シンプルで使いやすく情報交換が簡単なだけでなく、ご家族や多職種との連携にも活躍

導入の決め手は“ご家族に公開できること”

― 2018年7月のオープン当初からケアコラボをお使いいただいていますが、まずはケアコラボを知ったきっかけを教えてください。

新規開業時にケア記録システムを検索していて、たまたま出会ったのがケアコラボでした。楽に、的確に情報が伝えられることをメインに探していました。

開業前、他の法人で看護師として勤務していた時から「記録を隠したくない」という想いがありました。事故なども含めてご家族にも分かっていただきたいと思っています。
どういった事故が起きたのか、事故を防止するにはこういった福祉用具が必要だ、などその方のニーズをご家族にも理解していただきたいと思っていました。
そんな時に出会ったケアコラボのご家族にも公開できるという機能にとても共感しました。

今でこそ介護業界は情報をできるかぎり開示する方針になっていますが、まだまだそうでない法人も多いと思います。

当法人ではご家族の方にも契約時にお話しして、記録を全て公開していています。転倒など起きてしまった事故の写真もあげているほどです。

記録を公開することで常に情報を発信ができることが気に入って導入を決めました。

― 初期費用は本当に無料ですか、とお問合せいただいたことを覚えています。

本当にびっくりしました。当時は立ち上げたばかりだったので費用的にも助かりました。大手のものは初期費用が100万円単位でかかったり、5年間のリース契約が必要でした。

スタッフあっての事業所だと思ってるので、システムの初期費用に100万円以上かけるのであれば、その分をよいケアをしてくれているスタッフの給与に反映したいという思いがありました。
その部分でもケアコラボ一択でした。

本当に知ってほしい情報を伝えるために

― これまで看護師として勤めていた時に、記録や情報共有について課題感はありましたか？

記録についてはすべて紙でした。清掃や身体介護など項目ごとのチェックリストが中心で、ご家族が見た時に状態が分かるのかが疑問でした。

あくまでも請求のための実績という感じで、何のためにやっているのか疑問を抱えていましたね。

本当に知ってもらわなければいけない記録については、全く開示されてない状況にあったと思います。
日々の生活や介護に関する情報も記載されてない状況で、新規開業にあたって絶対にこういった記録はしたくないと思っていました。

― 導入前に指導や監査の時の心配をされていましたね。

以前いた施設では、実地指導の日程が決まると、該当の記録を出すために上司が急いで記録やカルテなどを見返して準備をしていたので、その点を少し不安に感じていました。
しかし、ケアコラボでは日付を指定して検索すればすぐに該当の記録が出てきますので、その心配はなくなりました。
見られて困ることはないので「記録は全部見ていただいていいです」と言っていますし、「いつ来ていただいてもいいです」とお伝えしています。

― 実際に実地指導を受けられていかがでしたか？

実地指導の時に当施設の記録を見ていただいたら、実績の確認もOKと言われました。
事業所の名前、記録者の名前、その時の内容など必要なものが全て記載されており、問題ありませんとお言葉をいただいています。
旭川市のモデルケースにしたいですとお褒めいただきました。

使いやすく情報交換のしやすさもポイント

― その他に導入時の決め手はありましたか？

私が良くても他のスタッフが使えなくては意味がありませんので、使いやすさも重視していました。

勤めていた時は他社のものを使っていたのですが、あまり使い勝手がよくない部分もなかなか改善されなかったり、日々の記録がしづらい点を不便に感じていたんです。

その点ケアコラボは使いやすく、写真や動画を使った記録を載せることができるので、情報共有がしやすいと感じています。

最初は私も含め機能を使いこなせてはいなかったのですが、年々使いこなせるようになってきています。
今はケアコラボなしでは業務ができないと思っているほどです。

私自身、機械が得意ではなかったので導入時の不安も大きかったのですが、リモートで教えていただけたのも良かったです。
今ではZoomが広まっていますが当時はSkypeを使っていて、そのためにテレビ会議用のビデオカメラを送っていただくなど、サポートの部分でも助かりました。

全ての機能を使いこなすのではなく情報共有に重点を

― 現在どのようにケアコラボを使用していますか？

スタッフ全員が利用しています。基本的にスマートフォンですが、パソコン、iPadなどでも利用しています。
ダブルワークをしている夜勤のスタッフは、勤務時間の前に自宅で申し送りやご利用者の状態を確認することが多いですね。

ご家族の方にはほぼ全員にケアコラボを使っていただいています。ガラケーなどで使えない場合は、お孫さんなどに登録していただいています。

実は当施設ではご利用者も登録してケアコラボでご自身の記録を見ています。90代の方が「私こんなこと言っていたのね」なんて言っています。

― ご本人も登録することで色々な意見がでそうですね。ケアコラボの使い勝手の部分ではどう感じていますか？

若いスタッフから73歳のスタッフまで、問題なく利用できています。文字を打ち込んで記録するというボタンだけ押すだけなので、単純で本当に使いやすいですね。

全ての機能を使いこなすと大変なので、記録ができて情報共有ができていればそれ以上のことを求めていません。足りないところは私が補うようにしており、記録さえしてくれれば後はカバーしています。

― 良いお話を聞けました！大切なのはケアコラボの機能を使いこなすことではなく、きちんと情報共有しケアの質の向上に活かすところですよね。

情報共有する点ではすごく楽なソフトですね。LINEやFacebookといったSNSに近い形で記録できるところも良いと思っています。新規のスタッフも理解しやすいようです。

ひとりひとりの情報を細かく記入し「1dayシート」をフル活用

― 様々な機能がありますが、中でも「1dayシート」を上手く活用していただいてる印象があります。

「1dayシート」は本当に活躍しています。当施設では訪問時に見て欲しいポイントを入力しています。
例えば、入れ歯の装着の確認や、点眼をするといったご利用者のケアで気を付けることを細かく記入しています。
そうすることで月に数回来るだけのスタッフでも十分に対応ができます。

ご利用者それぞれどこに注意してケアすれば良いかの情報共有に繋がっていますね。しかも訪問時にスマホで記入できるので、事業所に戻ってから記入するという手間もありません。

― イメージとしては指示書やテンプレートとして利用している感じでしょうか。

そうですね。テンプレート部分の語尾だけ直して記録したり、動画・写真を添付したりしています。
ただし毎回同じ記録にならないようにという指導はしています。
特に寝たきりの方は変化があまりないことが多いですが、ご家族は写真を1枚載せるだけでも喜ぶよねと言っています。

― ご家族に見せる前提だからこそ記録にも力が入るんですね。開発時はテンプレートだけにならないかと心配していたのですが、そこは記録する人や法人のポリシーによるところが大きいですね。

テンプレートがあれば時間短縮になりますし、それにプラスしてご利用者との会話を付け足すなどの余裕が生まれます。
中には入力部分を全部消して最初から文章を作るスタッフもいます。

ご家族の方は夜中の記録などもよくチェックしていて、お知らせにコメントがずらっと並ぶほどで、私たちより見てくださっているかもしれません。

― 現場の方がそのコメントを見ての変化はありますか？

自分がしたことに対してリアクションをいただくとやはりモチベーションは上がりますよね。一生懸命やっててよかった、またご家族の方に喜んでいただけるようにしよう、などプラスに働いています。

あとは遠く離れたご家族とのコミュニケーションの部分でも、信頼関係が生まれていると感じています。
「このスタッフさんがいつも色々と書いてくれて、本当に母を大事にしてもらってるのが心からわかるんです」というお言葉をいただいたりもします。
コメントがあることでスタッフのモチベーションはかなり上がってると感じています。

ケアコラボを使って他業種との連携を

― 他の機能はいかがですか？

当施設ではケアコラボに担当のケースワーカーやケアマネ、訪問診療の先生などをご家族として招待しています。
訪問診療の前にケアコラボの記録を見ていただいたり、そこに指示や動画などを入れていたただいたりしています。

例えば、リハビリの記録は文字だけだとわかりにくいですが、動画を添付するとすぐに伝わるので助かると先生からうかがっています。
先生だけでなく、ご家族にもどんなリハビリをしているのかを伝えることができます。

先生のコメントにご家族が返信されることもあり、これこそ地域連携ではないかと思っています。本当の意味で多職種との連携ができていますね。

スマホだからこそできた非常時にも役に立つケアコラボ

― 他にも導入してよかった点はありますか？

事業所を立ち上げて間も無くの時に、旭川では初めて経験するほどの大きな地震がありました。1日半ほど停電になり、電話も繋がらず携帯回線だけが生きてた状況でした。
私がちょうど当直だったのですが、まだ使い始めたばかりのケアコラボが大活躍しました。
離れたご家族に施設の様子をお知らせすることができ、ご安心いただくことができました。

今でこそICTが進んでますが、その当時は本当にまだまだでした。その中でご家族にもご確認いただけたので、ケアコラボにすごく助けられました。

― 非常時にも活躍していたんですね。

携帯の回線だけが繋がっていたので、スマホでできるケアコラボだからこそできたことでした。

他にも新型コロナウィルス流行の初期に、いち早くオンライン面会などに対応できたことも良かったと思っています。
ケアコラボ社と普段からZoomを利用していたおかげですね。

ご家族からは、『「ガーデナース南永山」は日頃からお母さんお父さんの様子を共有してくれていたので安心でした』と言っていただけました。
日常の様子を記録として共有していたので、焦らなくて済んだというのもあります。

法人からのお知らせもすべてケアコラボ上でやりとりしていたので、非常時に改めて連絡する手間もなく、様々なことを迅速に発信できたというのも非常に役に立ったなと思います。

そういったお知らせにも、ご家族からいいねやコメントをいただけるのもありがたいですね。

いいね機能を使ってご家族の確認に

― これから導入を考えている方に、オススメの機能を3つ教えてください。

「家族公開機能」、「写真・動画」、「いいね機能」です。「いいね機能」はご家族の名前が分かるので、見てくれたという確認になるのがいいですね。
これは実地指導の時にもすごく評価されました。記録をご家族が確認している、同意をいただいているという目じるしになっています。

― 初めて聞いたケースです。いいねを同意として扱うということですね。これから導入を検討している方へのメッセージはありますか？

正直いうとケアコラボは当法人だけのものにしたいくらいですが、ぜひ迷わず導入してくださいとお伝えしたいです。

ケアコラボがなければ業務ができませんし、導入しない理由はないとさえ思えます。

より外に開かれた機能を期待して

― 今後の展望やケアコラボに期待することはありますか？

プロフィールを、法人内だけでなくご家族にも公開できたらいいですよね。

今は提携薬局にもご協力いただき、医療情報欄に新しい薬の写真などを掲載いただいています。
ご家族にも閲覧機能があったら薬が変わった時にお知らせできたり、その情報を医師に見せたりできるなと思っています。

プロフィールはスクリーンショットで撮影して、文書に添付して郵送するなどかなり活用しているので、より幅広く使えたらありがたいですね。

あとは実績と記録が別れていることは理解の上導入していますが、例えばナースコールが鳴ったらケアコラボに記録が残るといったような、外部ともっと連携できるようになったらさらに便利だと思います。
今後もさらなる改善を期待しています！