LINEが使えればOK！大手請求ソフトで叶わなかった年配職員の使いやすさ

先進的な法人様からのご紹介がきっかけに

― 現在の使用状況を教えてください。

1つのデイサービスを除く全事業所で導入しています。現場ではスマホ、管理職単位ではPCで利用しています。

― 2021年9月にお問い合わせをいただきました。ケアコラボはどこでお知りになりましたか？

実は澄川の丘施設長の前の職場である、社会福祉法人三草会様からのご紹介でした。
ケア記録の話をしている際に、ケアコラボを活用していると伺い、とても良いものだと感じたことがきっかけです。
すぐに三草会様へ直接訪問し、使用されているデバイス、活用の方法や、実際の導入効果などをお伺いしました。

― 実際の介護現場でのリアルな声、活用シーンをご確認されたのですね！

― お問い合わせ後2週間で導入決定という早さでしたが、無料体験時にすでに端末などご用意されていたのですか？

三草会様へ見学に伺った際、端末の台数、壊れることを見越した予備の準備など色々伺っていましたからね。
そこでの成功パターンを聞けていたので、スムーズな導入につながったんです。
もちろん、話を聞くだけではダメで、切り替えは職員全体で行うので、推進できる立場の人間が必要だと思います。

当法人では、三草会様への訪問後、すぐ問い合わせをして、PCで記録することに慣れていた施設が2ヶ月ほど先行して導入しました。
その後、徐々に拡大していき、法人全体でケアコラボの利用ユーザーが増えていくようになりました。

パソコンの記録ではなく、年配者でも馴染みあるスマホがベストだった

― ケアコラボ導入前の課題はどのようなものでしたか？

当時、ケア記録をICT化するため、先行して1つの事業所で請求ソフトについていた記録機能を契約しました。
他の事業所に拡大するつもりが、年配の方が多いこともあり、PCで記録を打つハードルが高く、記録方法も面倒で断念したことがありました。

この記録ソフトは複数年契約だったため、活用できない施設があるのにこのまま進めることがベストか迷いがあったんです。
そんな折、三草会の理事から、初期投資がなくスマホで使える上、月間契約できるものがあるということでご紹介いただき、契約が切れるタイミングで導入を決めました。

― 先ほど、「請求ソフトの記録だと面倒だった」と伺いましたが、その理由を詳しくお聞かせいただけますか？

いちいち記録を打つためにPCまで戻らないと打てないことでした。
スマホであれば持ち歩けますし、ご利用者を待つ間に打つことができます。
また、LINEで送られたものをコピーできたり、予測変換など操作がしやすいですが、PCは、そういった操作の方法が思い浮かばず、強く拒否されてしまいます。

― 紙の記録も使われていたようですが、こちらはどのような課題がありましたか。

時間がかかるということが一番です。記録そのものを書く時間、介助後に思い出す時間などが発生します。
ケアコラボなら、食事介助をしながらもぱぱっと打ててしまいますから。
あとは、記録用紙が一枚しかないので、一人が書いてると書けない、こともありました。

あ、そういえば、職員によって何が書かれているか読めないこともありました。食事介助で記録用紙が濡れてしまう、なんてこともおきていましたね。

スマホに変えて、広がった世界観。紙で記録していた頃は、”共有しづらい”ことに気づいてすらなかった

― ケアコラボ導入後の効果についてお聞かせください。

共有のしやすさはもちろん、スマホを持ち歩きながら記録できることで待ち時間や介助の合間に記録が打て、記録にかかる時間が大幅に削減されました。

紙で記録することが普通だと思っていたので、課題にすら感じていませんでしたが、ケアコラボに変えてからは、動画や画像で記録を確認できますし、重要な記録はオレンジ色で目立たせて教えてくれるんですよね。
ケア記録がICT化されたことで、色々便利な使い方を知って、初めて新しい世界が広がったんです。本当に便利になったと、心から実感していますよ！

行政への対応にケアコラボが使える！？議事録を提出する際も便利になりそう

― 他に、ケアコラボを導入してよかったことはありますか？

PDFファイルの共有、バイタルの推移をグラフで閲覧できることの他に、記録をかんたんにさかのぼれることも大きいです。
いつだったっけ？と疑問が生じても、キーワード検索で一気に判明します。
また、回覧も便利になりました。PDFを添付して皆に周知でき、職員がリアクションすれば、その日付や時間まで出てくるのは素晴らしいです！
自治体からの監査など、状況によっては、職員一人一人に議事録の確認を取るよう指示があるのですが、今後はケアコラボで事足りるのではと期待しています。

― 同じく北海道の旭川の法人様では、行政の方からモデルケースとして紹介したい、と言うお声があったと聞いています。

はい、まだ行政の監査はこれからですが、ケラコボなら紙と違って回覧の時間まで残るので、対応できそうだと思っています。

症状や処置の方法を動画で共有。レクリエーションのご様子もご家族からは大好評！

― 先ほどお話にあった写真共有についてご活用方法を教えてください。

例えば偏食があった、認知症症状の中身、往診時はこんな状況だった、などの病状についてが多いですね。
言動の具体的な中身や落ち着きの有無など、認知症症状は特に口頭では伝えづらいため、動画も活用するようにしています。　
その他、看護師が痣の変化や処置の方法など、職員が再現できるように共有しています。
実はそれ以外に、ご利用者がツリーを見たり、花火をしたりといった場面も写真撮影をするようにしています。

― レクリエーションなどポジティブな面も記録されていらっしゃるのですね！他のソフトと違い、ご利用者のリアルな雰囲気まで伝えられると思いますが、このあたりはご実感されていますか？

はい。それもあって、ご家族が面会に来られた際に、タイムライン上の写真をタブレットでお見せしています。
ご家族の反応はとても良く、こちらとしてもご利用者のことをリアルに知っていただけて嬉しく思っています。

リモート共有はコロナ禍に大活躍。漢字の苦手な外国人職員は予測変換で解決

― 予想外の効果、変化はありますか？

一般職員しかいない時間帯は、看護師へ遠隔での相談ができるのはとてもありがたいです。

症状を撮影して、ケアコラボにUPし、「皮膚状態はこんな状態だが薬を塗ってよいか？」、精神疾患の際の頓服薬を「この状態で飲ませるべき？」など、看護師が不在の時間帯でも写真を見せながら相談ができるんです。
特に、コロナ禍でクラスター感染を防ぐために現場に入れない時も遠隔で確認し合えて、助かりました。

それともう一つ、実はケアコラボが外国人職員の助けになっています。
漢字を、”書く”ことはむずかしくてもスマホで”打ち込む”ことはできるので、そういった意味で導入したことが手助けになっているんですよね。

”LINEが使えれば記録ができる”、年配職員に合わせた使いやすさ

― スマホならではのメリットですね！　実際、現場の方が慣れるまでどのくらいの期間がかかりましたか？

スマホが得意な職員は、もうその日に慣れていましたよ！その職員達が、スマホが苦手な職員をフォローして打ち込みしてあげるような形でしたね。
そもそも、苦手意識のあった職員でも、水分摂取量、バイタルなど数字で入れる箇所はすぐに打てます。
記録についてもLINEが打てさえすれば問題ないため、そこまで時間はかかりませんでした。

得意な職員は、すんなりと「やりまーす！」と言う感じでした（笑）

― ケアコラボでは、今おっしゃっていただいた「LINEが使えれば使える」を意識して使いやすさにこだわっています。この辺り、いわゆる大手請求系の記録ソフトと比較していかがでしょうか？

私たちユーザー側に、どれくらい気持ちがいっているのかの違いじゃないかなと思っています。
現場の人間は、パッと入れたいんです。記録したいから持っているわけなので、そこを迷わないUI設計は本当に優秀だなと感じていますよ！
それに、利用端末の独自OSとの相性の問題で不具合があった際、開発チームが総出で対応してくださいましたよね！
ストレスを感じる暇もないくらいのスピード感でしたよ。

― 我々が特にこだわっている「寄り添う姿勢」をお褒めいただけて本当に嬉しいです…！ありがとうございます。

「絶対に楽になる」という自信。1施設目の成功を理由に、トップダウンで全施設へ

― さて、全体の事業所に広めていく際のご様子について、お伺いさせてください。

最初の施設の導入後は、「絶対に楽になる」という算段がありましたので、トップダウンで導入を進めた形です。
ここに関しては、やはり、先行の施設があって、後に続く施設との時間差があったことも良かったのかなと思います。
スモールスタートからの拡大は、ケアコラボさんのアドバイス通りで大正解でした！

ただ、年配の職員もいるので心配だったこともあって、最初の1週間は、紙とケアコラボを併用しました。
もちろん長くは続きませんでしたが、当時は、紙で記録しつつ、スマホに重複して入れるので、さすがに少しの期間、残業が発生しました。
大切なことですが、新しいことに取り組むというのは、スタミナが必要ですから、負担を減らすよう、できる限り工夫するようにしました。

他法人からは羨ましいとの声も。使いやすいものなら、現場はICT化を望んでいる

― これから導入する方へアドバイスをいただけますか？

まずはご担当の方が「使おう」と思うことに尽きると思います！
紙で記録されていても、不便を感じていないとなかなか動けないとは思いますが、これだけICT化が進んできているのでご検討されてみても良いのではないでしょうか。
実際、うちの職員が研修で他法人の方と会う度に、とても良い反応をいただきますから。

記録時間が短縮でき、その分ご入居者に目がいったり、違う業務ができたりと効率化が進んでいます。総じて良かったと思っています。
記録に関する残業はほとんどなくなりました。

― 今後の展望やケアコラボへの期待を教えてください。

例えばですが、「家族共有機能」にチャレンジして、入居者様のご様子をお伝えして情報のギャップを埋めたいという想いがありますね。
電話連絡では病状の深刻さが伝わらず、「あんなに元気だったのになぜ？」ということが起きているので。
ただ、ご家族によって状況も異なるなど課題も残るため、今後の検討事項になっています。

また、往診の医師にもPCで直接ケアコラボを閲覧してもらえると、バイタルなどの記録を写真付きで確認いただけるのでありがたいなと思いますね。
北海道は雪が降ると受診しにいくのも大変なので、リモート受診みたいなことがケアコラボを通じてできていけば、非常に便利になると感じます。

― 実は、直接的な機能としてはありませんが、ご家族公開の機能で代用して、外部の医師に公開可能と思われます！こちらは参考のURLをお送りしておきますね！

さすがですね！とても助かります。ありがとうございます！

― こちらこそ、貴重なご意見を色々お伺いすることができました。本日はインタビューありがとうございました！