ご家族に記録を共有することでケアスタッフが一名増えた感覚に。写真や動画の活用で関係性も向上

紙の記録は転記が多く、申し送りを探すのも時間がかかる

― ケアコラボ導入前の記録方法と課題を教えてください。

エクセルで作成したフォーマットを印刷して、紙に記入していました。

日々の記録、バイタル板、連絡帳、申し送りなど内容の似通ったものがいくつも存在していて、転記作業が多く、時間がかかっていました。

ご家族にお渡しする連絡帳は、施設用にコピーして保存していました。通いで来られる方が15名程度なので、そこそこな量がありましたね。保管のスペースも必要でしたし、印刷コストもかかります。

とにかく記録に関わる業務が多く、残業にもつながっていました。

書いた記録を読むのにも時間がかかってしまいますし、紙なので複数人で見ることができず待つ場合も。またフォーマットが多いので、あとで見返す際に紙を探す手間もありました。

― どういったことを見返すことが多かったでしょうか？

申し送りの内容を遡って見たいことがよくあるのですが、見返す時に「いつのだっけ？」となることがよくありました。病院受診や訪問、通所の日程などが埋もれてしまうことがあり、いつだったか具体的に思い返すことができませんでした。

― こういった課題はいつ頃から感じられていたのでしょうか？

他の施設での勤務経験もあるのですが、ずっと紙の記録が当たり前と思っていました。
ただ法人内の一部の事業所では記録を電子化していたので、もしかしたら看多機でもできないかと思い、調べ始めました。

ご家族との記録共有が理想のケアの形だった

― ケアコラボを知ったきっかけを教えてください。

当法人のICT担当が、同じ東北エリアの、あきた創生マネジメントさんと交流する機会がありました。LINE WORKSユーザーとして知り合ったのですが、記録について相談したところ、ケアコラボをご利用中と教えていただきました。

その後すぐにケアコラボに問い合わせをしたのですが、比較検討のために他の大手ソフトも何社かお話を聞いたり試したりしました。

記録を行うという目的で見ればどの会社さんも使いやすいというイメージはあったのですが、他社はわたしたちの目指すものとは違うと思いました。

― どのあたりが違うと思われたのでしょうか？

看多機ということもあり、紙の連絡帳をなくしたいというニーズが強く、ケアコラボのご家族共有機能が解決につながると思いました。

他の会社さんの記録は職員間での記録の共有しかできなかったのですが、ケアコラボはご家族に記録をそのまま共有できることに魅力を感じました。

「ただ単に記録を家族に送れる」ではなく、リアルタイムにケア記録を共有することでご家族がケアスタッフに加わるイメージが付いたんです。

― ご家族と記録を共有できるソフトは、ずっと探していたのでしょうか？

実はケアコラボにこういう機能があるとは思っていなかったのですが、ご説明を聞いてまさに理想だと感動したのを覚えています。ご家族も含めてご利用者の記録を見れることで、よりよいケアにつながる確信がありました。
比較検討はしたものの、ここが決め手となり、ケアコラボの利用を開始しました。

できる人が教えることで現場への浸透を早める

― お問い合わせいただいたあと、すぐに無料体験をはじめられましたよね。

そうですね、やはり操作してみないと分からないことがありますし、他の職員の印象も聞いておきたかったので、できるだけ早く無料体験をしようと思いました。

事業所にiPadがあったので、すぐに使い始めることができました。

― 皆さんの反応はいかがだったでしょうか？

ケアコラボはSNSのような使用感で、使いやすいという声が多かったです。機能としては、記録に写真や動画を添付できることが高評価でした。ご家族への共有を考えると、文字以外に写真や動画も記録に添付できるといいよねという話になりました。

― 導入後はどの端末でケアコラボを利用されていましたか？

無料体験で利用していたiPadとパソコンに加え、スマホを導入してより使いやすい環境を整えました。

やはり記録方法が変わることに抵抗感がある方もいましたので、まずはケアコラボ社の説明会に参加してもらうことからはじめました。

得意な職員が先に使い方を覚えたので、覚えた人から順番に苦手な方に教えていくようになりました。

教えることは勉強になりますし、こうすれば自然とできる人が増えていき、早い段階でみんなが使える環境ができあがります。ケアコラボは使いやすいこともあり、一度覚えるとみんなすぐに使うことができました。

ケアコラボでの記録することに慣れるために、1dayシートを活用したことも成果につながったと思います。

看多機ならではの1dayシートとプロフィールの活用

― どのように活用いただいたのでしょうか？

看多機ということもあり、訪問介護の時に活用しています。
訪問時に実施するケアの予定を指示書としておおまかに1dayシートに記入しておき、その通りにケアをしてもらいます。手順の下に改行でスペースを空けて詳細な記録を追記してもらうことで、画一的な記録にならないように工夫もしています。
同居していないご家族も訪問の日程はご存知なので、訪問時間のあとに記録があるかどうかが安否確認にもなっているようです。

時短につながることも想像できていたので、かなり早い段階で活用をはじめました。テンプレートのように活用することで、ケアコラボへの入力が苦手な職員も早く慣れることができました。

― 他にも訪問ならではの活用はありますか？

ご利用者のプロフィールに訪問時の注意点を記載しています。
例えば排泄ケアの用具やゴミ捨て場の位置など、事前にまとめて入力しています。
シフトの関係もあって訪問するスタッフは毎日違うので、こういった情報共有がとても大切になってきます。久しぶりに訪問にうかがうご利用者も、ケアコラボの1dayシートやプロフィールだけ見れば安心してスムーズにケアに入ることができます。

あとは訪問日数のカウントがしやすいように、記録にタグ付けをしていくイメージで、「★訪問介護」と記入しています。こうすることで「★訪問介護」と検索すれば「訪問介護」だけの記録は引っかからないので、訪問件数が計算できます。

訪問件数は加算に直結してくるため、こういった計算を簡略化できるのはとても助かっています。

― ご家族への記録の共有はいかがでしょうか？

ご家族との連携を大切にしたいと思ってケアコラボを選んだので、こちらも早い段階でスタートしました。ただ全員一斉にスタートするとたいへんになると思ったので、スマホなどが得意そうなご家族から順番にご利用を案内しました。

おかげさまで1名を除いて、連絡帳はケアコラボに置き換わりました。この方だけはケアコラボからの転記をしていますが、そこまで負担はかかっていないですね。

― 連絡帳を含めた転記作業は減りましたでしょうか？

そうですね、記録が原因となる残業は目に見えて減っています。

LINE WORKSを活用して職員アンケートを取ったのですが、記録時間が短くなって残業が減ったという声が多かったです。

― 転記以外にも時間が短くなった理由はありますか？

紙だと用紙が1枚しかないため、誰かが書いている時は待たないといけませんでした。

以前は業務の合間での記録がむずかしく、16時からまとめて記録する時間を取っていました。
送迎時間に間に合わせないといけないため、プレッシャーもありましたね。少しだけ待ってくださいということもありました。
一番最初の便で帰る方から順番に書くという意識も必要で、今考えると本当にたいへんでした。

今ではスキマ時間にスマホなどからすぐに記録できるので、まとまった記録の時間を取る必要がなくなりました。

ご家族共有による関係性の変化、ケアスタッフが1名増えた感覚に

― 記録の内容に変化はありましたか？

記録の時間にゆとりができたことで、記録の内容が濃くなったと思います。それよりも変わったのはご家族からの反応ですね。

― どのように変わったのでしょうか？

今までの連絡帳は文字でしか記録ができませんでしたが、ケアコラボだと写真や動画で記録ができます。

ご家族からは「家で見る表情と全然違う！」という声が多いんですよね。「こんなにニコニコしてる表情を見たことがない！」「上機嫌で歌を歌うんだ！」など嬉しいお言葉をいただいております。

外出した時の記録は、自宅にお帰りになった際の会話のきっかけになるなど、日々の記録がご家族内の会話が広がるきっかけにつながっているようです。

― ご家族から人生録の登録があったそうですね。

そうですね、ケアコラボのご案内をした時に軽く説明した程度だったんですが、驚くことにご家族が積極的に登録してくれていました。職員はどうしても今のご利用者のことしか分かりませんが、ご家族が人生録を登録してくれることで、今の生活に至るまでバックグラウンドを知ることができます。

どうすればもっと楽しく生活できるのかな？と考えるきっかけになり、よりよいケアにつながっています。

― 記録に対してご家族からのコメントはありますか？

記録に対するコメントは多いですね。それだけでなく、ご家庭での様子やバイタルの状況をコメントしてくれる方もいらっしゃって、本当にケアスタッフが一名増えた感覚なんですよ。

紙の連絡帳にもコメントを返してくれる方はいらっしゃったのですが、手書きだと書くハードルが下がったのか、明らかにコメント量が増えて関係性が密になっています。

在宅に力を入れているということもあり、ご家族あってのケアだと考えています。ご家族が色々と教えてくれるのは職員にとってはとても助かることですね。

― LINE WORKSの連携はいかがでしょうか？

管理職を中心に利用しています。いち早くご家族からのコメントに気付けるようになりました。
ご家族からのコメントが多いこともあって、便利な連携サービスだと感じています。

ご家族との関係性を重視する人には使ってほしい

― 今後導入する方に向けてアドバイスがあれば教えてください。

やはりご家族からの感謝の声が増えましたし、職員の励みになります。

ケアによって引き出された笑顔の写真が記録として残せると、「もっとこんな笑顔が撮りたい」「もっとこういうところに行きたい」と思えますし、記録自体が楽しいものに変化しました。

おかげさまでご利用者ともっと密に関われるようになりましたし、それを見るご家族の関係性もより深いものとなりました。

ご家族との関係性を重視する方はぜひとも使っていただきたいと思います。

― ケアコラボを使っていく展望やケアコラボ社に対する期待があれば教えてください。

まだすべての機能を使えているとは言えないので、もっと活用していきたいと思います。

こちらから要望をお伝えすると真摯に向き合ってくれますし、ユーザー同士の交流会であるラボCafeを開催してくれるのもありがたいです。

これからもこういった活動を大切に、そして継続していただきたいです。