紙の記録で抱えていた多くの課題を解消し、介護現場の情報共有がより確実なものに

紙の記録に対する多くの課題

― まずは提供サービスについてご紹介ください。

グループである社会医療法人の設立が先で、その後に社会福祉法人 大協会が設立されました。
特別養護老人ホーム、デイサービス、居宅介護支援事業所、ホームヘルプサービス、地域包括支援センターを運営しています。

― ご紹介ありがとうございます。ケアコラボを導入する前はどのように記録をしていましたか？

介護記録をはじめ、ほとんどの書式を紙に書いて保存していました。
紙の記録に対して非常に多くの課題を抱えていましたね。

― 具体的にどういった課題がありましたか？

当施設が設立から30年近く経つので、大量の紙の保存がたいへんでした。ご利用者も100名いらっしゃるので、ものすごい量になります。
ケース記録は一定期間経てば破棄していいと言われているものの、実際には業務で必要になることがあるのでなかなか捨てにくいのが実情です。
過去の記録をファイリングして地下２階に保存しているのですが、普段ケアをしている２・３階から取りに行くことはストレスを感じていましたね。

あとは書く行が限られているため、下書きをしてから清書をするケースもありました。
追記してほしい場合はスペースを空けておくのですが、そこが少し狭かったり…
編集ができないため、間違えた場所に長文の記録を書いてしまうなんてことがあり、これは本当に辛かったですね…
ペンで書くのでインクが切れたらそこで書くのが止まりますし、紙が湿っていると書けない。
こういった細かいストレスがたくさん積み重なっていました。

― なるほど、紙の記録に対して多くの課題を抱えていたんですね。ケアコラボにお問い合わせいただくまでの経緯を教えてください。

いくつかのケア記録システムがあることは知っていましたが、多くのシステムがオンプレミスで契約期間のしばりがあるものでした。
ですので初期費用が1,000万円単位と高額なものが多く予算が取れず、足踏みをしていましたね。
そんな中二人で「介護記録システム」で検索したところ、ケアコラボのホームページを見つけました。
いくつか見た中でケアコラボがよさそうと思い、すぐに問い合わせをしました。

施設を変えたいという熱い思い

― 他のシステムの予算感などはどこでご存知になられましたか？

近隣の施設と情報交換する中で耳にしていました。
他施設には積極的に足を運んで情報交換をしていましたね。
ケアコラボを導入する前も、近隣の導入施設へお話を伺いに行きました。
なんとかして「施設を変えていきたい！」という思いがあったので、そのために情報収集は惜しまず行っていましたね。

― なぜ「施設を変えたい！」という思いを持たれてたのでしょう？

半年間の研修に行ったことがきっかけです。
「リーダーはスタッフの負担を軽減させることが役割」と学んだのが大きかったように思います。
また研修で知り合った他法人の方が、記録のICT化を進めていたという話を聞きました。
紙での記録に対する課題が明確だったので、他法人の事例を持ち帰って「変えていきたい！」という思いを伝えましたね。
そこからの動きはとにかく早かったです。早速ネット上で検索してケアコラボにたどり着いたというところですね。
研修を終えてから1年以内にはケアコラボを導入していました。

― 「介護記録システム」で検索した際に他のシステムも見られていたとのことでした。その中でなぜケアコラボから話を聞いてみようと思っていただけたのでしょうか？

どこよりもシンプルで操作しやすそうという印象を持ちました。
職員数が約160名と多いので、みんなが使えるシステムにしないとちゃんと運用できないと思ったんです。

また、使える端末がパソコンとタブレットだけでなく、スマホが使えることも大きかったです。
救急の対応など外出先からでも使えることが魅力的でした。

実際に話を聞いた業者はケアコラボだけでしたね。
他のシステムは近隣の施設を見学した際に見せてもらったんですが、画面構成が複雑で使えなさそうかな…と感じました。

ケアコラボは初期費用が無料、そして契約期間や解約金もないためにはじめてみようと思いやすかったです。
上申の段階で、もし合わなければ辞めれると伝えれたのも大きかったですね。
決裁者である当時の施設長が新しいことをはじめるのに前向きだったこともよかったです。

反対意見に対しては熱意を持って向き合う

― 導入に進めるにあたって、現場の方の反応はいかがだったでしょうか？

実は…猛反対の意見が出ましたね。（笑）
特に多い意見としては、「ちゃんと全員が使えるのか？」という意見でした。
「なんでこんなん導入するんや」という意見を言っていた人もいたのですが、今は「ケアコラボなしでは業務が回らない」と言っていますね。（笑）
「導入するなら辞める！」という意見もありましたが、実際に辞めた人はいませんでした。

ただケアコラボへの反対というよりも、新しいものを取り入れることへの抵抗感があったように思います。
「端末に慣れない人もいるので、手書きの方がいいのでは？」という心配の声が多かったです。

そういった意見があったので、具体的な利用シーンを元にした運用マニュアルを作成しました。
ケアコラボはマニュアルがなくても使えるシステムではありますが、どうやって運用していくかは事業所により異なります。
導入する段階で細かい使い方の説明から介入したことがよかったと思います。
これを元に現場に説明会をした結果、導入を決めてからは思ったよりもすんなり進みましたね。

― 現場へと説明する際、どういった順番で説明していかれましたでしょうか？

全員同時に説明をしました。ケアコラボは操作がシンプルなので、スマホなどに慣れている人はすぐに使い始めることができます。
そうすると苦手な人に対して得意な人が教えていくんですよね。そして使い始めた方からは「こういった使い方ができるのでは？」という意見もあがってきました。
紙の記録よりも楽になることは見えていたので、使いはじめてみるとよくなった感覚を持った人が多かったですね。
導入に反対していた人も、１〜２ヶ月もすればすぐに使い慣れていました。

紙の記録で感じていた多くの課題を解決できた

― 導入後は紙の記録で感じていた課題を解決できましたか？

書くことへのストレスはかなり軽減されましたね。
紙と違って修正もしやすく、普段から使い慣れたスマホで入力できますし、ノートと違って端末さえあれば複数人で記録や申し送りを確認することもできます。

― 記入すること以外にも変化がありましたか？

そうですね、情報共有が早くなったことがいいなと感じています。
紙の記録は探すのが本当にたいへんで、重要な部分に付箋を貼るなど工夫をしていましたがやはり情報のアクセスには時間がかかります。
以前は担当者に聞かないと分からないことも多かったのですが、ケアコラボさえ見ればすべての情報が揃っているので本当にスムーズです。

相談員の目線で言うと、情報がリアルタイムで伝わるのでご家族への説明もスムーズになりました。
現場まで行ってノートを確認してから担当者に聞かなくても、事務所のパソコンからすべての情報が見れるのでお待たせすることがなくなりました。
受診時にもケアコラボを見せることで、ドクターへ詳細な経過を伝えることができます。

― 情報共有がスムーズになり、業務効率化につながっていそうですね。

はい。伝える・書くという時間が減ったため、業務や精神面に余裕が生まれました。
その分ご利用者のことを考えることができるようになったと実感していますね。
以前は良かれと思って長い記録を書こうと思って腱鞘炎になるなんてこともありましたが、長文の記録を記入するストレスも軽減されました。
特にスマホ慣れしているスタッフはフリック入力がとても早いですね。

サービス利用時の契約書も、ケアコラボのご家族機能を活用しています。
そうすることでご家族も来所の負担なく同意ができるようになりました。

― ケアコラボを導入してよかったと感じるポイントを教えてください。

やはり何よりもご利用者のリアルが分かるところでしょうか。
紙と違ってバイタル情報が自動でグラフ化されるために、以前に比べて統計の分析がしやすくなりました。
写真や動画の記録ができることで詳細が伝わりやすくていいですね。
内出血などは紙に文字を書くよりも、写真を撮る方が情報が伝わりやすいです。
オンコールの対応時も写真はとても役に立っています。
記録にPDFの添付もできるため、ファイルなどもご利用者を軸に集めることができています。

あとは情報共有が確実になりました。
記録や申し送りに対していいね！や読んだよのアクションを起こせるので、見ているかどうかが分かるようになりました。
紙の場合誰が見たのかを確認することはむずかしいですからね。
ケアコラボに情報が集まっているので、出勤すればケアコラボさえ見れば情報が揃ってすぐに現場に入ることができるようになりました。
また役職者も気軽に記録を見れるようになったことで、現場の様子が伝わって評価がしやすくなりました。

― 記録は積極的にご家族にも共有されていますよね。

そうですね。ご家族との情報共有ができるようになったことは非常によかったです。
写真や動画の記録が人気で、楽しそうな一面が伝わりやすくなりました。
遠方のご家族は来所が難しいので、より満足度が高いように感じています。

施設での様子はいいこともわるいことも含めて共有するようにしています。
記録をなるべくご家族に共有することで、自分たちを守るという側面もありますね。

― 外出時もスマホで記録が見れることはやはりよかったでしょうか？

救急時の対応でかなり役立っていますね。
今までは紙のノートを持参していたので、持ち出すと現場の人が記録書いたり見ることができなくなっていました。
外出先で受診の待ち時間で記録ができ、戻る前に現場の職員に伝わるようになりました。

踏み出せばその一歩が道となり、その一足が道となる

― 導入のメリットについて教えていただきありがとうございました。これからケアコラボを導入する方へアドバイスはありますでしょうか？

「迷わず行けよ、行けば分かるさ」ですね。
中途半端だとよくないので、担当者が熱意を持ってやりきる必要があります。
そして導入の担当者がしっかりとケアコラボを理解しておくことが大切です。
現場から質問があった時に答えられるくらいに知っておかなければ、現場からの信頼は得られないでしょう。
導入のメリットや、スタッフの業務軽減がご利用者に還元できることなどを熱意を持って伝えていくことが重要ですね。
今考えるとよっぽど紙運用を変えたかったということが、変化していきたい熱意の源泉だったように思います。

― ケアコラボに対する期待や、これからの挑戦を教えてください。

ご家族への記録共有が一部の事業所で留まっているため、全体での取り組みにしたいと思っています。
現状では近況報告を紙でお送りしているので、できればリアルタイムで普段の様子をお伝えしたいと考えています。
そして1dayシートの活用ができていないので、挑戦していきたいですね。

ケアコラボ社は活用のヒントを教えてくれるイベントや、他のツールを知る機会を作ってくれることもありがたいと感じています。
今後もそういった機会を設けていただけるといいなと思います。