記録のための残業をゼロに。ケアコラボ導入で実現したコスト削減と職員のモチベーションアップ

記録のために残業がひと月120時間も発生していた

― まずは有限会社あおい様について教えてください。

私ども有限会社あおいは、宮城県富谷市にて、「訪問看護」「居宅介護支援」「看護小規模多機能型居宅介護」のサービスを提供しています。地域に根差した看護と介護を提供し、地域と共に成長し続けることを理念に掲げています。

もともと、仙台市若林区と富谷市の2箇所で訪問看護ステーションを運営しておりました。2014年に富谷市のステーションに併設する形で、看護小規模多機能型居宅介護の「富谷複合サービス事業所あおい」を開業しました。

その後、仙台市のステーションは役目を終了し、現在は富谷市の2つの事業所でサービスを提供しています。職員数は、看護師、准看護師、理学療法士、介護福祉士、介護職員など、合わせて約30名です。ケアコラボは全職員が使っています。

― ケアコラボを導入する前には、どのような課題があったのでしょうか？

ケアコラボを導入する前は、記録は紙に手書きしていました。毎日記録のための残業が発生するのに加え、毎月主治医やケアマネに提出する月間報告書の作成にも時間がかかっており、書類作成のための残業が大きな課題でした。

約30人の職員のうち、17～18人が常勤職員なのですが、記録のための残業が全体でひと月あたり約120時間発生していました。常勤職員1人あたり、平均して月間約7時間、1日約20分の残業が発生していた状況です。その残業代が年間200～220万円かかっていました。

法人として収益性を高めていくためには、こうした無駄な残業をなくしてコストカットし、浮いたお金を設備投資に充てて、職員に還元することが必要だと考えました。多くの職員が帰宅後に家事や育児をされており、残業削減は働きやすさにも直結しますから。

また、紙の記録だと、カルテを置いてある場所に行かないと見ることができないため、大事なことだけでも抜き出して共有できるように、Chatworkを使ってみました。しかし、紙での記録が前提なので、なかなかうまく使えませんでした。

具体的には、誰が・いつ・何をしたかについては簡素化したフォーマットで共有できても、ケアを提供した結果に関するアセスメントの共有がなかなかできていなかったのです。情報の共有がされないことでケアプランの継続性が損なわれたり、インシデントが起きたりもしていたので、記録がケアの質向上に結び付いていないことが課題でした。

せっかく記録した内容を効率的に活用したいし、なるべく職員全員の手元に情報がある環境にして、いつでも見られるようにしたいと考えたとき、紙では限界がありました。

― そういった課題は、いつごろから感じていたのでしょうか？

訪問看護のみのときはそこまでの課題感はなかったのですが、2014年に看多機を開業し、職員数が30名ほどに増えたことで、紙の限界を感じるようになりました。ですから、10年以上前から、紙に変わる方法はないかと模索していた状況ですね。

大手電機メーカーにアプリ開発の相談をしたこともありましたが、開発コストがかかりすぎて現実的ではありませんでした。かといって既存のクラウドツールは医療福祉に特化したものはなく、自分たちにとっては使い勝手がよくなかったので、仕方なく紙での記録を続けてきました。

その後、2022年頃からクラウドが一般化し、コスト的に見合う電子記録ツールが介護業界にも入ってきたので、「紙からクラウドに切り替えましょう！」と法人に伝えた形です。

自由度の高さと、ご利用者への共有しやすさが決め手

― ケアコラボの導入を検討したきっかけを教えてください。

有限会社あおいは宮城県看多機協議会に加盟しています。2023年、同協議会を通じて交流があった石巻市の医療法人社団健育会さんに、記録の電子化を考えていると話したときに、「うちで導入しているケアコラボという介護記録システム、いいですよ」と教えてもらいました。後日、見学に行かせてもらい、実際の画面を見たところ、自由度高く使えそうな印象を受けました。

ホームページを見ると、システムのアップデートや変更の回数がとても多いことがわかり、こちらが要望を伝えたら対応してくれるのではないかという期待を持てました。あまりに大きすぎるメーカーは打っても響かなそうですが、ケアコラボ社はユーザーの声を聴きながらシステムをより良くしていってくれる会社だと感じられたのです。

また、自由度の高さだけでなく、ご家族と情報共有ができる機能がある点も魅力でした。もともと法人の方針としてご利用者やご家族と情報共有したいと考えており、紙で記録しているときから複写式でご利用者に控えを渡していたのです。
ほかの記録システムには記録をご利用者やご家族と共有する仕組みがなかったこともあり、情報共有ができるケアコラボであれば役員会議で上申しやすいと考えました。

― ケアコラボの導入を上申された際、経営層の反応はいかがでしたか？

上申では、具体的な数字を伝えることを意識しました。紙で記録するために発生する残業代が年間210万円、それと別に複写式の記録用紙が年間20万円以上かかっていました。

一方、ケアコラボを職員30人に導入しても年間40万円しかいきません。すぐに残業をゼロにするのは無理でも、ゆくゆくは年間170万円ほどの経費削減を見込めると伝えました。

それが2023年初頭で、そこから社内での検討に時間がかかったのですが、12月にようやくゴーサインが出たので、すぐにケアコラボ社に問い合わせをしました。そして、導入のための無料お試し期間が2か月間あると聞き、複写式の記録用紙の在庫がなくなるタイミングに合わせた最短のスケジュールを組めるなと思いました。

コスト削減のために電子化をするのに、複写式の記録用紙を追加購入したくなかったので、タイミングとしてもちょうどよかったし、役員会や職員にも話が通しやすかったですね。

ケアコラボ導入前と比べて、残業時間を7割以上も削減できた

― ケアコラボの導入はスムーズにいきましたか？

職員には「紙での記録を廃止するのは決定事項なので、ケアコラボに慣れてください。最初は戸惑うかもしれませんが、慣れたらラクになります」と伝えて、理解してもらいました。事業推進部があれこれ説明するまでもなく、アナログからデジタルに変わると便利になることは、すでに世の中が証明していますから。

― ケアコラボを導入したことで、課題は解決できましたか？

残業時間の削減という課題については、むしろ導入直後の1〜2か月は残業が増えました。とはいえ、デジタルに不慣れな職員もいたので、記録に関連する部分で残業が一時的に増えることは想定の範囲内でした。導入から3か月経つと、ようやく導入前と同じぐらいの残業時間になり、そこから徐々に減っていきました。

ケアコラボを導入して約2年になる2025年11月現在、導入前と比べて、7割以上も残業時間を削減できています。月間報告書の作成にまだ少し時間がかかっており、残業ゼロには至っていませんが、日々の記録に関しては概ね業務時間内に終わらせられるようになってきたので、当初の課題を解決しつつあるといえるでしょう。

情報共有という課題については、以前は事務所まで行ってカルテを見なくてはなりませんでしたが、職員全員が手元のスマホや各部署のタブレット端末、パソコンでケアコラボを見られるようになったので、以前より情報を共有しやすくなりました。

ただ、その情報をもとにケアの質を上げるという観点では、まだ十分な成果を上げられてはいないと感じています。

ケアコラボを選んだ理由に自由度の高さがありましたが、それは現場の職員の意見を大事にして、より良い使い方を創り上げていきたいという思いがあったからです。トップダウンで「こう使いなさい」と指示するより、現場のニーズに合わせることが大切ですから。
しかし、現場の職員は導入直後は操作に慣れるのに必死で、慣れた後も通常業務に忙しく、なかなか主体的な意見が上がってきませんでした。

しびれを切らし、厚労省のケアプラン標準様式で作成できる計画書機能のメリットをアナウンスしたところ、前向きなリアクションがありました。
今後は、現場からの意見を黙って待つのではなく、トップダウンで強要するのでもなく、「こんな方法があるよ」「こんな使い方もできるよ」と働きかけることで、意見が出やすい環境を作り、記録の活用という課題の解決につなげていきたいです。

― それ以外にも導入してみてよかったことがあれば教えてください。

ケアコラボのご家族共有機能のおかげで、紙の連絡帳のときに比べて、ご家族からのコメントが増えた印象があります。この機能でご利用者の記録を見てコメントしてくださる方は、紙のときにもコメントを書いてくれていた方で、「以前はコメントしなかった方もコメントしてくれるようになった」というわけではありません。とはいえ、以前よりもコメントの量は増えました。

その理由は、手元のスマホから確認でき、「読んだよ」ボタンを押したり、コメントを入力したりしやすくなったからだと思います。コメント機能がツリー表示になっていてやりとりを続けやすいことも、頻度・量が増えた一因でしょう。

ご家族から感謝の言葉をいただくと、職員はやはり嬉しいですし、モチベーションもアップします。特に喜ばれるケアをしたときに、職員の名前を挙げて「○○さん、今日は本当にありがとうございました」と書いていただけるときもあり、それを本人だけでなく周りの職員も見られるので、「こんな言葉をかけてもらえるの、素敵だな。私もそうなりたいな」という前向きな気持ちが現場に広がっているように感じます。
オープンだからこそ、感謝の言葉も厳しい言葉も全員と共有できて、非常にいいですね。

「こうしていきたい！」に寄り添ってくれる心強いパートナー

― 対話しながら一緒に機能を開発していく姿勢に関しては、どう感じていますか？

ケアコラボ社はユーザーの声にしっかり耳を傾けてくれ、「こんな要望してもいいのかな」と思うようなことに対しても「参考になります」と言ってくれるので相談しやすいです。

ケアコラボのユーザー同士をつなぐ座談会「ラボCafe」でほかの事業者さんとざっくばらんにケアや支援についての話ができるのも楽しく、とてもいいなと思います。全国で1,000を超えた看多機なので、他県の仲間と繋がれる機会はありがたいですね。

― これから導入を検討している方にメッセージをお願いします。

ケアコラボ社はユーザーの声を真摯に受け止めてくれ、可能な限り開発にも反映してくれる会社なので、「どんな使い方ができますか？」「こんな使い方をしてみたいのですが……」など、遠慮なく相談してみるところから始めるといいと思います。

「うちのシステムはこうだから、このように使ってください」と押し付けるのではなく、「基本はこうですが、こんなふうにも、あんなふうにもできます」と、複数の選択肢を提示してくれるので、自分たちに合った使い方が見つかることでしょう。

― 今後の展望やケアコラボ社への期待をお聞かせください。

目に見えるタイムマネジメントとして、残業を減らすという部分は（まだ100％の達成率ではないにせよ）確実に成果が上がってきているので、これからは記録をケアの質に還元するという取り組みを本格化していきたいと考えています。

私たちの「こうしていきたい！」に寄り添って、システムもより良いものに変わっていけるところがケアコラボの魅力です。一緒に頑張っていける心強いパートナーだと感じているので、これからも遠慮なく要望を伝え、自分たちの仕事に生かしていきたいと思っています。