない入力画面で操作性も悪く、どう考えても監査対策としての記録でしたので、介護職員たちが楽しんで積極的に使うようなものではありませんでした。それでも他に選択肢はなかったのです。パソコンが苦手な介護職員たちも勉強会などを通じてキーボードの打ち方を覚えてくれましたし、手書きに戻すのは後退するように思えて、業者に改善を訴えながら10年間我慢して使ってきました。
ーそのような状況の中で、ケアコラボを知った経緯を教えてください。
３年前、私が社会事業大学の専門職大学院を卒業しました。その時の同期である愛川舜寿会の馬場さんからケアコラボのことを教えてもらい、見た瞬間に「これは面白い。介護職員たちが喜びそうだ」と感じ、すぐに飛びつきました。
操作性にもデザイン性にも優れているし、1人ひとりがポケットに入れたスマホですべてが完結する。Facebookと同じようなイメージで記録を書き込むことができ、職員同士で「いいね」ボタンを押したり、利用者様のご家族にも見て頂ける。私が望んでいた以上のシステムでした。
ケアコラボを入れたことで、介護職員の仕事へのモチベーションが各段にアップした
ー実際にケアコラボを導入してみて、いかがですか？
介護職員の仕事へのモチベーションが各段にアップしたのを実感しています。以前は監査対策としての記録でしたが、今は見て頂くための記録に変わりました。自分の残した記録に対して、仲間や上司からの「いいね」だったり、出張で東京にいる私からも「いいね」が届きます。
ご家族からは日々のケアに対して「ありがとう」とコメントを返して頂けるだけではなく、実際にお会いしたときにも、「いつも見ています。ありがとうございます」と感謝してもらえます。こんなに感謝される仕事はそうそうないですよね。介護職員たちは自分たちの仕事に誇りを持ち、仕事に対するやる気がガラッと変わりました。
ーご家族も喜んで下さっていますか？
そうですね。お仕事があったり遠方に住んでいたりで頻繁にはいらっしゃれないご家族の方は、利用者様が普段どんな生活をされているか、とても気にされています。ケアコラボを導入したことで、生活の様子をお伝えすることができるようになりましたし、ご家族は写真や動画を見ることで安心できるようになりましたね。私たちとご家族の信頼関係がより深まったように感じてます。
ケアコラボは若い介護職員が活躍できる場となり、離職予防の効果を感じている
ー職員の皆さんに変化はありましたか？
ケアコラボを入れたことで、正確な数字として計ってはいませんが、離職率は下がっています。それはケアコラボを通じて「ありがとう」と言ってもらえる回数が増えたことだけではなく、若い介護職員にとっては活躍の場が広がったことが理由のひとつだと思います。
当たり前ですがベテランの介護士に比べれば、若い介護士たちは、介護の技術という面ではまだ未熟な部分があります。けれど若い人間はシステムへの理解が早い。いつもは指導を受けている立場なのに、ケアコラボに関しては、逆にベテラン介護士に操作を教えています。
また、私たちの施設が北海道で最初にケアコラボを入れたので、他の法人さんたちが視察にきてくれるのですが、先日は21歳の職員がパワーポイントで説明資料を作り、きちんとプレゼンしてくれました。
活躍の場を提供しないことが離職に繋がると考えていますので、ケアコラボは若い介護職員が自分を活かせる場にもなっているし、自分たちで工夫して記録していく喜びがあるのがいいですね。
業務改善につながり、職員が休憩時間をきちんと取れるようになった
ー他にもケアコラボの導入前と後で変わった点はありますか？
たくさんありますよ。職員が休憩時間をしっかりとれるようになりました。同じ介護記録システムというツールを使って記録を残しているのにも関わらず、記録にかける時間が短縮されました。６時までに仕事を終わらせようと、お昼休みを返上して記録に費やしていた介護職員たちが、今ではしっかり休憩をとってリフレッシュしてから現場に戻れるようなりました。
ケアコラボは各自のスマホから入力できますよね。さらには、以前であれば転んで赤くなった場合に「どこの部位のどの辺りが、どのくらいの面積で赤くなった」と長い言葉で書かなければいけませんでしたが、今は写真を一枚撮るだけで済みます。簡単なのに情報量も正確さも増していますし、利用者様のそばにいながら記録を残せるようになりました。
ーパソコンから入力していた時は、利用者様から離れてパソコンに行き、入力をされていたのですよね？
そうです。介護職員はたくさんのメモをポケットに入れて持ち歩いていました。例えばトイレ誘導であれば、「トイレ誘導しました、トイレに座りました、小だったのか大だったのか、どんな状態だったのか、自分で拭けたのか介助が必要だったのか」そういったことをメモに残し、後でまとめてパソコンから入力していました。
ケアコラボであれば、あまり介助の必要がないご利用者様の場合は「終わったら教えてね」と言ってトイレのドアの前で待ち、その間に７割程度の記録を入力し終えることができます。残りの３割であれば、メモに頼らずとも隙間時間に記憶を辿って追記できます。
ー記録するということ自体は変わっていないけれど、ケアの合間合間でできることで業務改善につながっているんですね。
確かにそうですね。さらに朝夕の「申し送り」そのものがなくなりました。職員たちは各自でスマホからケアコラボに載っている情報を確認し、そのまま現場に入ります。
さらには、別事業所にヘルプで行く職員や、新しく入った職員も、事前にケアコラボに目を通すことで、自分が担当する利用者様について詳細な情報を得ることができます。写真でお顔が分かり、人生録で生き様や人となりが分かり、タイムラインで毎日の生活の様子が分かります。それだけ情報を持っていれば、初めてお会いする方とでも会話のキャッチボールができるようになります。
テスト導入が高評価で、あっと言う間に全事業所での導入が決まった
ーでは導入の過程を教えてください。何か苦労した点などありましたか？
ないですね。強いて言うなら、介護請求システムのオプションで利用していた以前の介護記録システムにまだお金を払っているという点かな（笑）大手は複数年契約なのでまだ契約期間は残っているんですが、やはり介護の楽しさを知ってもらうためであったり、介護業界のブランディングという意味で、ケアコラボは必須でした。
ー別の介護記録システムを利用している中で、どのようなステップでケアコラボの導入に至りましたか？
まずは更別村のグループホームでテスト導入をしました。そこで職員たちの評価が良ければ、帯広市に新しく作る規模の大きい施設へ導入をしようと思っていました。テスト導入で高評価だったので、新しい施設に導入したところ、テスト利用していた更別村の職員から「私たちも使いたい」という声が上がり、そちらも本格導入となりました。
そこからあっという間に、全ての事業所でケアコラボを導入することが決まり、ケアコラボ社さんに相談しながら、毎月のように各事業所で説明会を開催していきました。
ケアコラボは「介護は楽しい」と伝えられるツールであり、導入したことで職員がワクワクする仕事ができるようになった
ーどのような観点から、ケアコラボをお選び頂けたのでしょうか？
ひとつは、「ケアコラボがあることで、ケアワーカーがワクワクする仕事ができる」という点です。 Facebookのような「いいね」機能や、ご家族への報告が簡単にでき、そこにコメントを頂けることは、普通に考えたら当たり前のことなのかなと思ったりするけれど、それを ITとして具現化してくれた企業はケアコラボだけでした。
私としては、「職員が楽しく働けているか」という点もとても大切にしています。基本的な入浴、排泄、食事は当たり前ですが、１日８時間働く中で、どうすれば楽しみながら働いてもらえるかと考えた時、「外部から仕事に対してコメントを貰えるのは、とても嬉しいはずだ」と思ったんです。なので、ケアコラボの「家族公開」という機能をとても評価しています。
もうひとつは「介護という業界のイメージを変えられる可能性」でしょうか。ケアコラボは介護職員一人ひとりがポケットに入れたiPhoneからアクセスするスタイルです。デザイン性も優れているし、一台のスマホの中に無限の可能性がある。介護はカッコいいし、楽しい仕事だということを伝えられるツールになると感じました。
ー介護を学んでいる学生さんにお話しを伺うと、「記録はスマホからしたい」と答える方が100％です。
今年入ってくれた職員に、「スマホから使える記録システムとインカム*を導入している法人に興味がある」と履歴書に書いていた方がいました。沢山の施設を見学する中で、ケアコラボとインカムがあることで事務的な業務負担が軽減され、利用者様の近くにいる時間が増えると感じたそうです。
＊インカム：BONX（スマホからBluetoothのインカムが使えるトランシーバーアプリ）
介護のイメージを変えていけるなら、それは業界にとってのイノベーション
ーケアコラボの良い点を３つ挙げて頂けますか？
今までの話と重なる部分がありますが、ひとつ目は、若い職員に活躍の場を提供できることで離職予防ができます。
ふたつ目は、家族公開をすることで、ご家族からの信頼が得られるということ。
みっつ目が、介護へのイメージを変えられることですね。介護は３Kと言われたりしますが、そうではないんです。これまで日本のために尽力されてきた政治家や経営者のような方々や、大変な時代を生き抜いてきた方々の最期の最期まで傍にいることできます。細やかに心に寄り添い、看取りまでするのは、介護しかありません。私たちは実は職員のことを介護士とは呼ばず、「コミュニティーワーカー」と呼んでいますが、これほど「ありがとう」と感謝され、人の尊厳といったものに関与できる職業は、他にはないと思います。
ケアコラボを導入することで、介護の暗いイメージを明るいイメージへ変えることができるとしたら、それは福祉のイノベーションと言えるのではないでしょうか。この３つ目を実現させるためにはスタイルが重要で、だからこそ全員にiPhoneを貸与するという判断にも至りました。
ー「介護という業界のイメージを変えていく」そのためにケアコラボがお役に立てるなら、本当に光栄です。今日はありがとうございました！
