記録事項を細かく設定し最大限活用。ケアコラボ導入で業務を効率化

課題を抱えながらも使用していた他社の記録ソフト

― ケアコラボ導入前の記録について教えてください。

ケアコラボを導入する前は、設立当初から数か月間、主に日報の入力用に、他社の記録ソフトを使用していました。しかし、そのソフトではスタッフ全員が同じアカウントを使用しなければならず、誰がどの記録を入力したのかが分からない仕様になっていました。スタッフ個人の足跡を明確に残すことが重要だと考えていたため、この点に使いづらさを感じていました。

また、アカウントは事業所単位でしか作成できず、スタッフの個別のアカウント発行ができなかったため、請求処理も共通のアカウントを使用せざるを得ませんでした。その結果、他のスタッフも請求情報にアクセスできる状態となり、情報管理の面で不安がありました。

― その他に、他社の記録ソフトを使っていて不便だった点はありますか？

出勤・退勤の記録はもちろん、外泊や出張などの記録が少しでも漏れると請求処理に支障が出ることも問題でした。スタッフの人数が少ないうちは管理できるでしょうけれど、その数が増えるにつれて確認に限界があると思います。

また、全員が同じIDとパスワードでログインする仕様だったため、退職者が出るたびにパスワードを変更する必要があり、その手間を想像すると煩わしく感じました。

開発元からは「アカウントを個別に設定できるようにするアップデートを検討中」との話もありましたが、しばらく待っても改善されなかったため、ケアコラボの導入と同時に利用をやめました。

費用は1事業所あたり月額2万円程度でしたが、この仕様ではコストに見合う満足感を得られませんでした。日報をクラウド化するきっかけとしての利用はいいかもしれませんが、記録を細かく残したいと思うと不十分だと感じました。

― ご利用者個人を尊重するという点でも、細かな記録は大切になってきますよね。

記録の簡素化や業務効率化は大切なことですし、極力クラウド上で情報を管理・共有するなどして工夫しています。ただ、実際には手間をかけてしっかりと記録を残すことも大切です。

スタッフ個人のログを残して記録できると、それぞれの記録の質の向上も期待できます。ベテランスタッフはある程度ボリュームのある記録をして欲しいですし、新人スタッフはまずは簡単な記録でいいと思います。誰が書いたかわからない状態では、その点が確認できず、評価しづらいと感じていました。

― これらの課題は、使い続けるうちに感じたのですか？

初めから使いづらさを感じながら運用していました。事業所が離れた位置にあるため、とりあえずクラウドの製品を試しに導入してみたのですが、実際に使ってみるとあまりにも使いづらく、「これはおかしい」と感じました。
もともと営業電話で紹介されて知り、導入したツールでした。

第一印象は「自分のやりたいように使える」

― そういった課題をお持ちの中、どのようなきっかけでケアコラボを知ったのでしょうか？

異業種の会社経営者の集まりに参加した際、たまたま同業種の方からケアコラボを紹介していただきました。「何かあれば相談してよ」と声をかけてもらい、抱えていた課題を話したところ、ケアコラボの存在を知りました。

その時は詳しい説明を受けたわけではなく、「使いやすいよ！」というシンプルな紹介でした。おそらく、私が自分で判断できるだろうという前提だったのだと思います。興味を持って調べてみると以前のソフトよりも価格も手頃だったため、それなら試してみようと思い導入を決めました。

― ケアコラボを初めて見た印象はいかがでしたか？

まずは使ってみないとわからないと思い、無料体験に申し込んでみました。当時はケアコラボのことを知らなかったですし、優れたシステム自体があまり出回っていなかったと記憶しています。特にクラウドベースのものはほとんどなく、選択肢が限られていました。

第一印象はいい意味で「何もない」というものでした。自分のやりたいように使える点が私の求めていたものにぴったりでした。 自分が使いやすいように細かく設定できるところが気に入り、短期間で使い込んでいきました。

記録の透明性を高め、不正を防ぐ仕組みづくりに活用

― 無料体験の時からすでに［1dayシート］をご活用いただいていましたね。

私たちの施設では、とくにケアコラボのご利用者ののぞむ生活や過ごし方を、簡単に登録できる機能である［1dayシート］を活用し、業務の効率化を図っています。 記録をテンプレート化することで、スタッフが簡単に入力できるよう工夫しています。

例えば、「トイレに行った」「送迎した」といったテンプレートに、その都度記録を追加する形式にし、1日分をまとめて入力する手間を省いています。 これにより、短い記録を積み重ねることで、1日を通して十分な情報が蓄積される形になっています。1dayシートを確認すれば、その日の出来事をひと目で把握できます。

1dayシートのテンプレートは、私が作成しています。ご利用者ごとの入浴時間やスケジュールを一覧表にまとめ、直感的に確認できるよう工夫しています。 スタッフは「この時間になったら声をかける」といった対応をスムーズに行えます。

― 導入時はスマホ、パソコンどちらを使っていましたか？

最初はスマホを使わず、パソコンで記録する方法からスタートしました。他のグループホームの方から聞いたお話ですが、夜間スタッフが1人しかいない時に、支援をせずに記録だけを作成していたスタッフがいたケースがあるそうです。

そのような場合、ホームにあるパソコンで入力するように指示することで、ホーム内でしか入力できなくなり、不正が起きにくい環境を作れます。例えば、夜中にスタッフが外出してしまった場合、施設内でトラブルが発生しても気づけなくなります。安全面や信頼の観点からも、そのようなことは避けなければなりません。

外に出ている間に施設内でトラブルが発生すると、対応が難しくなりますよね。見回りの記録があっても、実際にはその間にスタッフが外に出ていたり、ご利用者が外に出て行ったりすることもあります。こうした問題を防ぐためにも、初めは記録をホーム内のパソコンで入力するようにしてもらっていました。

― 無料期間が終わる頃、こちらから連絡をした際にはすでに導入の意思を固めているように見えましたが、いかがでしょうか。

そうですね、2か月間の無料体験を経て、ケアコラボに関してはほぼ導入を決定している状態だったと思います。他のシステムを検討する時間もなかったですし、自分のニーズに合ったシステムを見つけたので、迷わず始めることにしました。

当時は1事業所のみでしたが、去年の11月に2事業所目の運営も始まったため、そこでも導入しました。

iPadの導入で業務効率を向上。コストとリスクを考えた選択

― スタッフへの周知で工夫した点などありましたか？

スタッフへの周知については、最初は新しい記録システムの導入に拒否反応を示すスタッフもいましたが、使っていくうちにすぐに慣れてもらい、2ヶ月も経つと「ケアコラボの方が便利だ」と実感してもらえました。

1事業所目ではパソコンを使っていたのですが、2事業所目を開設するタイミングで、予算や利便性を考慮してiPadをレンタルし、導入しました。キーボード入力に慣れていたり、大きな画面に慣れているスタッフは最初は少し不便を感じたようですが、すぐに慣れてもらえました。

「LINEのような感じで簡単に入力できる」と伝えることで、ハードルなく利用してもらうことができました。私が作成したテンプレートに、簡単に追記をしてもらうだけなので、スムーズに導入できました。

― iPadを導入したきっかけについてはいかがでしょうか？

2事業所目を開設するとき、パソコンを導入する予定はありませんでした。これまでもパソコンを使うタイミングといえば、ケアコラボに記録などを入力するときのみだったので、費用面や破損リスクを考えると、むやみにパソコンを導入するのはもったいないと感じました。

そんなことを考えている時、ケアコラボからのアンケートに回答したことがきっかけで、スマホやタブレットのレンタルをおこなうBelong社を紹介してもらいました。

事業所で使うには十分な機能を備えた第7世代のiPadを、月額1,000円程度で利用しています。年間でも1万円ほどしかかかりませんし、万が一壊してしまった場合の補償額が最大3,000円の保険サービスも付帯しているため、大きな負担がなく安心感があります。その際は、もちろん新しいものと交換していただけます。

【Belong社に関する詳細はこちら】

キーボードとケーブルは自分たちで用意し、カバーを兼ねるタイプのキーボードをつけて使用しています。キーボード入力が必要な人はそれを使い、直接入力したい人は画面で入力できるようにしています。

また、ウイルスやエラーへの対応が難しいスタッフがいる場合、iPadのシンプルさは大きなメリットになります。特に、万が一のトラブル時に業務が止まらないようにするためのリスクヘッジとしても、iPadが最適だと考えました。

― その他に活用されているケアコラボの機能はありますか？

日中支援加算や外泊管理などの項目も、すべて1dayシートに組み込む形に変更し、管理者がワンタップで記録を残せば、後で検索できる仕組みに整えていきたいと思っています。

さらに、議事録の管理についても、特記事項などに雛形を作成し、コピー＆ペーストで簡単に活用できるようにすることで、記録の手間を減らせればと考えています。

ケアコラボが新しく始めたユーザー同士の座談会の「ラボCafe」も非常に意義のある取り組みだと思います。

【 ラボCafeの活動 詳細はこちら 】

こうしたコミュニティの存在が、より広い視野で情報共有を進めるきっかけになります。ユーザー同士のつながりが生まれることで、より良い運用や業務改善につながることが期待できます。

― ケアコラボを導入した評価を教えてください。

ケアコラボを導入して、最も評価されている点は、アカウントが個別に作成できるようになったことですね。これによって、誰がどの記録を入力したかがすぐにわかり、業務の透明性が向上しました。また、スタッフに対して「何をすればいいのか」が明確になり、無駄なことを考えなくても済むようになったので、スタッフの負担が軽減されたのではないかと思います。

さらに、タイムライン機能を使って、他のスタッフの対応を参考にできる点も良い点として挙げられます。実際に、困った時に過去にうまく対応したスタッフの記録を見返して、改善策を学ぶことができたという好事例もあり、他人の対応から学ぶことはスタッフの成長にもつながりますよね。

他の事業所で使っているツールを聞いたのですが、文章での入力がほとんどできないものでした。ケアコラボは個別対応の記録がしやすい点が、特に使いやすいと感じているようですね。ご利用者一人一人に合わせた記録や対応が全て1dayシートに記録してあるので、スタッフへの指導もスムーズに行えます。対応のマニュアルのような感じで、特に新しく入ったスタッフの教育に役立っています。

まずは使ってみることが大切。アップデートするケアコラボと共に成長していく

― これから導入を検討をされている方にアドバイスはありますでしょうか？

ケアコラボの導入時には、少しハードルが高く感じるかもしれません。なぜなら、シンプルすぎて何をどう記入すべきか迷うことがあるからです。ただ、実際に使っていくうちに、非常に使い勝手が良いことが分かるので、その点は安心して使い続けられると思います。

最初のステップで不安を感じることがあっても、相談できる場所や問い合わせができるサポート体制がしっかり整っています。チャットやテレビ会議など、リアルタイムでつながれる方法が提供されていることで、困ったときにすぐ対応してもらえるのは心強いですね。

最初のハードルを越えれば、事業所ごとに合わせた形で作り込めるので、スムーズに運用できるのではないでしょうか。さらに、1〜2週間に一度とバージョンアップも頻繁に行われているため、使いながら進化していく感覚があり、常に最新の状態で安心して利用できる点も魅力です。

― 今後ケアコラボを使っていく展望や、ケアコラボ社に対するご意見があれば教えてください。

外泊や入院など、イレギュラーな対応を入力できる機能が追加されると、実際の運用においてさらに便利になると感じます。こうしたニーズにも柔軟に対応できるツールに進化していくと、現場での使い勝手がより一層よくなると思います。

公式サイトのリリースノートなどもいつも拝見しています。今後もアップデートを楽しみにしていますし、私たちもサービスを活用して成長していきたいです。