佐藤 ありさ

こんにちは！ケア記録ソフトケアコラボを開発・提供する、ケアコラボ株式会社の佐藤です。

介護・福祉業界の皆さま、「残業がなかなか減らない..」「人材が定着しない..」「離職率が高い..」といった課題に頭を悩ませていませんか？そのようなお悩みは、もしかすると「手書きの記録業務」を改善することで解決できるかもしれません。

介護記録の電子化は、記録業務の効率化だけではなく、ケアの質の向上や「選ばれる法人」になることにもつながる、重要な「経営の戦略」です。

本記事では、介護記録の電子化がもたらすメリットやデメリット、ICTツール導入時のコストや現場定着への不安を解消する具体的な手順についてお伝えします。

なぜ今、介護記録の電子化が必要なのか

深刻化する介護現場の人材不足と業務負担

介護・福祉業界における人材不足は年々深刻さを増しており、現場スタッフ一人ひとりにかかる業務負担は非常に高くなっています。中でも「介護記録業務」に費やす時間は長く、多いところだと1日あたり30分～1時間ほどの残業時間に繋がっていると、ユーザーの皆さまからもよくお聞きします。

ケアコラボ導入前後の変化をお聞きすると、残業時間が50時間減少したという法人さまもいらっしゃいます。残業時間が減ることは、経営視点では人件費の削減になり、現場スタッフの労働環境の改善や、ご利用者とともに過ごす時間を増やすことができます。
結果として本来実現したかったケアの提供につながり、スタッフのモチベーション向上・離職防止の効果も期待できます。

厚生労働省が推進する「科学的介護（LIFE）」への対応

国が進める「科学的介護情報システム（LIFE）」へのデータ提出は、介護報酬の加算算定において重要な要件となっています。LIFEへのデータ提出はCSVなどの電子データで行う必要があり、紙媒体で記録している事業所では、入力作業のために膨大な二度手間が発生してしまいます。

紙媒体での運用における限界とリスク

手書きの介護記録には、「文字にクセがあって読みづらい」「記入漏れや誤字脱字が生じる」といった課題がつきものです。

また、紙の紛失や破損による個人情報漏洩のリスクもあります。さらに、過去の記録を参照する際に、膨大なファイルの中から探し出す手間が発生し、緊急時に必要な情報を即座に取り出せないという運用上の限界も生じています。

ICT化による「採用力・人材定着」の強化

一般企業でICT化が当たり前となる中、介護・福祉業界のアナログな環境は、若い世代の求職者から敬遠される要因の一つになりつつあります。「スマホやタブレットでスマートに働ける環境」を整備することは、採用活動における大きなアピールポイントとなります。

介護記録を電子化する5つのメリット

記録業務の時短による「残業時間の削減」

介護記録の電子化の大きなメリットは、場所を選ばずに記録業務が完結することです。
スマホやタブレットを活用すれば、その場で記録を入力できるため、わざわざ事務所に戻る移動時間や、記憶を頼りに思い出す手間がなくなります。

また、入力したデータを日誌や申し送り表へ自動で転記・連動されるソフトもあるため、同じ内容を何度も書き写す作業をなくすこともできます。

リアルタイムな情報共有で「ケアの質の向上」と「チームケア」を実現

タブレットやスマホで入力された記録は、すぐにソフト上で共有されます。離れた場所にいるスタッフや、多職種間でもリアルタイムにご利用者の状態を把握できるため、連絡ミスや情報伝達のタイムラグがなくなります。このことにより、朝礼・夕礼などの申し送り時間の削減にもつながります。

全員が常に最新の情報を元に行動できるようになることで、チーム全体の連携が強化され、結果としてご利用者へのケアの質が向上します。

間接業務の削減により「ご利用者と向き合う時間」が増える

介護記録などの間接業務が効率化されることで生まれた時間は、本来の目的であるご利用者へのケアに還元できます。ゆっくりと話を聞く時間を増やしたり、細やかな変化に気づく余裕ができたりと、心の通ったケアを実践できるようになります。
業務に追われるだけでなく、ご利用者一人ひとりと向き合える環境は、スタッフのやりがい向上にも繋がります。

ペーパーレス化による書類の物理的な保管のスペース削減

法律で保存が義務付けられている介護記録は、年々蓄積され膨大な量になります。これらを保管するためのキャビネットや倉庫は、結果的に事業所のスペースを圧迫してしまいます。
電子化することで物理的な保管場所が不要になり、空いたスペースをスタッフルームの拡張や備品置き場として有効活用できます。

過去の記録の検索やデータ分析がかんたんに

「先月の発熱時の対応を確認したい」といった場合、紙の記録ではページをめくって探すのに時間がかかりますが、電子の介護記録であれば検索をすることで、すぐに情報に辿り着けます。また、体重や血圧の推移を自動でグラフ化したり、事故の発生傾向を分析したりすることも簡単にできるようになります。
蓄積されたデータを視覚的に把握することで、根拠に基づいたケアプランの作成や改善に役立ちます。

介護記録を電子化するデメリットとは？導入前に知っておくべき注意点と対策

ここまでにご説明した通り、介護記録を電子化することはたくさんのメリットがありますが、介護ソフトの導入にあたってはいくつかのデメリットや課題もあります。
介護ソフトの導入を成功させるために、事前にどのようなリスクがあるのかを知り、対策を考えておくことが大切です。

導入の初期費用やランニングコストがかかる

介護ソフトを導入する際、スマホやタブレットなどの端末費用や初期費用、さらには毎月のシステム利用料といったコストが必ず発生しますよね。長期的な視点で考えれば、記録の電子化による残業時間の削減などにより、費用対効果が合うことは想定できても、初期費用の負担が大きいほど「投資して大丈夫だろうか」と不安に感じる方も多いと思います。

【対策】
初期費用の負担を減らすには、「デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）」や「介護テクノロジー導入支援事業」などの補助金を積極的に活用することもおすすめです。

なお、ケアコラボもデジタル化・AI導入補助金を活用して導入することが可能です。
詳しくは資料をご覧ください。

デジタルに不慣れなスタッフの抵抗感

介護現場には幅広い年齢層のスタッフが働いており、スマホやタブレットの操作に不安を感じる方も少なくありません。「新しいソフトを使いこなせるだろうか…」「今のやり方をなるべく変えたくない…」といった、変化に対する抵抗感は必ずと言っていいほど生まれます。

【対策】
現場スタッフの不安を取り除く第一歩は、誰でも直感的に操作できる「使いやすい画面（UI）」のソフトを選ぶことです。

そしてさらに重要なのが、導入目的の伝え方です。「法人のコスト削減のため」といった経営側の目線で伝えるのではなく、「現場スタッフの皆さんの業務負担を減らすため」「ご利用者へより良いケアを提供し、私たちの理想のケアを実現するため」という想いを丁寧に共有することで、共感を得てもらいやすくなります。

停電やシステム障害時にデータが見られなくなる不安

介護記録を電子化する際、「停電や通信障害が起きたら記録ができなくなるのでは…」「パソコンが壊れたら大切なデータが消えてしまうのでは…」といった、緊急時のリスクを懸念される方は多くいらっしゃいます。紙の運用とは異なり、システムに依存することへの不安は当然のことです。

【対策】
このようなリスクは、クラウド型のソフトを選ぶことで回避できます。
クラウド型であれば、万が一事業所のパソコンが故障したり災害に見舞われたりしても、データが消失することはありません。また、事業所のWi-Fiが停電で使えなくなった場合でも、モバイル通信が繋がるスマホなど、別の通信環境がある端末からアクセスすれば、状況を問わず記録の確認や入力が可能です。

業務フローの変更による一時的な現場の混乱

これまで手書きで行っていた記録業務をソフトへ移行する際、運用ルールや情報の伝達方法が大きく変わるため、導入直後は現場に一時的な混乱が生じやすくなります。ここで「せっかく導入したのだから」と一気にすべての業務を電子化しようとすると、かえってスタッフの負担を増やしてしまい、ソフトに対する不満につながりかねません。

【対策】
全ての記録を一気に電子化するのではなく、入力がかんたんなバイタル記録や食事量などから始める「スモールスタート」がおすすめです。
一部の業務や特定のユニットから段階的に導入し、スタッフが操作に慣れながら少しずつ広げていくことで、混乱を防ぎながらスムーズに定着させることができます。

失敗しない介護記録ソフトの選び方

誰でも使える「操作性（UI）」を最優先する

多機能な介護ソフトは魅力的ですが、最も長い時間使う現場スタッフが使いこなせなければ意味がありません。選定時は、PC操作が得意な管理者だけでなく、ICTが苦手な現場スタッフも一緒にデモ画面を触ってみることが不可欠です。
「入力ステップは少ないか」「ボタンは押しやすい大きさか」「画面は分かりやすいか」など、現場感覚での使いやすさを最優先の基準に据えることが、導入の失敗を防ぐ最大のポイントです。

トラブル時の「サポート体制」の充実度を確認する

介護ソフト導入後は、操作方法の疑問や通信トラブルなど、予期せぬ事態が発生します。その際、電話がすぐに繋がるか、チャットで気軽に質問できるかといったサポート体制が重要になります。
特に土日祝日も稼働している事業所の場合、平日の日中しかサポートがないソフトでは業務が止まるリスクがあります。自社の稼働時間に合ったサポートが受けられるか必ず確認しましょう。

安さだけでなく「機能と費用のバランス」を見る

コスト削減は重要ですが、「安さ」だけで選ぶと、本来の導入目的が達成できない場合があります。 例えば、月額費用が安くても、操作が難しくて現場スタッフが使わなくなってしまったり、トラブル時のサポートが不十分で業務が止まってしまったりしては、せっかくの投資が無駄になってしまいます。

「なぜソフトを導入するのか？」という原点に立ち返り、「スタッフがストレスなく使いこなせるか」「現場の課題（情報共有の円滑化や、ご家族との連携など）を解決できる機能があるか」という視点で、費用と得られる成果のバランスを見極めることが大切です。

スムーズに電子化するための導入ステップ

【準備】プロジェクトチーム発足と目的の明確化

スムーズな導入のためには、管理者一人で進めるのではなく、現場リーダーを含めたプロジェクトチームを発足させます。まずはチーム内で「残業時間を月10時間減らす」「情報共有のミスをゼロにする」といった具体的な導入目的とゴールを設定します。この目的がブレてしまうと、ソフト選定や現場への説明において軸が定まらず、導入が形骸化する原因となります。

【選定】自社の課題・目的とマッチしているかを確認

ベンダーからの提案を受ける際は、単に機能の説明を聞くだけでなく、自社の抱える課題をぶつけて解決策を提示してもらいましょう。「今のこの手書きの記録は、ソフトで行う場合どのようにすると良いか」「この業務フローはどう変わるか」など具体的にシミュレーションを行います。複数の製品を比較検討し、自法人の運用に最もフィットし、目的に沿ったソフトを選びます。

【運用】まずは小さくはじめる

ソフト導入の失敗で多いのが、ある日から全ての記録を一気に電子化しようとして現場が混乱するケースです。まずはバイタル記録や食事量など、入力が簡単な項目から始めたり、特定のフロアやユニットだけで先行導入したりする「スモールスタート」をおすすめします。小さな成功を積み重ね、スタッフが操作に慣れてから徐々に範囲を広げることで、拒否反応を抑えてスムーズに移行できます。

ICTツールを現場に定着させるコツ

ICT導入の目的と想いの共有

ソフトを現場に定着させるためには、操作方法の習得以上に「なぜやるのか」という目的の共有が重要です。単に「新しいツールを入れて楽にする」という説明だけでなく、「ご利用者にもっと良いケアを届けたい」という法人の想いやビジョンを伝えます。目的への共感が得られれば、多少の操作の難しさやトラブルがあっても、現場は前向きに取り組んでくれるようになります。

現場の推進リーダーを決めて意見を吸い上げる

現場への浸透役として、スタッフの中からITに比較的強く、周囲からの信頼も厚い「推進リーダー」を選任します。リーダーには、現場で発生している使いにくさや不満、要望などを吸い上げて、管理者やベンダーへフィードバックする役割を担ってもらいます。現場の声を吸い上げて改善していく姿勢を見せることで、スタッフ全員が協力的な体制になります。

まずは申し送りやバイタル記録など一部業務から慣れてもらう

最初から長文の経過記録を入力しようとすると、フリック入力やキーボード操作に不慣れなスタッフは挫折してしまいます。まずは、数字を入れるだけのバイタル記録や、チェックボックスを選ぶだけの食事記録など、かんたんで効果を実感しやすい業務から電子化を始めましょう。「これなら自分にもできる」「計算しなくていいから楽だ」という実感を積み重ねることが大切です。

導入効果を可視化してスタッフに共有する

電子化によってどのような成果が出たのかを、定期的に数値でスタッフにフィードバックしましょう。「先月より残業時間が平均◯時間減りました」「ヒヤリハットの共有スピードが上がりました」といった具体的な成果を共有することで、スタッフは電子化の意義を再確認できます。自分たちの取り組みが成果に繋がっているという実感は、ソフト利用を継続する大きなモチベーションになります。

介護記録の電子化は、単なるペーパーレス化や業務時間の短縮といった「効率化」だけがゴールではありません。
現場の負担を取り除くことでスタッフに「心の余裕」が生まれ、その余裕がご利用者への「より良いケア」へと還元されていく。これこそが、電子化がもたらす最大の価値であり、選ばれる法人・事業所になるための第一歩だと考えています。

「ケアコラボ」は、ITが苦手なスタッフでも直感的に使える「使いやすさ」と、チーム全員で情報を活用できる「共有のしやすさ」に徹底的にこだわって開発しています。

「現場に定着するか不安.. 」「どのソフトが良いか迷っている.. 」というご相談はもちろん、「記録業務を改善して、ケアの質を高めたい」とお考えの方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください！

ケアコラボは無料体験もできますので、お気軽にお申し込みくださいませ！