書いて終わりの記録から、利用・活用する記録へ

記録を家族に公開したいという思いからケアコラボ導入へ

― 提供サービスについて教えてください。

医療法人大寿会は療養型長期入院に対応した「大寿会病院」と、「介護老人保健施設ユートピア」を運営しています。
「ユートピア」では短時間から長時間まで、様々なニーズのご利用者を受け入れていることが特長です。

法人のビジョンは「選んでいただける、選んで良かったと思っていただける大寿会を実現しよう」です。この実現へ向けて職員一同取り組んでいます。

― ケアコラボはどのように使っていただいていますか？

施設の中でも通所リハビリテーションの部署で採用していて、そこの職員全員が使用しています。
スマホをほぼ一人一台持っているので基本的にスマホで、数名がパソコンでも利用しています。

― 導入前の課題はありましたか？

以前は日々の記録は連絡帳などの紙、請求や計画書は他社のソフトを使用していました。やはり紙ですと、保管場所や記録をさかのぼる時に大変という課題がありました。

現在は紙での記録を無くしケアコラボと請求関連の他社ソフトを併用しています。

― 導入のきっかけを教えてください。

法人全体で電子化を進めていたのでその流れもありましたが、記録した内容を家族にも公開して見ていただき、安心してもらいたいという想いが導入のきっかけでした。

今はまだバイタルのみ家族に公開していますが、今後公開できる部分を増やしていきたいと考えています。

― 家族に公開したいという思いは元々お持ちだったのでしょうか？

そうです。加えて連絡帳を無くして、本当に必要な情報だけをお伝えしたいということもありました。連絡帳の時はスタッフが日常会話的なものなど全てに返事を書いていたので、それが業務負担になっていた背景もあります。

ケアコラボなら必要な情報をご家族へ提供できると思いました。

― ケアコラボとの出会いを教えてください。

電子化しようとなっていた時に、別の担当者がケアテックス大阪という展示会で出会ったそうです。コスト的にも安いこともあり、お試しで始めやすかったのも大きいと聞いています。

― お問い合わせから使用開始まで、とても早かった印象があります。

最初は練習がてらケアコラボにとにかく触って、紙と併用しながらスタートしました。まずは早く始めることを先決し、ゆるやかに移行していき完全にケアコラボにしました。
職員みんなが使えたので、スムーズに進んでいった印象です。スマホで使えるという点も、パソコンより抵抗が少なく始めやすかったのだと思います。

記録するだけでなく記録を利用する

― 導入してよかった点はありますか？

ケアコラボの導入後は連絡帳など紙での記録はなくなりました。
あとは画像をそのまま貼り付けられるのが特にいいと思います。例えば怪我をした場合もすぐに写真をアップできますし、1週間後などの経過も追いやすいです。
またご利用者、ご家族とのリハビリ会議の時も、動画や画像をみていただきながら、現在の状態や目標をお話しできるので便利ですね。

― ただ記録して終わりではなく、その後も利用いただいているんですね。

紙の時から画像などを活用するよう指示がありましたが、残す手間の大きさもありなかなか根付きませんでした。
ケアコラボはスマホで写真を撮ってアップするだけなので、画像付きの記録がスムーズにできるようになりました。
また紙で記録していたときは血圧やバイタルを見直す機会が少なかったのですが、ケアコラボになってからはグラフ化されたものが見られるのがいいですね。
前回と見比べやすいので血圧の上下などにすぐ気がつくようになりました。

― バイタルは意外と人気の機能です！「1day機能」をよく使われていると思いますが、どのように利用していますか？

デイサービスの送迎記録、リハ記録を入れています。
プログラム内容をテンプレ化して、その時の反応を記入しています。テンプレートにしているので時間の短縮になっています。
こちらを活用し、一人当たり6件は記録を入れていますね。

ただ、細かい使い方になるとまだ統一できていない点が課題です。
経過の記録も、コメントに返信するスタッフと新しく記録するスタッフがおり、どうすればもっと便利に使いやすくなるのか今は試行錯誤しています。

― 経過についてはスレッドにコメントを追加していくと追いやすくなると思います。導入してから数年経ちますが、よりよく使おうと工夫されているところが素晴らしいなと思いました。リモートでのサポート体制についてはどうでしたか？

便利ですし、レスポンスも早いので助かっています。ただ質問がある時しかチャットを開かないので、ケアコラボさんからの連絡に気が付かないことがあるのは申し訳ないなと思っています。

― チャットツールは使いやすいものへと改善しながら、より皆さんをサポートしやすい環境を作っていきたいと思っています。ケアコラボは毎週アップデートしていますが、そこについてのご意見はありますか？

スタッフによって意見が分かれていますね。便利になったという方と前のほうが良かったという方がいます。

ただ適宜改善されているので、しっかりとサービスに向き合っていると好印象です。

― ありがとうございます！

導入時の万全なサポート体制。わからないことがあれば気軽に質問を

― 先輩ユーザーとしてアドバイスなどはありますか？

どんどん質問したほうがよい、ということですね。
特にスタート時、ちょっとしたことでも相談すればすぐに対応してくれたのはとてもありがたかったです。
分からないことは毎回対応策を教えていただけたので、そのフォローアップは大きかったと思っています。
遠慮してしまう方もいると思いますが、わからないことや気になることがあったらぜひ気軽に質問しましょう。

― そうですね。弊社としてもどんどん質問してほしいと思っています。では今後のケアコラボをこう使いたいと期待することはありますか？

家族公開機能でコメントのオンオフができたらいいなと思っています。
ご家族からのコメントに全て返信する対応ができないのが現状なんです。
このような機能があれば、もっとご家族へ公開できる記録が増えると思っています。今は希望されたご家族の一部の方に公開していますが、記録が増えればもっと希望者が増えるのかなとも思っています。

― より皆様が満足していただけるサービスになるよう改善していきたいと思います。本日はありがとうございました！