千賀遼子

放課後等デイサービス（以下、放デイ）を運営する皆さまにとって、避けては通れないのが「日々の出欠管理」と「複雑な送迎ルートの調整」ではないでしょうか。
「急な欠席連絡でルートが組み直しになった」「学校によって下校時間がバラバラで把握しきれない」「加算対象の記録が漏れていないか不安……」
そんな現場の切実な悩みについて検討すべく、今回の「ラボCafe」では、放デイを運営するベテランから、これから新規開所を控えるビギナーまで、全国のユーザーが集結しました。

「推しのお花見スポット」でリラックス！自己紹介からスタート

会の冒頭は、ケアコラボの千賀・古賀による自己紹介から始まりました。
「広島の島に移住して、ゴールデンレトリバーとのんびり桜を見ています」という古賀のエピソードを皮切りに、参加者の皆様からも「推しのお花見スポット」が紹介されました。

宮城県の大河原： 「一目千本桜」と言われる川沿いの桜並木と、蔵王連峰のコントラストが素晴らしい場所です。
広島県：事業所の 裏庭に立派なしだれ桜があり、見頃の時期には子供たちとお茶会を計画しています。写真に撮ると子供の顔の横に花が来るので最高です。
北海道の函館： 札幌からは距離がありますが、五稜郭公園の桜はとても綺麗でおすすめです。
埼玉県の長瀞・羊山： 長瀞の3キロに及ぶ桜並木や、羊山の「芝桜の絨毯」など、地元ならではの名所が紹介されました。
全国各地の素敵な風景が目に浮かぶような、非常に和やかな雰囲気で本題へと進みました。

課題①：二度手間・ミスを防ぐ「出欠・送迎管理」の最適解は？

放デイの送迎は、当日まで下校時間が確定しないことも多く、非常に流動的です。参加者からも「エクセルで作った表に赤ペンで修正を入れている」「紙ベースで運用しているが、転記ミスが怖い」という声が上がりました。

解決のヒント：情報の「分断」をなくす

10年の管理者経験を持つ太田さんは、前職での経験から導き出した「予実管理シート」の運用をシェアしてくれました。
クラウドで「常に最新」を共有： エクセルファイルをやり取りするのではなく、Google スプレッドシートやMicrosoft 365など、全員が同時にアクセス・編集できる環境を作ること。
これにより「どれが最新のファイルかわからない」というミスを減らしました。

チャットツールとの連携： 最新のURLを常にSlack（チャットツール）のチャンネルに固定しておき、更新があればすぐに共有できる仕組みを構築。
経営判断への活用： 単なる予定表に留めず、延べ人数や契約日数とのズレを数値化して、経営的な予実管理に活かす。

一方で、「下校時間の連絡が直前になる学校も多く、最終的には紙に赤ペンで修正を加えるアナログなやり方が現場に合っている」というリアルな意見もありました。大切なのは、自施設のスタッフのIT習熟度に合わせて、無理のない範囲でデジタルへ移行していくことだという共通認識が生まれました。

課題②：「加算記録」の漏れをどう防ぐか？

清心会の浅見さんから相談があったのは、「中核的人材養成研修修了者」による週1回のアドバイス記録など、多くの対象者の記録を漏らさず入力するための仕組みについてです。
これに対し、ケアコラボならではの具体的な活用アイデアが飛び交いました。
ケアコラボ×運用で解決する「漏れ防止」の技
「重要な記録」タグの活用： 加算に関わる投稿に「重要な記録」タグを付与 。月末にそのタグだけで絞り込み検索をかけ、一気に確認する方法です（参加ユーザーから提案） 。
「表ビュー」で進捗を可視化： チームタイムラインを「表形式」で表示し、特定のキーワード（例：加算）で検索。1週間の中で誰の記録が入っていないか（＝「1」がついていないか）をひと目で確認します。
「1dayシート」の曜日固定テンプレ： 加算対象者が利用する曜日の1dayシートに、あらかじめ記録用のテンプレートを配置しておく（太田さん提案） 。スタッフがシートを開いた瞬間に「書くべき項目」に気づける仕組みです 。

編集後記：正解は一つじゃない。考えて選択するICT化

ICT化は、決して現場の仕事を増やすものではありません。
むしろ、複雑な管理をツールに任せることで、スタッフが一番大切にしたい「目の前の子供たちとの時間」を創出するためのものです。
しかし、時と場合によっては、システムよりも紙やホワイトボードの方が便利な場面もあるのではないでしょうか。
大切なのは、無理にすべてをデジタル化することではなく、状況に合わせて最適な道具を選び取ることだと考えています。状況に合わせて、まずは「ここなら始めやすい」と思える一歩から、一緒に考えていければと願っています。
ケアコラボでは、4月下旬に新機能の紹介や基本操作を振り返るオンラインセミナーも開催予定です。 「まずは1dayシートにテンプレを入れてみることから始めてみようかな」。そんな小さな一歩を、私たちはこれからも全力でサポートしていきます。

次回のラボCafeでも、皆さまの「現場の知恵」をお待ちしております！