千賀遼子

今回は、ケアコラボユーザー様同士がざっくばらんに現場のノウハウを共有し合うオンライン情報交換会「ラボCafe」の模様をお届けします。

テーマは、多くの事業所様が頭を悩ませがちな「ヒヤリハット・事故報告」「特記事項の書き方」「職員の権限設定」の3つ 。看多機・小規模多機能（以下、ショウタキ）の運営に携わるユーザー様が集まり、それぞれのリアルな運用方法を明かしてくれました。

他事業所のリアルな工夫から、明日からの運用のヒントを見つけてみませんか？

💡 今回の参加メンバー

• 株式会社結快（北海道）黒澤さん（小多機）
• 医療法人社団健育会（宮城県）及川さん（看多機）
• 有限会社あおい（宮城県）佐々木さん（看多機）
• 社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会（東京都）原田さん・伊東さん（小多機）
• 株式会社ディアレストケア（青森県）尾﨑さん・下田さん（デイサービスにてケアコラボを利用中、今年度中に看多機オープン予定）
• 社会福祉法人元気の里とかち（北海道）堀さん（小多機）※初参加！
• 進行：ケアコラボ古賀・千賀

🥪 本題の前に…今日のお昼ご飯は何でした？

全国から集まった今回のラボCafe。まずは緊張をほぐすため、「今日食べたお昼ご飯」をアイスブレイクとして紹介し合いました。

• チャルメラの辛麺（ちいかわパッケージ）を大急ぎで食べてきたケアコラボ・千賀。
• 永谷園のパ・キットパスタを原田さんが、サラダチキンとおにぎりを召し上がった超ヘルシーな原町・伊東さん。
• 休みの日にラボCafeにご参加！ご自宅でうどんを食べてから参戦してくれた健育会・及川さん。
• 事業所で利用者様やスタッフが作ってくれた酢鳥や中華スープなどの特製定食をみんなで囲んだ結快・黒澤さん。
• これからお昼ご飯だということで、赤いきつねのパッケージを見せてくれたディアレストケア・尾﨑さん。
• 「お腹すきませんか！？」と突っ込まれながらも、ラスクで乗り切ってくれた初参加の元気のとかち・堀さん。

それぞれの「リアルな現場のお昼事情」が垣間見え、画面越しに温かい笑いが起きたところで、いよいよ本題のスタートです！

テーマ1：ヒヤリハット・事故報告はどう共有してる？

「件数の集計」「自治体指定の書式への対応」「現場へのスピード周知」をどう両立するか。各社それぞれの「ベストな併用スタイル」が見えてきました。

📌 パターンA：『ケアコラボでスピード共有 ✕ 外部システム・フォルダで保管』

自治体や法人で指定の書式がある場合、ケアコラボを「まずは現場へ早く周知するためのツール」として割り切って使うスタイルです。

• 株式会社結快・黒澤さん：「札幌市はヒヤリハットの報告義務がないので、事業所内でインシデントに繋がらないよう『申し送り機能』でどんどん現場に流して積み重ねています 。逆に、報告義務がある事故報告は指定のExcel書式に入力し、PDFにして申し送りで共有 。スタッフ間共有のためにケアコラボの申し送りに載せていて、管理はフォルダで行っています。自社のPCに年度・日付ごとに保管し、件数はフォルダから手でカウントしています」
• 株式会社ディアレストケア・尾﨑さん：「うちも同じ共有スタイル。ペーパーベースで上がってきたものを周知徹底するためにケアコラボに上げ、職員には確認したことがわかるようにしています。」

📌 パターンB：『ケアコラボで事実を入力 ✕ 別システムで報告書へ』

• 社会福祉法人元気の里とかち・堀さん：「うちでは、起こった事実の記録をメインにケアコラボに赤枠（重要な記録）で入力します。その後、法人の決まったフォーマット（kintone）にその内容をコピー＆ペースト。実地指導の際は、kintone上で見せています」

📌 パターンC：『テンプレート化してタイムラインに直接投稿』

• 医療法人社団健育会・及川さん：「以前は1dayシート（1日の流れ）にテンプレートを作っておき、誰でもすぐにタイムラインに投稿できるようにしていました。重要事項のチェックを入れて色分けすれば、後からタイムラインでも追いやすくなります 」

ケアコラボの耳より情報👂 ケアコラボのタイムラインに「ヒヤリハット様」というダミーの利用者アカウントを作り、そこへ投稿する際に「実際の利用者名」を連携（シェア）させるテクニックを使っている法人様も！こうすると、利用者の時系列の記録にも自然に事故前後の文脈が残るため、状況が把握しやすくなります。

テーマ2：トップ画面の「特記事項」には何を書いている？

ケアコラボを開いてすぐ目に入る「特記事項」の欄。自由度が高いからこそ、何を書くべきか迷うポイントですが、「GoogleスプレッドシートやドライブのURLを貼る」という高度な活用術が飛び出しました。

📌 外部URLを貼って「アセスメントのハブ」にする

• 有限会社あおい・佐々木さん：「医療的な処置や、内服、排便コントロールなど、個別に処置が異なる指示を書いています。残薬管理はGoogleスプレッドシートでおこない、そのURLを特記事項の最上部にペーストしています。訪問先でも施設内でも、タブレットからワンクリックで最新のシートにアクセスできるようにしています」
• 医療法人社団健育会・及川さん：「うちもまさに、個人のGoogleドライブのフォルダURLを特記事項に貼るトライを1名お試しで始めています。プロフィール欄だけでは補えない細かいアセスメント情報を一発で見に行けるので、訪問先での対応が楽になるか検証中です」

📌 誰が書く？情報の絞り込みルール

• 株式会社結快・黒澤さん：「情報が煩雑にならないよう、特記事項はケアマネジャーと管理者（兼務）である私だけが書くルールにしています。内容は『訪問看護・診療の緊急連絡先』『外出時のお財布の管理方法（本人判断で可能か、家族への報告が必要か）』『血圧は左手で測定する』といった、絶対に全員が守るべき重要事項だけに絞っています 」
• 社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会・原田さん：「うちはまだ使いこなせていなくて……。特記事項ってどれくらいの分量が書けるんですか？ 」
• ケアコラボ古賀：「実はタイムラインと同じくらい、かなりの長文が書けます！ただ、長すぎるとスクロールの手間が発生してしまうので、スクショをいただいたあおい様のように、開かなくても見える上部にURLや最重要事項を持ってくるのがおすすめです」

💡 ケアマネジャーさんからの質問：ご家族にどこまで見えてる？ 「特記事項や計画書は、ご家族の画面からどう見えている？」という疑問に対し、デモ画面を見ながら確認。特記事項はご家族からは一切見えないのでご安心を！ タイムラインは『家族公開』のチェックを入れたものだけ、計画書は『確定版』のみが届く仕様です！

ケアコラボの耳より情報👂不安に感じた時には、事業所のメールアドレスを使って「テスト用のダミー家族アカウント」を一つ作っておくと、現場で「見え方」をいつでも確認できるので安心です！

テーマ3：記録の「修正権限」はどこまで渡す？

24時間を経過した記録の修正や、データのダウンロード権限。「どこまで職員に任せるか」は事業所の規模や信頼関係によってバッチリ分かれました。

📌 「信頼して全スタッフに付与」派

• 医療法人社団健育会・及川さん：「記録の修正権限は全スタッフに渡しています 。やっぱり現場から『記録を直したいけど直せない』という声があったので、そこは信頼して解放しました」
• 株式会社結快・黒澤さん：「うちも慣れてきた人には24時間以上経っても修正できる権限を渡しています。最初は『24時間以内に直さなきゃ』とスタッフが焦ってしまっていたので（笑）。事業所が小さく顔が見える関係なので、信用問題として任せています」

📌 「正職員・特定メンバーに限定」派

• 社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会・原田さん：「うちは常勤職員と、非常勤だけどパソコンに強いスタッフ1名にだけ修正権限を渡しています。スマホやPCに疎いスタッフもいるので、権限がないことで逆に『これどうしたらいい？』と周りに聞いてくれた方が、教え合うきっかけができるので良いと思っています。」

家族共有の「あるある」：コメントの時差、気にする？

最後に、原田様から「ご家族にタイムラインを共有した際、前日のバイタルの投稿に対して、翌日の別の投稿に返信コメントが来てしまい、内容がちぐはぐ（時差が発生）してしまうことがある」という悩みが相談されました。

これには、先輩ユーザーの皆様から温かい「気にしない！」のコールが届きました。

• 医療法人社団健育会・及川さん：「契約時に『すぐに返信はできないこと』、急ぎは電話にすることをあらかじめ伝えています。多少内容が前後しても、ご家族が『今朝の自宅での様子なんですけど』と一言添えて最新の投稿に書いてくれたりするので、スタッフ側がそのつもりで受け止めています」
• 有限会社あおい・佐々木さん：「内容がズレていても特段気にしてないです。ご家族が気になったタイミングで、家族が気になった場所にコメントが来るのは自然なことかなと割り切っています」
• 株式会社ディアレストケア・尾﨑さん：「あるあるですね（笑）。でも、問題が起きなければそれが一番 。家族との大切なコミュニケーションツールの一つだと思って、気にせず楽しむのが一番です！ 」

🚀 ケアコラボからのお知らせ：注目の新機能が続々！

会を締めくくるのは、ケアコラボ千賀からの今後のリリース情報 。今回もユーザー様の声を反映した機能が盛りだくさんです！

1. 計画書に「第三表（週間予定）」が登場！ これまで一表・二表のみだった計画書に、曜日ごとのスケジュール（30文字まで）を登録できる第三表が追加されます 。一括での印刷も可能になります！
2. タイムラインの「CSV出力」が可能に！ テキストデータを一括で出力できるようになります 。「この1ヶ月の利用者の様子をAIに読み込ませて要約してもらう」といった、一歩進んだケアの振り返りにも活用できます。
3. 「排泄の一週間ビュー（今日ビュー）」＆「バイタル履歴一覧」 「下剤の調整のために、一週間単位で全体の排便状況を見たい」という声に応え、長期間の排泄状況を横並びで確認できるビューを開発中。バイタル履歴も何度もページを行き来せず、一覧で見られるようになります！

編集後記

同じ「小多機・看多機」というジャンルでも、地域のルールや事業所の規模によって、ケアコラボの使いこなし方は十人十色 。しかし共通していたのは、どの事業所様も「どうすれば現場が楽に、確実に情報を繋げられるか」を徹底的に考えていることでした 。

「URLを貼る技、うちでも真似してみよう」「家族のコメントは気にしなくていいんだ！」など、たくさんの安心とヒントが生まれた1時間でした 。

ご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました！次回のラボCafeもお楽しみに ！

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