古賀ゆり

現場の知恵と工夫でケアコラボを使いこなす！チーム分けからワンデーシート活用術まで

2025/7/24(木)「看多機（看護小規模多機能型居宅介護）」と「小多機（小規模多機能型居宅介護）」のサービスを提供されているユーザー様を対象としたオンラインユーザー会、通称「ラボCafe」を開催しました。

全国各地のユーザー様にお集まりいただき、ケアコラボの活用術や現場でのリアルな悩みについて、様々な意見交換が行われました。

本記事では、その模様を時系列に沿って詳しくレポートします。

第1部：はじめまして！自己紹介とアイスブレイク

今回参加された法人様は以下の通りです。

• 医療法人社団健育会 及川様（宮城県／看多機）
• 有限会社あおい 佐々木様（宮城県／看多機・訪問看護・居宅介護支援）
• 株式会社ライブシーク 高田様・村上様（兵庫県／小多機）
• ディアレストケア 尾崎様（青森県／地域密着型通所介護、将来的に看多機開設予定）

アイスブレイクのテーマは「この夏の予定」。
旅行の計画や愛犬との水遊び、野球観戦など、和やかな話題で場が温まり、リラックスした雰囲気で本題に入りました。

第2部：新規ユーザー様の課題共有〜すべての事業所が通る道〜

まず、ケアコラボを導入して1ヶ月という株式会社ライブシーク様から、現在の状況と課題が共有されました。

【メリット】情報共有のスピードアップ
記録をするだけで、離れた事業所の出来事がすぐにわかるので、特に緊急対応の際にとても助かっています」と、導入による情報共有の迅速化を実感されている様子でした 。

【課題】法人内ルールの模索と「慣れ」の壁
一方で、過渡期ならではの課題も挙げられました。

• ルール統一の課題：「重要な記録」をどのタイミングでつけるか、申し送りとタイムラインをどう使い分けるか、といった法人内でのルールがまだ統一できていない 。
• 紙との併用による負担：現場ではまだ紙への記録も残しており、ケアコラボへの二重入力が発生。「大変」「紙の方が早い」という声が上がっており、まずは「間違ってもいいから入力してください」と促している段階 。

これらの課題は、多くの事業所が経験するものです。参加者の皆さんは深く頷きながら、ご自身の経験と照らし合わせていました。（先輩ユーザーからのコメントは第4部↓をご参照ください）

第3部：先輩ユーザーに学ぶ！具体的な運用術と工夫

ライブシーク様の課題を受け、会の中心は先輩ユーザー様による具体的な運用事例の紹介へ。目からウロコの工夫が次々と飛び出しました。

【Case1】有限会社あおい様（佐々木様）

• チーム分け：「二次活用」を見据えたサービス別チーム
  • 以前は「看多機」一つのチームでしたが、現在は「通い」「泊まり」「訪問看護」「訪問介護」「計画作成担当者」の5つに細分化 。その目的は、サービスごとの記録を正確に抽出し、サマリー作成などの二次活用をしやすくするため。「キーワード検索だと不要な記録も混ざってしまうが、事業所からチームを分ければ純粋な記録だけを抜き出せます」と佐々木様は語ります。
• 記録入力：「1dayシート」のフル活用で業務を効率化
  • 「タイムラインへの直接入力はほぼない」と言い切るあおい様 。特変のない定型ケアはすべて1dayシートに登録し、現場では2タッチで記録を完了させています 。いつもと違う状況があった時だけタイムラインに追記するルールで、記録業務を劇的に効率化していました。
• 申し送りとタイムラインの使い分け
  • タイムラインは「法的に求められるケア記録」、申し送りは「それ以外の情報共有の場」と明確に定義 。特に秀逸なのが、申し送りにタイムライン記録のURLを貼り付け、「詳細は記録を参照してください」と誘導するテクニック 。これにより、申し送りは簡潔に、詳細はタイムラインで確認、とスマートな情報伝達を実現しています。
    参考ヘルプページはこちら➡ 「タイムラインの記録を共有しよう」
• 泊まりの記録：「申し送り」でサービスの切り替えを明確に
  • 「通い」から「泊まり」への切り替えは、日勤から夜勤への「申し送り」の記録をタイムラインに残すことで明確化 。業務の切り替え時間がそのままサービスの提供時間の区切りとして記録される、非常に合理的な方法です。

【Case2】ナースイン健育会様（及川様）

• チーム分け：現場のニーズに応える柔軟なチーム編成
  • 「通い」「泊まり」などに加え、「基準該当」チームや、サービスをまたいで一括入力したいスタッフのための「全利用者」チームなど、現場の要望に応じて柔軟にチームを作成 。特に印象的だったのは「終了者」チームで、亡くなった利用者のご家族がいつでも記録を見返せるように、閲覧用として残しているそうです 。
• ワンデーシート活用術：キーワードで日々の実績管理
  • 1dayシートに「★訪問介護」といったキーワードを登録し、日々の訪問件数を管理 。夜勤者が毎日キーワードで検索し、その日の訪問件数をチェックすることで、月末を待たずに日々の実績を正確に把握し、ミスの早期発見にも繋げています 。
• 「重要な記録」はいつ使う？
  • 明確なルールはないものの、インシデントや、利用者の明らかな状態変化があった時に、他の職員が一目でわかるよう目印として使用しているとのことでした 。

第4部：ディスカッションから見えた「移行期」の乗り越え方

先輩ユーザーの具体的な活用術を受け、話題は再びライブシーク様の「紙の方が楽、という声がある」という悩みへ。

あおい様からは、「『慣れれば確実に楽になるのは社会の事実。だから慣れてください』と伝え、移行期間を設けた上で紙を廃止しました」と力強いアドバイス。

ナースイン様も、「最初は批判もありましたが、慣れることで残業もほぼゼロに。『最初の数ヶ月を乗り越えれば必ず楽になる』と伝えたいです」と具体的な成果を交えてエールを送りました。

第5部：ケアコラボからの最新情報

会の終盤では、ケアコラボから新機能や重要なお知らせについてご案内しました。

• 新機能「看護サマリーAI自動作成機能」
  タイムライン記録を選ぶだけでAIが看護サマリーを自動作成。医療機関との連携をスムーズにします 。詳細はログイン画面のお知らせでご案内させていただきます。
• 重要なお知らせ「複数端末による同時ログイン制限」
  「複数端末からの同時ログイン制限と共有アカウントご利用に関するお願い」
  セキュリティ強化と「1スタッフ1アカウント」の原則徹底のため、複数端末での同時ログインに警告メッセージが表示されるようになります 。これに対し、あおい様から「学生実習などで使用する閲覧専用アカウントが欲しい」という現場ならではの貴重なご意見もいただきました。弊社としても今後の開発の参考にさせていただきます 。

おわりに

具体的な活用術から導入期のマインドセットまで、まさに現場の知恵と工夫が凝縮された今回のラボcafe。ご参加いただいた皆様の熱意が、ケアコラボをより良いサービスへと進化させる原動力であることを改めて実感しました。

ご参加、そして貴重なご意見をいただいた皆様、誠にありがとうございました！