超過勤務のない職場へ。リハビリ動画の共有など、情報連携でケアの質も向上

著名な法人様からのご紹介がきっかけに

― 現在の使用状況を教えてください。

現在は、当法人の中でも札幌の全事業所で活用をしています。
他の地域の事業所についても興味を示してくれてるところも出てきています。

― 2018年9月に最初のお問い合わせをいただきました。ケアコラボはどこでお知りになりましたか？

まず我々は、先駆的な法人様とお付き合いすることで、少しでも福祉に関する良い情報を得てケアに活かしたいという想いがあります。
その当時、小規模多機能型居宅介護の勉強会が道内で行われており、社会福祉法人元気の里とかちの櫻井さんがその場で取り上げていました。
「ICTやIoTなどの最新機器を使いこなし、作業効率を改善する。福祉のイメージそのものを変える。」といったことをお話されていて、そういった先駆的な法人様がケアコラボを活用されていたことが印象的だったんです。

手書きや保管の不便さ…たわむキャビネット、超過勤務の発生など山積みの課題

― 導入以前に、現場で感じられていた課題、特に紙の記録で困っていたことはなんですか？

まずは、手書きすることがとにかく大変でした。例えばご利用者が20名分とすると、それを全て自分で書くので、想像以上に手が疲れてしまいます。
また、記録を正確に書くために時間がかかっていました。ある程度まとめて書きますから、その際に、内容を思い出したり、メモしていたことをまとめて書き写すのも大変です。
また、記録ファイルの収納場所も必要ですし、時には見直しのために、膨大な量から探し出さねばならないこともあります。
こういった手間も含めて、とにかく、いちいち大変なんです。当時を思い返せば、よくやっていたなぁと思いますね。

― 他の法人からも保管場所やそこから探す手間は切実だと伺いますね。当時の記録用紙は、どのように作成されていましたか？

エクセルで原本を作成し、コピーを取って使う形でした。原本は各自のPCに入れていたので、属人的になっていました。
エクセルでのコピーや並べ替えも複雑に感じていましたね。
また、年度末にはファイルに綴じる作業が発生します。

部長から現場に相談があったのは3年くらい前でしたけれど、「こういうのやりたいんだけど」と言われた際は「なんて斬新なのかしら」と喜び勇んだ覚えがあります（笑）。
それに、実際、若い子も喜ぶだろうと感じました。

その他に、意外と課題だったこととして、弁護士の方への情報開示への対応ですね。
相続トラブル等の理由から、入居者様の生前のご様子を知りたいとご家族や弁護士の方から、事業所宛に依頼が入ることがあります。
今後こういった案件が増えてくることも見据えて、簡単かつ手早く記録を提出できる体制にしたいと考えていました。

― 裁判の対応などもあられるのですね、それは確かに以前のような紙での管理だと大変そうですね。

本当にそうですね。実際、こういった揉め事の場合、かなり前の日付まで遡る必要があり、時間を取られてしまいます。
また、施設内の事故報告の際の情報開示もあります。こちらとしては、可能な限り速やかにご家族にお伝えしたいという想いもあり、記録の提出が早くなるのは助かりますね。
なにより、手書きでぐちゃぐちゃの報告書で、「いい加減なケアをしていたのではないか？」と誤解されてしまうのは、悲しいですから。

大手ソフトより使いやすいケアコラボ

― こういった課題感の中、まずは大手請求ソフトのケア記録機能ともご検討されたと伺いました。内容をお聞かせください。

はい、導入している請求ソフトのケア記録機能は、最初に検討しました。ただ、早い段階で候補から外れた経緯があります。

なぜならこういった、機能の多さをうたわれたものは、素晴らしいけれど、福祉の現場ではほとんど使いこなせません。ケア記録については、できる限りシンプルで、現場の使いやすさを一番大切にしたかったんです。

その点、ケアコラボは、シンプルで福祉の現場にマッチしそうだと感じていました。

それに、導入コストの低さはとても魅力的でした。多くの介護ソフトは、導入時に何百万円もかかり、失敗したなと思っても、途中でやめることは出来ません。
実際に介護施設は、経営が厳しくなってきている現状がありますから、新しいものを試そうにも、慎重にならざるを得ない現実があります。
そんな中で、初期費用が発生しないというのはありがたかったです。

残業も無駄もない職場へ

― 先ほどお伺いしたような課題は、ケアコラボを導入したことで改善されたのですね。

はい、課題に感じていた点は全て解消されました！手は疲れないし、スマホを持っていって隙間時間に記録をまとめられるので、思い出す時間も手間もありません。
事業所内でバラバラだった記録のフォーマットが統一されたので、事業所間での異動があってもなじみやすいというのもありますね。

同様に、ケアプランも各自の端末にエクセルを保存、コピーする必要がなくなりました。
エクセルと違って、順番の並べ替えが自動になったりと、細かいけれど、現場にとって画期的でした！

また、情報開示の際に、すぐにご家族や弁護士の方にデータで情報をお渡しできるようになったのも大きいですね。探す時間やコストが削減できました。
それに、書類が増えていかないって本当に良いですよ。キャビネットがいっぱいにならないですから。
こういう一つ一つの困りごとが解消されたことで、超過勤務が圧倒的になくなったんです。
これは、実際、素晴らしい成果でしたよ！うちは、おかげさまで残業がほとんどないんです。
あと、余談ですが、職員が買ってくるボールペンが減らないです（笑）。

リハ動画の共有、外部機関との情報連携など、ケアの質が大幅に向上

― 最初に伺った”紙の記録”による課題の解決以外にも、良かったと感じる点はありますか？

ケアコラボだと動画を共有するタイムラインという機能があるのでスムーズでした。
例えば、言葉で伝わりづらいリハビリを、スマホのカメラで動画を録画、共有したことでケアが大きく向上しました。

また、理学療法士からご利用者のリハビリのアドバイスをもらい、それを元に現場の介護職員が日常の中で行います。
今までのように言葉だけでは、ニュアンスなど正確に伝わりませんが、動画にしたことで、どの職員も同じ動きができるようになりました。

― 今までに聞いたことがなかったです。革新的でとても素晴らしいですね！マニュアルのようにご利用いただいているんですね。

この活用は、全国小規模多機能型居宅介護事業者連絡会　全国大会in大分にて共有しました。周りの反応もすごくよかったですし、モチベーションになりましたね。ぜひ広めてください！（笑）
あとは、外部の受診の時に端末をもっていけるので、データがその場で閲覧でき、症状が出た時の状況を医療機関に正確に伝えられるようになりました。
写真や動画で共有できるので文章と違って認識の齟齬がなく、とても安心ですね。

こういった面でも効果という点においては、本当に素晴らしかったと感じています。

― ありがとうございます！では、ちなみに予想外だった効果などありましたか？

実は最近、採用面接時に、「記録はどうしてますか？」とよく聞かれるんです。
うちは随分前から、「スマホで記録するシステムを導入してます！」と自信を持って言うことができます。

― 先ほどおっしゃっていた費用対効果の結果はいかがですか？

全然余裕で達成できていますよ！1ヶ月につき、1人当たり、たった1時間残業を削減できれば、それでペイできてしまいますからね。

ここに言及するほど当時は「記録」が要因の超過勤務が多かったわけですが、先ほど申し上げた通りで、導入後から、うちはもう残業はほとんどないわけです。
これだけ成果につながるなら、やらないともったいないですよね。

― これは採用にも活きてきそうですね。

はい、ぜひ、ご応募お待ちしています（笑）

さて、冗談はともかく、記録にかかる時間が少ないということは、本来やるべきケアにかけられる時間が増えることなんです。
職員の気持ちにゆとりが生まれると、その方のことをもっと考えようという気持ちやパッションが生まれてくる。
パーソン・センタード・ケアの考え方ですよね。こういう付加価値が生まれたのはご利用者の皆様にとって、本当に良いことだと考えています。

他拠点への拡大は意外なほどスムーズ。劇的な効果が、次の現場からの信頼材料に

― 2019年4月からご利用いただきました。1事業所からのスタートでしたが、導入後のご様子をお聞かせください。

4年程前は、まだスマホを使い慣れていない職員もいた上に、画面の小さい端末を選んでしまったせいで「見えない」「打つのに時間がかかる」という反発の声が出たんです。
導入直後は時間外が発生したこともありましたが、スマホの予測変換が便利で、結局1週間も経たずに慣れていました。

ケア記録は、ある程度決まった流れを書く場合もありますので、予測変換が効果的だったみたいですね。

― たしかに。新しい視点でしたが、全部書くより、圧倒的に早いですもんね！

1つの事業所で20名の職員ユーザーから試験導入できたので、こういった声も聴きながら進められたのもよかったですね。

― すぐに効果を実感いただき、2020年の4月から導入施設を拡大されました。この際はどのように広めていかれたのですか？

「やってみて、すごくよかったからやるよ」とこちらから導入を進めた形です。
現場に浸透するよう、1週間もかけてケアコラボさんから導入勉強会を開いていただきましたね。
現場からは1施設目の導入と違って、大きな反対意見は出ず、試してみよう！という感じでスムーズだったと思います。
やはり「すでに現場で使われて評判が良い」ということが大きかった。

導入前後のフォロー、現場の意見を元に機能改善していく姿勢を評価

― 導入後、現場の皆様から様々なご意見をいただき製品改善につなげていきました。こういった姿勢についてはどうご評価いただいていますか？

そこが全てじゃないでしょうか。
実は、僕は他の法人にもすごくすすめています。アフターケアが素晴らしいです。
売ったら売りっぱなしにされず、日々改善いただいていることと、直接、福祉の現場から意見を述べる場があることを、他の法人様にもお伝えしてます。
皆さん「素晴らしい」と、反応は同じですね！
実際に、ある法人様は導入前に、直接うちに見にいらして、こちらが説明差し上げたこともありますよ。

― チャットでサポートをしていますが、ここについてはいかがでしょうか？

こちらから相談するたび、きちんと回答をいただくことができて、実際に機能改善をしてくださるので安心感があります。
特に初期の頃は、かなり頻繁に相談に乗っていただき、様々な改善をしていただいた覚えがあります。
こんな風にお伺いしやすい環境を作っていただけているのは本当にありがたいです。業務に邁進することができてます！

まだ紙で記録されている方へ。無料体験だけでも踏み出してみては

― これから導入する方へアドバイスをいただけますか？

まだ紙で記録されている方については、良いものはぜひ、活用してみてください、ということでしょうか。
気づいていても踏み出せない場合もありますから、今回の導入事例などを見て、一つのきっかけにしてもらいたいです。
それに、ケアコラボには無料体験があるので、一度活用してみてもいいんじゃないでしょうか。

― 実際、三草会様のように、「良いケアをしたい、もっと利用者様へ還元したい」という想いで使ってくださる方が多いと感じています。

最初にお伝えした通り、道内にある歴史と実績のある法人様とお付き合いさせていただいておりますが、皆さんケアコラボを使っていらっしゃるか、導入を検討しています。

利用者や職員のために日々実践されている法人さんがより良いサービスや環境を求めて良い（便利な）ものを試していく、と言うことなのでしょうね。

― 確かに、同じような熱い想いを持たれる法人様の連鎖がおきています。ありがとうございます。最後に、ケアコラボに期待することはありますでしょうか？

我々、介護事業者は昨今、特に厳しさが増してますから、こんな素晴らしいソフトが今の価格で使えるのはとても良いことだと感じています！
ということで、この先も突然の大幅な値上げがないと嬉しいです（笑）

今の時点では、現場も上層部も大満足ですね。また遊びに立ち寄ってくださいね（笑）

― はい、また遊びに行かせてくださいね。本日は貴重なお話ありがとうございました。