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介護記録にかかる膨大な時間が短縮され、豊富な情報を素早く引き出せるようになった―周陽福祉会

岡部 拓哉

社会福祉法人 周陽福祉会

山口県防府市で二つの特養と五つの居宅サービスを運営。2020年から障がい者福祉事業に参入予定。職員は130名。
2019年5月には 厚生労働大臣からユースエール認定企業(若者の採用・育成に積極的で、若者の雇用管理の状況などが優良な中小企業)として認定を受ける。
法人理念は「福祉の心は利他の心 利他の心を実践する」。
全館完全無線LAN。Androidスマートフォンを現場に貸与。

苑長 山本 治様
相談員 松浦 明美様

紙での介護記録に関する課題は、書くのも見るのも時間がかかることだった

ケアコラボ導入前は紙での記録だったと思いますが、どのような課題がありましたか?

以前はまずノートに介護記録を書き、次に別のファイルに内容を転記し、さらに個人ごとの記録用紙にも転記し、合計三ケ所に記録を書かなければいけませんでした。記録にすごく時間がかかり、残業をしないと仕事が終わらない状態でした。

また、「手書き」であるがゆえに、癖の強い文字の記録は読み返しにくいという問題と、例えば「褥瘡」のような難しい漢字を手書きすることに抵抗を感じている職員もいました。

そのような紙の介護記録は保管場所も様々で、情報を見たいときにはそれらを取りに行く必要がありました。看護師のところに行ったり栄養士のところに行ったり、色んな場所に行って情報を集めていたので、記録を見返すことにも時間がかかっていました。

介護記録に関わる時間が短縮され、時間外労働が半分に

ケアコラボを導入したことで、持っていた課題の解決につながりましたか?

ケアコラボにはすべての情報が集約されているので、あちこち移動しなくても、手元のスマホからすぐに欲しい情報を見られます。食事や排泄や入浴、バイタルなどもケアコラボだけで分かるのがいいですね。
もちろん記録する時間そのものもかなり短縮されました。難しい漢字も「変換」を押すだけで出てきます。記録した紙を保管しておかなくていいのも助かっています。以前はいちいちファイルに綴じていましたが、そういった作業もしなくてよくなりました。

記録するための時間も、記録を見るための時間も短縮され、職員の時間外労働が大体半分になりました。

写真や動画での介護記録をお見せすると、ご家族は不安を解消できる

課題解決以外にも、ケアコラボを導入して良かった点はありますか?

写真を撮影して介護記録にできるのは、ご家族にお顔を見せてあげられるので、とてもいいですね。ご来所時に「記録を見せて欲しい」 と言うご要望に対して、以前であればノートのコピーをお見せすることしかできませんでしたが、写真や動画も記録として豊富な情報を持っています。

また新規の利用者様のご家族は不安を抱えていらっしゃいます。訪問された際に、色んな表情の動画や写真をお見せできるので、安心してもらえます。うちではその写真を苑便りなどの形で印刷してお渡しもしていますし、アルバムにしたり、郵送物に入れたりと活用しています。

職員の撮影に対するモチベーション維持につながるよう、法人内での写真コンテストも年に1回開催していますし、ケアコラボを導入して職員が撮影する写真の枚数は格段に増えました。

葬儀の際にその写真を遺影として飾ってくださる方も多いです。「自宅には若い頃の写真ばかりで最近撮ったものがないので、こんなにいい顔の写真があって助かりました」と言って頂きます。

また、当法人では自立支援介護に力を入れています。自立支援介護は概念や理念ではなくて、具体的なケア手法なんです。非常に理論的で科学的で、きちんとやれるようになればびっくりするような成果が出ます。
動画での介護記録は、自立支援において前後の状態を記録していくのにとても便利で分かりやすいですね。

ケアコラボの導入で、ご家族との信頼関係が深まった

他にもケアコラボについて感じていらっしゃることはありますか?

ケアコラボは、「伝達事項がすぐ現場に届く」ことも、とてもいいですね。例えば事務所にご家族が来られたとき、ケアコラボに入力すれば、すぐに現場の職員に伝わります。
以前はご家族の訪問に現場が気づけず、ご挨拶や利用者様の様子を伝えられないことがありました。「今、こういう状態ですよ」と利用者様の様子をお伝えすると、ご家族はとても喜んでくださいます。そういった機会を大切にできるようになりました。
ケアコラボを入れたことで、ご家族との信頼関係が深まり、面会の時間がとても温かみのあるものになったと感じています。

ただ、職員が利用者様に背を向けてスマホを見ていることがあるので、そこは今後の課題ですね。時間を決めるなどのルール決めをした方がいいかと考えています。

あとは監査がスムーズでしたね。紙のときよりも信用度が高まったのか、時間も短く終わりました。

監査も以前よりスムーズだったとのことで、安心しました。

当法人では様々な認証を取っており、働き方改革について発表してほしいというご要望もたくさん頂きます。見学者も多く、先日も近隣の市から20名弱の民生委員さんが視察に来られました。そのときに「介護記録をスマホでつけています」と言うと驚かれますね。今は防府市でケアコラボ入れているのは当法人だけですし、完全無線LANの環境がある施設はまだ少ないそうで、「面白いことをやっている、チャレンジしている施設である」というアピールもできます。

介護記録にかかる時間の膨大さは、設立35年間の課題だった

紙での記録が課題であるという認識を持たれ、 変えたいなと感じるようになったのはいつ頃ですか?

ずっとです(笑)「なぜ記録にこんなにも時間をかけなければいけないのだろう」という想いはずっと持っていました 。ある意味では設立35年間ずっと課題ではありました 。

いくつかの介護記録システムを比較検討されたとのことでしたが、それはいつ頃からですか?

5~6年前ですね。ITに詳しい知人に開発の相談をしたり、他の施設でオーダーメイドの介護記録システムを入れたと知り、話を聞いたりもしました。

平成27年の4月に新しくできた施設では、ケアコラボとは別の、パソコンから入力するシステムを使っていました。しかしパソコンを打てない職員がいたり、パソコンが置いてある場所に行かないと記録が打てないという点が不便で、「やはりスマホから操作できるものがいい」と考えるようになりました。

情報収集を続ける中で、経営コンサルティングをお願いしている日本経営グループさんからケアコラボを紹介してもらいました。そこで、既にケアコラボを導入していた愛川舜寿会の馬場さんの施設へ伺い、現場の方からもお話を聞き、施設を見学させてもらいました。これはすごいシステムだと感動し、「使いやすそうだ」と思ったので、すぐにケアコラボさんにご連絡をしました。

アップデートせずとも、ユーザーの声を反映した最新のシステムを使い続けられるのが魅力的

何年もかけて様々な介護記録システムを比較検討されてきた中で、ケアコラボを選んで頂いたのはどういった理由からでしたか?

スマホから操作できるので、わざわざパソコンまで行かなくて済む点が良かったですね。また、当法人では「眠りSCAN」を導入していますが、「眠りSCAN」では使える端末が決まっているので、ケアコラボがiPhoneでもandroidでも、どんな端末からでもアクセスできる点も良かったです。

あとは初期費用が無料であることに驚きました。この業界では新しいシステムを導入しようとした場合、初期費用で何百万、何千万と投資しなければいけないのが普通です。導入した後も大手メーカーさんのシステムは融通がききにくいですし、バージョンアップさせるのは別料金だったります。オーダーメイドで開発してもらったとしても、現場に合わせて改修するにはまた費用がかかります。

けれどケアコラボは、これだけの機能を初期費用無料で導入できる。さらに現場の声を聴きながら常に改修を続け、どんどん進化して使いやすくなっていきます。それなのにこちら側でアップデートの必要もなく、常に最新のものを使い続けられるのはとても魅力的でした。

従業員が気持ちよく働ける環境を追求し、介護記録はケアコラボを選んだ

ここ数年、当法人では働き方改革に注力しています。職員が気持ちよく働けなければ、利用者様に満足して頂けるサービスを提供することはできません 。

健康診断は全員受けていますし、インフルエンザの予防接種は全額法人負担、血圧計も各部署に設置しています。入社日には有給が付与されますし、将来的には託児所を持ちたいと考えていますが、現在は子連れ出勤が可能です。病児保育を利用した場合は利用料を全額負担しますが、こちらは強制ではなく選択肢のひとつとしてです。こういったことを評価され、今年の5月には、厚生労働大臣からユースエール認定企業として認定を受けました。

ケアコラボの導入も、働き方改革のひとつです。介護の本質的なところに職員が向き合ってほしいという思いから、環境を整えています。

「早くすべての介護記録をケアコラボに切り替えてほしい」と現場から声が上がった

ケアコラボへと介護記録を移行させることにご苦労はなかったですか?

とてもスムーズに紙ベースの記録からケアコラボでの記録へと移行できました。最初はバイタルだけをケアコラボに入力するところから始めましたが、1ヶ月経った時点で、早くすべての記録をケアコラボに切り替えてほしいと現場から声が上がりました。

弊社との最初の面談はスカイプを通じてでしたが、「東京と繋がってる!」と感動されていた姿を今でも覚えています。オンラインでの会話というものはどうでしたか?

最初は嫌でした(笑)慣れていないので、こちら側はみんなぎこちなかったですよ。でも確かに新鮮でしたね。今ではすっかり抵抗がなくなり、ケアコラボのユーザー会では全国の皆さんとオンラインで繋がりますし、先日はミャンマーともオンラインで繋がりお話をしました。

ケアコラボがあれば、質問されたその場ですぐに欲しい情報に辿り着ける

ケアコラボの良い点を3つ挙げて頂けますか?

ひとつ目は「記録の時間短縮」、ふたつ目が「動画での記録が残せる」ということ。みっつ目が「すぐにケアの状態をご家族に伝えられる」ことですね。

ご家族から「今どんな状態ですか?」と聞かれたときに、すべての利用者様のすべての状態を記憶に留めておいて、よどみなくお答えすることはとても難しいです。以前であれば、一度電話を切って、あちこちで紙の書類を見てから折り返し電話をしていましたが、それだと「何も分かっていないのね」と言われてしまうこともありました。ケアコラボがあれば、ご家族からの質問に、その場ですぐにレスポンスを返せるので、ご家族との信頼関係の構築にも役だっています。

先輩ユーザーとして、ケアコラボ導入のアドバイスをお願いします。

本当にスムーズに導入できたので、苦労話ができなくてすみません(笑)とても簡単で、何の問題もなかったです。強いて言えば、水分量の入力が少し使いずらかったですが、そこはすぐに改善してもらったので、今は「本当に入れて良かったな」という想いしかないです。なぜみんな使わないのかなと思っています。

無線LANについてのお話を聞かせて頂いてもよろしいですか?

はい。当法人は全館完全無線LANにしました。インフラ環境の整備は重要ですね。Wi-Fiの設置に430万円ほどかかりましたが、10年使えば月々の費用は36,000円位なので、携帯電話会社に通信費用として払うよりは遥かに安いです。

今後法人として挑戦したいことを教えてください。

現場としては、ケアプランや1dayシートの充実を進めたいです。ケアコラボがあれば、いつでもケアプランを見られます。利用者様が実現したいことに向けて目標を立て、職員と利用者様が協力して向かっていけるような、具体的なケアプランを作っていきたいと思っています。

経営的な視点では、今、共生型サービスとか共生型社会と言われている中で、「どんな障害があってもまるごと受け入れる、当法人に来れば解決できる」という存在でありたいと考えています。
さらに、社会福祉法人としては「永続していく」という使命があります。そのためには事業基盤を整えなければいけません。防府市以外の県央エリアにも施設を広げ、事業規模を大きくしていきたいですね。そうすることで、施設長などのポストも増え、職員のやる気にも繋がります。

もうひとつ、「福祉」という漢字は、「福」も「祉」も幸せという意味なんです。福祉というのは、人を幸せにすることで自分たちが幸せになれるものでもあります。富士山を上るのに色んなルートがあるように、人を幸せにする手立てはいくつでもあります。今度障がい者向けのグループホームを作りますが、住まいというだけではなく、就労支援をするなど日中の居場所を作りたいですね。やりたいことはどんどん膨らんでいます。
セミナーで聞いた話の中では、養豚場を開設し、高級ブランド豚の飼育という仕事を利用者様に提供することで、給与を支払える体制を作っている方がいらっしゃいました。ワイナリーを作った施設もあります。農福連携と言いますが、人を幸せにするためだったら、要はなんでんもありなんです。
私たちも、あの手この手で人を幸せにしていける法人であり続けたいと考えています。

ありがとうございました。「人を幸せにしていく福祉」に、少しでもお役に立てるよう今後も頑張っていきます。


岡部 拓哉

2013年、医療関連の企業へ入社。営業職から企画・マーケティング部門へと転属。Webアプリの開発業務に携わる。2017年にケアコラボ社に入社。リモート営業を確立し、現在はマーケティングを担当。より多くの方にケアコラボのよさを届けるために試行錯誤を繰り返している。

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