すべての記録をケアコラボに移行！杜の家やしおの新しい介護記録の形とは？

杜の家やしお（社会福祉法人 福祉楽団）では、介護記録のために「ケアコラボ」を利用しています。

今回は、実際に介護記録をつけるために日常的にケアコラボを使っているスタッフの視点から、ケアコラボの魅力に迫ります。
インタビューしたのは、杜の家やしおに勤めて7年になる栗原さん。栗原さんは、紙ベースの記録もケアコラボでの記録も経験しているベテランスタッフです。
長い間、紙で介護記録をつけてきたスタッフにとって、突然「ケアコラボ」のような介護記録ソフトで記録することになったとき、戸惑いは感じなかったのでしょうか。
ケアコラボの使い勝手や導入前後の変化を、現場目線から聞いてみました。

非効率的だった紙での記録

ー栗原さんは、紙での記録とケアコラボの記録、両方をご経験されていますね。ケアコラボに比べて、紙での記録はいかがでしたか？

紙での記録で困ったのは、一度に一人しか記録ができないという点です。
介護の現場では、介護職員をはじめ、看護師や相談員などさまざまな人が働いており、それぞれが利用者様の様子やケア内容を記録しています。

しかし、紙の場合は、介護職員が「今すぐ記録をつけたい」と思っても、相談員が先に記録をつけていれば、それが終わるまで待たなくてはいけませんでした。
記録する場所が一箇所しかないので当然のことではありますが、非効率的だったと思います。

また、紙では、過去の記録を追うのも大変でした。
過去の記録は倉庫に保管しているので、わざわざ倉庫に行って、探して、持ってきて…という手間がかかります。
さらに、手書きで記録するため、書く人や読む人によっては読みづらいと感じることもありましたね。

杜の家やしおでのケアコラボ活用法

ー現在は、ほぼすべての記録をケアコラボで行っていると伺っています。杜の家やしおでのケアコラボの使い方を教えてください。

杜の家やしおでは、1ユニット10名構成のユニットケアを行っており、2ユニットで1チームとして動いています。

パソコンは1チーム（2ユニット）につき1台、スマホは1チーム（2ユニット）につき3台用意しており、勤務者で使いまわしています。
スマホは、早番・遅番で1台、夜勤者で1台持つイメージです。

すべての介護記録をケアコラボで行っているので、スマホは常に肌身離さずの状態ですね。
PC、スマホどちらからでのアクセスできるので、例えば相談員が事務所でPCを使ってケアプランを確認している間に、ユニットにいるスタッフがその場でスマホから最新情報を記録していくということも日常茶飯事です。

またスマホがあれば、利用者様の病院に付き添っている場合も、待ち時間を利用して記録することもできます。
PCのほうが記録しやすいというスタッフは多いですが、現場を離れずに記録できるスマホの手軽さはとても魅力的です。

ケアコラボ導入後の変化

ー実際にケアコラボを使ってみて、変化したことはありますか？

一番の変化は、介護記録をタイムリーに共有できるという点です。
情報共有のための時間が短縮されるので、申し送りや多部署を交えたケア方針の話し合いもスムーズになりました。

2つ目の変化は、簡単に検索できるようになったことです。
ケアコラボではフリーワード検索ができるので、「あとでケアに役立てたいな」と思ったら、関連するキーワードを一緒に入力しています。

例えば、転倒される利用者様の転倒対策を考えるために、転倒に関する記録には「転倒」というキーワードをいれるようにしておけば、あとで検索するときも必要な情報をすぐ集めることができるんです。

3つ目の変化は、スタッフのモチベーションがあがったことです。
とくに新入職員は、自分が投稿した記録に上司から「いいね」を押してもらうと、「ちゃんと見てくれてるんだな」と感じるようですね。
もちろん、私を含むその他のスタッフも、同僚やご家族様から「いいね」やコメントをもらうと、やはり嬉しくなります。

家族との共有で関係性が深まる

ーありがとうございます。杜の家やしおでは、2018年4月から、利用者の家族にケア記録が公開される「家族共有機能」の利用を開始しています。家族に情報を共有することで、なにか変化はありましたか？

ケアコラボを通してコミュニケーションをとることで、これまでよりもご家族様との関係性が作りやすくなりました。

なかなか面会に来られないご家族様とも、施設内での利用者様の様子や職員との会話を共有できるだけでなく、それに対してコメントのやりとりができるので、関わりが深くなりましたね。

また、写真や動画も好評です。我々としては「目に見える記録」ができますし、ご家族様にとっては「生活そのものを残せる」というメリットがあります。
紙ベースだと写真をとる機会が少ないので、例えば亡くなったあと、あまり写真が残っていないということもありましたが、ケアコラボにしてからは、スタッフも積極的に写真や動画をとるようになりました。

一方で、そうした写真をご家族様が親族の方などに共有するケースが発生しています。
好ましく見ていただいているからこそではありますが、写真には他のご利用者様が写っている場合もあるため、どのように管理するかが課題にもなっています

重要事項はホワイトボードでも共有

ー確かに、個人情報にもなる介護記録の取り扱いは難しい問題ですね。その他に、使ってみて感じた問題点はありますか？

ケアコラボはタイムライン表示なので、事故報告などの重要な情報も、新しい情報に流されてしまうという点です。

紙ベースで事故報告を行っていたときは、事故報告書をユニットに貼って、すぐ目につくようにしていました。
しかし、今はすぐ情報が流れていってしまうので、スタッフルームにホワイトボードを置き、そこに記入することにしています。

進化し続けるケアコラボ

ーありがとうございます。最後にメッセージをお願いします。

紙の記録はひたすら文字を書くだけでしたが、ケアコラボにしてから、動画や画像の投稿やコメントでのやりとりができるようになり、介護記録を楽しむ幅が増えました。
もちろん課題もありますが、問題が発生したらそのつどケアコラボ社に共有し、必要に応じて改善していただいています。

杜の家やしおでケアコラボを使い始めて4年目になりましたが、常に進化し続けているなと感じています。
これからも、ケアコラボと一緒に新しい介護記録の形を模索していければと思っています。