紙の支援記録から2週間でシステムに移行し、すべての記録を支援に活用できるようになった

紙の支援記録は共有に時間がかかっていた

― 提供サービスについて教えてください。

元々は障がい者向けの入所施設からサービスを開始しました。
重度の自閉症の方の支援から始まり、発達障害のある方の支援へとサービスを広げていきました。
今では子どもから大人まで利用いただけるよう、ライフステージに応じたサービスを提供しています。

法人内での活動にとどまらず、厚労省の研究事業へ積極的に参加しています。
法人理念は「地域に生きる」です。
開設当初よりご利用者の人権を大切にしており、現在10以上の部署がありますが、2ヶ月に1回のペースで権利擁護虐待防止委員会を開催しています。
生まれ育った地域で自分らしく生活できるように、やさしさのある社会をつくることを目指しています。

― ご紹介ありがとうございます。記録システムを導入する前の課題を教えていただけますでしょうか？

ケアコラボの導入前は、支援記録をすべて紙でおこなっていました。
エクセルで作成したフォーマットを印刷し、そこへ各自が書き込みます。
その記録をサービス管理責任者へ提出し、印鑑を押して回覧する流れでした。

業務の合間を縫って支援記録を読むので、どうしても溜まってしまうことがありました。
手元の紙をご利用者ごとにファイリングし直すことも手間でした。
溜まった分をスタッフ総出で整理するなんてことも…
この作業は非効率だと感じていましたね。

― 紙での回覧となると、どうしても時間がかかってしまいますね。

読むまでに時間がかかることで、支援に記録を活用できないのが最大の課題でした。
2週間に1回、利用者面談を行っているんですが、その際に前回の面談記録が見れないことがあったんです。
「なるべく見ましょう」と言っても、業務自体が変わらないのでなかなかうまくいきませんでした。
記録を支援に活かしたいと、ずっと思っていました。
紙だと1枚しかないので、全員で見ることも出来ませんでした。
みんなで見れるようにするために支援記録をコピーする場合もありましたが、紛失のリスクが高まると感じていましたね。

紙はシステムと違い、無くしたことにも気付けませんし…
紙の支援記録は図やイラストで記録しやすいというメリットもありますが、活用に目を向けるとデメリットもあります。

問い合わせから2週間という短期間での導入

― ケアコラボのことはどこでお知りになられましたか？

ケアコラボの評判はいろんなところから聞いていて、ずっと気になっていました。
お世話になっているコンサルの方からの評判がとても良かったこともあり、ケアコラボ社に問い合わせをしましたね。
初期費用が無料、そして一人あたりの月々の利用料も安いので気軽に始められました。

― お問い合わせいただいてから導入までが約2週間と非常にスムーズでしたね。

導入が前提で問い合わせをしたので、比較検討も行わずにすぐに動き出しましたね。
新しいものを導入する際は、合意形成をあまりせずに進めている部分もあります。笑

最初は使用感やセキュリティを心配していたスタッフもいましたが、慣れてくれば大丈夫になっておられるように思います。
ケアコラボはデザインがシンプルなので、導入当初より現場から操作に関する質問はほとんどありませんでした。
セキュリティに関しても、法人から支給した端末以外でのアクセスを禁止することで担保しています。

検索機能を活用し、記憶でなく記録を元にした支援へ

― ケアコラボはどのように使っていますか？

パソコンでの利用がメインですね。
法人の支給する端末以外でのアクセスは、労務管理の観点からルールとして禁止しています。
パソコンで利用する際に、支援記録に写真が添付しづらいことが課題です。
最近iPadを購入したので、こちらを利用することでより記録がしやすくなればと思っています。

― 検索の機能をうまく使っているようですね。

記憶ではなく、記録を根拠にした支援がしたかったんですよね。
「去年の夏」など過去の支援記録を探すことが難しく、どうしても記憶頼りになってしまう部分がありました。
ケアコラボの検索機能を使うことで、過去の記録が支援に活用しやすくなりました。

記録時に一定のキーワードを入力しておくことで、検索がしやすくなっています。
（「面談」「体調」「睡眠」「実習」「面接」「三者懇談」「クリニック」など）
導入時に検索がしやすいようにキーワード表を作っておいたのがよかったですね。
現場で活用しやすいように、運用担当のスタッフが色々工夫してくれました。

― ケアコラボを導入して変わったことはありますか？

朝礼や終礼が大きく変わりましたね。
今までは支援記録を回覧できていなかったため、口頭で伝えていました。
ケアコラボを導入してからは、「詳細はケアコラボを確認してください」が基本になり、情報共有の時間が短くなっています。
おかげで朝礼や終礼の時間で、支援のことやプログラム運営のことなどをディスカッションができるようになりました。
今では支援記録を共有するのではなく、作業室などの環境を整えるということを話せています。

予想外だった導入効果としては、記録用紙の印刷代が大幅に削減されたことですね。
毎月2〜3万円くらい下がっているので、ケアコラボの利用料の元が取れています。
もうちょっと値上げしていただいていいかも知れません。笑

― 支援記録の共有はできるようになりましたか？

口頭での連絡が中心でしたが、今ではケアコラボが中心です。
ケアコラボの記録はリンクを共有できるので、急ぐ場合はチャットワークを使って共有しています。
特に管理者は外出が多いため、こういった形で支援記録を共有してくれるのは助かります。
出先でもリアルタイムで記録を確認できますからね。
現場スタッフも支援記録を読む時間が増えたように感じます。
文字情報での情報共有が習慣化されたことがいいなと個人的に感じています。
欲を言えば、記録に対するリアクションやコメントがもっと活性化するといいなと思っています。

写真や動画で記録できるのもいいですね。
就労支援の実習となると、付き添いのスタッフしかその場（企業の現場）を知ることができません。
動画で記録が残っていれば、見たスタッフがご利用者の活躍に対して声掛けができます。
就職後の職場訪問で、活躍している写真があれば送り出したスタッフも嬉しくなります。
外での支援はどうしても個人プレイになってしまいますが、中のスタッフに共有できるとチームプレイにつながります。

トップダウンだけでなく、運用担当者を配置してスムーズな導入を

― これから記録システムを導入する方へのアドバイスはありますか？

管理者がITが好きであれば、トップダウンで進めていけるでしょう。
それだけでなく、運用を整理する担当者も配置し、ボトムアップでの推進も合わせるとよりスムーズに導入できると思います。

― 今後法人として挑戦したいことはありますか？

みんな私生活ではAmazonなどデジタルにお世話になっていますが、福祉の現場に来るとアナログになってしまいます。
合意形成を優先してしまうと、アナログ派が多数だと大きな変化を起こせなくなります。
なので個人的にはいろいろ試したいという思いが強いです。

利用者支援をするスタッフにとって、ケアコラボのような利用者に関わるツールをまず使うことで、デジタル慣れしやすいでしょう。
最近ではご利用者の方がデジタル化が進んでいるということもありますし、VRなども試しています。
世の中が便利になってきていますし、ITに興味を持つスタッフが増えていくといいなと思います。

ケアコラボに関してはもっと広まってくれたらいいなと思いますし、継続してサービスの提供と改善をしてくれると嬉しいですね。
これからは支援記録をご家族へ共有する機能を使っていきたいです。
毎月のオンラインユーザー会があるので、活用事例が聞けると助かります。