月50時間以上の業務時間を削減！介護記録から始める介護現場のICT化

紙から紙への転記をなくしたかった

― まずは記録のICT化を考えたきっかけを教えてください。

2016年の春に訪問看護から住宅型有料老人ホームへ異動となりました。
その頃から手書きの記録には課題を感じていました。ただ、ICTに関する情報が法人内に無かったので、ゆくゆくは…といった雰囲気で、どう進めていいのか分からない状況でした。
しかし2017年の秋ごろには手書きの介護記録の課題感が顕著になり、本格的にICTの導入に動き出すことになりました。

― どういった課題があったのでしょうか？

様々な用紙への転記作業が多かったことです。複数サービスを受けられるご利用者の情報を伝えるために、各事業所ごとの用紙に同じ内容を複数回書いていました。
さらにバイタル情報をグラフ化するために、青と赤のえんぴつを使って書くこともしていました。

転記の過程で間違いが生じることがありますし、ミスしないように慎重に作業するのも大変でした。
また過去の介護記録を探す際には、複数の媒体を合わせて参照しなければならず、職員にとってかなりの手間になっていました。

初期費用が無料、そして充実したリモートのサポートが決め手に

― 介護記録に非常に時間がかかっていたということですね。ICT化にあたり、まずはどういったアクションを取られましたか？

「介護　システム」などのキーワードをインターネットで検索してどんなシステムがあるか探しました。
いくつかの業者さんに説明いただいたのですが、初期費用が高すぎてその時点で二の足を踏んでしまいました。最終的にケアコラボを含む2社まで絞りこむこととなりました。

― 2社に絞り込んだのち、ケアコラボを選んでいただいた理由は何でしょうか？

ケアコラボの一番の魅力は、現場の意見を元に改善を繰り返すというところでした。
使い始めた後も改善が続くので、常に使いやすいものになるというところに魅力を感じました。
対してもう一社は、アプリは完成しており要望を受けて修正することは難しいとのことでした。

導入までの対応にも差があって、カスタマーサポートの方と電話でしかやり取りができませんでした。
ケアコラボはシステムのことをよく理解した営業の方と直接テレビ電話で画面越しに顔を見ながら相談ができるので、非常に安心感がありました。
どちらかというとアナログな人間で、ホテルなど予約した際に「ちゃんと予約できてましたか？」と確認の電話を入れるくらいなので、対面の方が安心かなと思っていましたが、Skypeだとすぐにつながって顔も見えるので、特に問題なく使えましたね。

転記の作業がなくなり、毎日1時間の業務改善へ

― ケアコラボのサポートの部分も評価いただきありがとうございます。実際に導入して課題は解決できましたか？

転記の手間が無くなりました。ご利用者を中心に情報が集まるのでタイムラインに一度書くだけで済みます。
夜勤帯のスタッフの記録時間は少なく見積もっても毎日1時間は短くなっていますね。
記録したバイタルが自動でグラフ化されるのも魅力の一つです。
有料老人ホームでは日勤のスタッフが記録のために残業していたのですが、今では一切ありません。

また、情報を伝達する時間が短くなったのも影響が大きいです。
申し送りで39名のご利用者の情報を読み上げるのに30分以上かかっていました。
「15分以内に終わらせるようにしよう！」と目標を立てても業務が変わらないのでいつも未達でした。
ケアコラボ導入後は、現場に入る前に申し送りとチームタイムラインを見ておけば全ての情報が揃います。
今では15分かかることはありません。毎日3名が参加していたので、一ヶ月で約22.5時間の業務削減になりますね。

夜勤帯の介護記録業務と合わせると1ヶ月で50時間以上は確実に業務時間が短くなっています。
おかげで夜勤の勤務時間を変えることに成功しました。確実に2時間の休憩が取れることが見込まれています。
今までは空いている時間を使っても残業になっていたのですが、そちらも無くなりそうです。

スマホひとつにすべての情報を

― その他で変わった点はありますか？

担当者会議でもすぐに情報を参照できるようになり、会議中に内容をタイムラインにコメントで打ち込むので終わってから議事録を書く必要が無くなりました。

社会保険などの個人情報もケアコラボに移しつつあります。
緊急搬送時に情報が揃っているととても便利です。今まではいろんな紙を急いで集めて持っていってたので、どうしても漏れが発生して事業所に確認の電話をしていました。
ケアコラボならスマホ一つで情報が揃うので非常に安心です。
さらに通院時の記録も待合室でケアコラボに記入してしまえば戻って作業しなくていいのでかなり楽になりました。

あとは職員の中で「ICTツール導入したからちゃんと記録せねば！」という空気が出来上がっているようです（笑）
今までは状態の変化があまり無いご利用者の介護記録が少なかったのですが、ケアコラボ導入に伴い些細なことでも記録されるようになりました。

ケアコラボをきっかけにさらなるICTの活用へ

― 働き方改革にも繋がっているということですね。2018年の春にはホームページを新しくされましたね。今後挑戦したいことがあれば教えてください。

ケアコラボの導入をきっかけに、ICT化をもっと進めてみよう！という意識になりました。ホームページをリニューアルしたのと同時にFacebookページの運営もはじめました。
ご家族が入居見学する際に「Facebookページを見ました」というお声をいただけるようになりました。

また、求人誌だけでなく求人サイトでの募集も始めています。
これまでは半年間応募が一切ないこともありましたが、今では月に3件も届くようになりました。

次は拠点間のテレビ会議に挑戦してみたいと思っています！もっと早くICTを活用してればよかったなと思っています。