佐藤 ありさ

こんにちは！高齢者・障害者福祉現場の記録業務負担を軽減し、チームの生産性向上を支える記録ソフト「ケアコラボ」の佐藤です！

障害者福祉分野に関わる皆さま、日々の支援の中で必要不可欠な記録や事務作業の時間による残業や、人手不足による新規採用などに頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

人材不足が深刻化する今、事務作業を効率化し、限られた人員でも質の高い支援を続けるために、障害福祉ソフトの導入は欠かせない選択肢となっています。しかし、種類が多く「どれが自社に合うのかわからない」と悩む方も少なくありません。この記事では、障害福祉ソフトの基礎知識から、失敗しない選び方のポイント、導入によって現場がどう変わるのかをお伝えします。皆さまの事業所にぴったりのソフトを見つけるためのヒントになれば幸いです！

そもそも障害者福祉サービスとは？

自立した日常生活・社会生活を支える多様な支援の総称

障害者福祉サービスとは、障害者総合支援法や児童福祉法に基づき、障害のある方が住み慣れた地域で、自立した日常生活や社会生活を送れるよう支援する公的なサービスの総称です。 その種類は多岐にわたり、食事や入浴などを介助する「介護給付（居宅介護、生活介護など）」、就労や自立に向けたスキル習得を支える「訓練等給付（就労継続支援、共同生活援助など）」に大別されます。
それぞれのサービスごとに人員配置基準や加算の要件、記録すべき項目が細かく定められており、これらを正確に管理しながら質の高い支援を提供し続けるには、専門的な知識と緻密な事務処理が求められます。

障害福祉ソフト・システムとは？種類や基本機能などの基礎知識

障害福祉ソフトの主な役割

障害福祉ソフトとは、障害者総合支援法や児童福祉法に基づく事業所運営において、煩雑な事務作業や記録作業を効率化したり、そこで生まれたゆとりを「支援の質の向上」へと繋げたりするためのシステムです。単に支援記録や請求業務を効率化するだけでなく、職員の業務負担を大幅に軽減することで、「ご利用者一人ひとりと向き合う時間」を創出することができます。主な機能としては、支援記録やサービス提供記録の電子化、個別支援計画書の作成、国保連請求の一元管理などが挙げられます。正確な法令遵守を支える事務処理ツールであると同時に、事業所全体のケアのレベルを底上げするための基盤となる大切なツールです。

クラウド型とパッケージ型（オンプレミス型）の違いと特徴

障害福祉ソフトには大きく分けて「クラウド型」と「パッケージ型（オンプレミス型）」の2種類があります。現在は主流となっているクラウド型は、インターネットを経由してソフトを利用する形態です。データはクラウド上に保存されるため、PCやタブレットなど場所を選ばずにアクセスでき、ソフト自体のアップデートも自動で行われるのが特徴です。
一方、パッケージ型は事業所の特定のパソコンにソフトをインストールして利用します。インターネット環境に依存せずに動作し、ランニングコストが比較的抑えられる傾向にありますが、初期費用が高額だったり、データの持ち出しが難しかったりといった制限もあります。

障害福祉ソフトの導入はなぜ必要なのか

深刻化する人材不足への対策

令和6年3月に公表された調査によると、障害者福祉サービス事業所の過半数にあたる52.6%が職員不足の状態にあり、特に「日中活動系」では63.9%、「その他」のサービスでは69.4%と極めて深刻な状況であることがわかりました。対応策として8割以上の事業所が求人活動を行っていますが、他業界より低い賃金水準や、求める水準を満たす人材が多くないことが壁となり、採用は難航しています。
採用だけで人員を補充することが困難な今、障害福祉ソフトを導入して業務を効率化し、限られた人員でも運営を回せる体制を構築することは、事業継続のための必須条件となっています。

参照：障害福祉サービス等の人材確保に関する調査結果

職員の負担を減らし「離職」を防ぐ職場環境の整備

同調査では、約7割の事業所で定年以外の退職者が発生しており、その退職理由として「体調不良（37.3%）」や「職場の人間関係（24.4%）」が上位に挙げられています 。 障害者福祉の現場で負担が大きい業務として、「記録等の書類作成」が26.5%に達しており、日中活動や送迎の次に負担となっている業務であることがわかります。多くの事業所が退職防止策として「残業が発生しないよう定時退社を促す」「有給休暇を取りやすくする」といった労働環境の改善に取り組んでいます。
障害福祉ソフトの導入は、障害者現場での負担感の強い「記録業務・書類作成」の時間を効率化し、職員の負担を軽減します。結果として、体調不良による離職を防ぎ、心に余裕を持って働ける環境を作ることで、定着率の向上に大きく寄与します。

※記録業務時間を1日30分→10分に削減できた場合のシュミレーション

紙媒体での情報管理の限界と、情報共有のタイムラグ

紙媒体での管理は、情報の検索に膨大な時間がかかるうえ、同時に一人の職員しか閲覧できないという物理的な限界があります。緊急時や多職種連携が必要な場面において、情報の確認に時間がかかることはリスクが伴います。デジタル化により情報を即座に検索・共有できる体制を作ることは、組織全体のスピード感を高め、迅速な意思決定を可能にします。

物理的な保管スペースの削減と情報セキュリティの強化

「電子化するとデータ消失や不正アクセスが怖い」と不安を感じる方も多いですが、実は「紙のまま管理する」方が、物理的なリスクは高いと言えます。紙媒体は、火災による焼失や、津波・豪雨などの水害で一度失われると二度と復元できません。また、紛失や盗難、置き忘れによる情報漏洩リスクとも常に隣り合わせです。 さらに、紙管理では同じ情報が各所に散在し、「どれが最新の情報かわからない」という混乱が起きる可能性もあります。
万全なセキュリティで守られたクラウド型のソフトであれば、災害時でもデータが守られるBCP対策になるだけでなく、常に最新の情報を安全に一元管理できるため、実は紙運用よりも確実性が高くなるのです。

競合と差別化する「選ばれる事業所」作り

事務作業の効率化によって生まれた時間は、ご利用者一人ひとりへの丁寧な支援や、自事業所を運営していく上で必要な、他の時間に充てることができます。
質の高いサービスはご利用者の満足度向上に直結し、口コミや評判を通じて稼働率の向上に寄与します。また、見やすく整理された計画書や記録はご家族からの信頼獲得にもつながり、地域の中で選ばれ続ける事業所としてのブランド力を高めます。

現場業務はどう変わる？導入の具体的なメリット

一人ひとりのご利用者と向き合う支援の時間を創る

導入による最大の現場メリットは、記録・書類作成時間の短縮により、ご利用者と直接関わる時間が増えることです。これまで記録作成に追われていた時間を、ご利用者の話を傾聴したり、日々の小さな変化に気づいたりする時間に転換できます。余裕が生まれることで職員の精神的な安定も保たれ、結果として支援の質が向上し、ご利用者との信頼関係がより深まります。

日々の支援記録や個別支援計画書作成の効率化

ソフトには、同じ活動に参加した複数のご利用者へ一度に記録を残せるシェア機能や、スマホやタブレットでタップするだけの選択式、音声入力機能など、入力作業を支援する機能が豊富に搭載されています。近年ではAIを活用した機能も充実しており、音声入力された内容を自然な文章に自動で整えたり、日々の膨大な記録からAIが看護サマリや経過記録の要約を自動生成したりすることも可能です。これらの機能により、毎日の記録業務がスムーズになるだけでなく、そこから転記・集計して作成する計画書や報告書作成の負担も大幅に軽減されます。

職員間のリアルタイムな情報共有で「チームケア」を強化

クラウド型のソフトを活用すれば、入力された記録はタイムリーに全職員に共有されます。外出中の職員や別のフロアにいるスタッフも、スマホやタブレットを通じてご利用者の最新の様子やバイタルデータを確認できるため、情報の属人化を防ぐことができます。チーム全体が常に同じ情報を持って支援にあたれるようになり、一貫性のある質の高いチームケアが実現します。

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申し送り時間の短縮と連絡漏れの防止

従来、朝礼や夕礼、あるいはシフトの交代時に口頭で行っていた申し送りも、ソフト上の申し送り機能や掲示板機能を活用することで大幅に効率化できます。出勤した職員は、端末上の記録を確認するだけですぐに直近の状況を把握できるため、シフト交代時の引き継ぎ時間を大幅に短縮し、スムーズに支援に入ることが可能です。
これにより、「申し送りのために残業する」といったタイムロスをなくせるだけでなく、口頭での伝言ゲームによる情報の齟齬や「言った言わない」のトラブルも未然に防ぎます。

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失敗しない障害福祉ソフトの比較・選び方のポイント

提供サービスとの適合性

障害福祉サービスには、共同生活援助、生活介護、就労継続支援、放課後等デイサービスなど多岐にわたる種類があります。検討している障害福祉ソフトが、自社の運営するサービス種別に対応しているかを確認した上で、運営形態に合わせた選定が重要です。 例えば、単一サービスのみ運営している場合は、そのサービスに特化したソフトを選ぶ方が利便性が高い可能性があります。一方、複数のサービス種別を提供している場合は、法人全体でデータを一元管理できる汎用性の高いソフトを選定するのも手です。サービスごとにバラバラのソフトを使うと情報連携が難しくなるため、将来的な事業展開も見据えて、法人内で統一して運用できるかどうかも重要な判断基準となります。

必要な機能の範囲（記録機能のみ or 請求機能つき） 

ソフトには、請求から記録まで一元管理できる「一気通貫型」と、記録機能に特化した「記録特化型」があります。一気通貫型は業務効率化に強みがありますが、記録特化型は請求と切り離すことによる「記録の自由度の高さ」という大きなメリットがあります。記録特化型は、定型的な文章だけでなく、写真や動画を活用して「その方の人となり」まで生き生きと伝わる記録を残せるなど、支援の質を深める機能が充実しています。事務処理の効率性を最優先するのか、それとも記録を通じた支援の質の向上やご家族との共有を最優先するのか。事業所が「何を一番大切にしたいか」という軸を持って選ぶことが重要です。

PC・タブレット・スマホなど利用可能な端末とマルチデバイス対応

現場のワークスタイルに合わせて、適切な端末で利用できるかも重要な選定基準です。訪問系サービスや活動範囲の広い施設では、持ち運び可能なスマホやタブレットでの運用が大変便利です。特定のOS（スマホはiPhoneのみ、PCはWindowsのみなど）に依存するソフトもあるため、事業所で現在保有している端末が使えるか、あるいは新規購入が必要かを含めて検討します。

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現場職員にとっての「使いやすさ」と操作性（UI） 

どれほど高機能なソフトでも、現場の職員が使いこなせなければ意味がありません。ICTツールの操作に不慣れな職員でも直感的に操作できるか、画面の文字は見やすいか、入力手順は複雑すぎないかといったユーザーインターフェース（UI）の確認は不可欠です。導入前に必ずデモンストレーションや無料体験を利用し、実際に現場職員に触れてもらい感想を聞くことをおすすめします。

サポート体制の充実度（電話・チャット・遠隔支援）

運用開始後、特に初めて業務を行う際などは不明点やトラブルが発生しがちです。その際に、電話がつながりやすいか、チャットで気軽に質問できるか、画面共有による遠隔操作サポートがあるかといったサポート体制は、事前に確認しておくことが大切です。サポートセンターの対応時間や、専任担当制の有無、サポート費用が月額に含まれているかも確認すべきポイントです。

契約形態と料金体系の確認

料金体系には、月額費用がかかるサブスクリプション型や、数年ごとの買い切り型などがあります。また、利用人数や端末台数によって料金が変動する従量課金制や、機能ごとのオプション料金設定など、ソフトによって料金体系は様々です。初期費用の有無によっても、最終的に支払う金額は大きく変わります。目先の安さ・高さだけでなく、5年程度の長期スパンでの総額コストを比較検討するのがおすすめです。

障害福祉ソフトでできること・主な機能

自事業所の課題に合わせた機能選びの重要性

ソフト選びで最も重要なのは、「何でもできる高機能なもの」を選ぶことではなく、「自事業所の解決したい課題を解消できるもの」を選ぶことです。例えば、請求業務のミスや手間に困っているなら請求機能が充実した「一気通貫型」が適していますし、記録の内容を深めたい、ご家族へ様子を伝えたいという想いが強いなら、動画や写真で記録ができる「記録特化型」が合っています。使わない機能にお金を払う無駄を避け、解決したい課題にピンポイントで効く機能が備わったソフトを選定しましょう。

①ご利用者の基本情報管理

ご利用者の基本情報、生育歴、医療情報、アレルギー、ADLなどをクラウド上で一元管理します。紙ファイルを探し回る必要がなく、必要な時に端末ですぐに情報を確認できるため、緊急時の対応も迅速になります。また、特に重要なのが「受給者証情報」の管理です。支給量や有効期限をシステムで管理し、更新時期が近づくとアラートで知らせる機能などがあれば、期限切れによる返戻やサービス提供のトラブルを未然に防ぐことができます。

②日々のサービス提供記録・支援記録の入力

スマホやタブレットを用いて、活動の様子やバイタル、食事・排泄等の記録をその場でかんたんに入力できます。手書きメモからの転記が不要になるだけでなく、チェックボックスや定型文入力を活用することで、支援記録の作成時間を大幅に削減できます。また、過去の記録をすぐに検索・参照できるため、ご利用者の体調の変化や傾向を素早く把握できます。写真添付機能などを備えたものであれば、文章では伝わりにくい表情や状態も正確に共有でき、支援記録の質と業務効率を同時に向上させることができます。

③個別支援計画書の作成

アセスメントから原案作成、担当者会議の記録、ご本人・ご家族の同意、そしてモニタリングという一連のPDCAサイクルをシステム上で管理します。 過去の計画書をすぐに参照・引用できるため、長期的な支援の変遷を把握しやすくなります。更新期限の管理はもちろん、日々の支援記録から抽出された情報をモニタリング報告書にスムーズに反映させることで、書類作成の手間を減らしつつ、実態に即した質の高い計画書作成をサポートします。

④請求業務（国保連請求・ご利用者負担金請求）

毎月の国保連への給付費請求や、ご利用者への請求書発行を自動化します。日々の実績記録がそのまま請求データに反映されるタイプ（一気通貫型）であれば、転記作業が不要になり、入力ミスを激減させることができます。 加算要件のチェック機能や、返戻になった際の原因分析サポートなどもあり、複雑な制度改正にも自動アップデートで対応するため、事務職員の心理的・時間的負担を大幅に軽減します。

⑤スタッフの勤怠管理・シフト作成

職員の希望休や有給休暇を反映したシフト作成を支援します。単なる予定表ではなく、常勤換算などの「人員配置基準」を満たしているかを自動判定する機能がついているソフトであれば、実地指導の際も安心です。 また、シフト情報とサービス提供実績を連動させることで、「誰がどの利用者を支援したか」が自動的に記録に紐づくようになり、記録入力の際の手間を省くことにもつながります。

⑥ご家族との連絡機能・情報共有

従来の紙の連絡帳に代わり、専用アプリやウェブページを通じてご家族と情報を共有できます。 日々の活動の様子を「写真」や「動画」で共有することで、文章だけでは伝わらないご本人の笑顔や頑張りを届けることができ、ご家族の安心感と信頼関係を深めることができます。また、連絡帳のやり取りをデジタル化することで、時間を気にせず情報を確認・発信できるようになり、電話対応による業務中断や連絡の行き違いを減らすことができます。

ソフト導入から運用開始までの流れと定着させるコツ

現状の業務フローにおける課題の洗い出し

ソフトを探し始める前に、まずは「今の業務のどこに課題があるか」を洗い出します。「記録の転記に毎日1時間かかっている..」「請求時期になると残業が2時間増える..」「申し送りの情報が伝わっていない..」など、課題を具体的に洗い出しましょう。現場の職員にヒアリングを行い、数値や具体的なエピソードとして課題を明確にすることが、失敗しないソフト選びの第一歩です。

ソフト導入により実現したい目的・ゴールの明確化

課題を踏まえ、「ソフトを入れてどうなりたいか」というゴールを決めます。「残業をゼロにする」といった定量的な目標だけでなく、「ご利用者の笑顔を記録して、家族と共有したい」「事務作業を減らして、支援について話し合う時間を増やしたい」といった、ケアの質に関わる定性的な目的を立てることもおすすめです。この「目的」が明確であればあるほど、ソフトの選定がしやすくなったり、導入後の職員の納得感が高まったりします。

導入を主導するプロジェクトチームの選定

管理者一人で決めるのではなく、現場のリーダーやICTツールを使うことに抵抗がない職員を含めた「導入プロジェクトチーム」を結成しましょう。 現場の実情を知る職員が選定段階から関わることで、「使いにくいソフトを買わされた」という反発を防げます。「自分たちが選んだソフト」という当事者意識を醸成することが、導入後のスムーズな定着への近道です。

資料請求からデモンストレーションの実施

気になるソフトの資料を取り寄せたら、必ずデモンストレーションや無料体験期間を利用して、実際の操作画面（UI）を確認します。 資料だけでは分からない「ボタンの押しやすさ」「画面の切り替え速度」「入力の流れ」などを、現場職員と一緒に触って確かめましょう。「ICTが苦手な職員でも直感的に使えるか」という視点は、機能の多さ以上に重要なチェックポイントです。

見積もりの比較と導入決定・契約手続き

初期費用、月額利用料、タブレット端末代、オプション費用などを含めた総額（5年程度の長期スパン）で見積もりを比較します。補助金や助成金を活用する場合は、この時に要件を満たしているかも確認します。 コスト面だけでなく、サポート体制や契約期間の縛り（解約違約金など）も確認した上で、最初に設定した「目的」を最も達成できるソフトを選定し、契約を結びます。

導入背景と「想い」を伝える職員説明

運用開始前にできれば実施しておいたほうがよいことは、実際にソフトを使用する現場職員に向けて「なぜソフトを導入するのか」という背景と想いを伝えることです。「業務を監視するため」ではなく、「皆さんの負担を減らし、ご利用者と向き合う時間を作るため」であることや、「ご家族にもっと安心を届けたい」といったポジティブな目的を共有します。トップの熱意と配慮を伝えることで、新しいシステムへの不安や抵抗感を、「期待」へと変えることができます。

運用開始後の定着に向けたサポートの積極的な活用

導入直後は必ず操作に関する疑問やトラブルが発生します。現場だけで解決しようとせず、メーカーのサポートに積極的に頼りましょう。 また、運用開始から数ヶ月後にメーカー担当者と振り返りを行い、より効率的な使い方や、活用できていない機能の提案を受けることも有効です。積極的にサポートを活用していくことが、早期の定着と運用の成功につながります。

障害福祉ソフトの導入は、単に紙の記録をデジタル化するだけのことではありません。皆さまが「本来提供したかったケアの実現」や「ご利用者や求職者から選ばれる事業所になること」につながる、未来への一歩になり得ます。

私たちケアコラボは、「人と人をつなぐこと」をとても大切にしているソフトです。職員同士・職員とご利用者・職員とご家族。ケアに関わるすべての人をつなげ、皆さまが実現したいケアのかたちを育むことをサポートしたいと考えています。

「記録業務を減らしたい」という想いの先にある、「チーム全員で支援したい」「ご家族ともっと深くつながりたい」という願いを叶えるために、私たちが力になれるかもしれません。もしご興味がある方は、ぜひ一度お問い合わせください。

また、ケアコラボは1週間の無料体験も可能です。まだ話を聞くほどではないけど、どんなソフトか触ってみたい、という方は、以下リンクよりお気軽にお申し込みくださいませ！

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