佐藤 ありさ

こんにちは！介護現場で導入されるICTツールの1つ、介護記録ソフトを提供するケアコラボ株式会社の佐藤です。

社会保障の担い手不足や労働力不足が深刻化する「2040年問題」が目の前に迫っている今、厚生労働省も介護現場のICT化を推進しています。すでに介護記録ソフトや請求ソフトを導入しているという事業者さまも多いのではないでしょうか。

しかし、本来目的を達成するための「手段」であるはずのICTツールの導入が、それ自体「目的」にすり替わってしまっている現状も見受けられます。

ICTツールの導入は、導入すること自体がゴールではありません。本来の目的は、テクノロジーの力を借りて記録や事務作業などの間接業務の負担を軽減し、そこで生まれた貴重な時間を「本来皆さまが実現したいケア」や「ご利用者一人ひとりに寄り添い、向き合う時間」に充てることにあるのではないでしょうか。

本記事では、介護現場のICT化とは？や、IT・IoTとの役割の違い、導入によって得られるメリットを詳しく解説します。さらに、最新の補助金情報に加え、ICTツールの活用によって新卒採用に成功した法人さまや、当社のケアコラボを導入し、年間300万円近いコスト削減を実現した法人さまの事例も合わせてご紹介します。

介護現場のICT化とは？厚生労働省がICTの利用を推進する理由

ICTとは？ICTの定義とIT・IoTとの違い

近頃さまざまなところでICTってよく聞きますよね。何気なく使っている言葉だと思いますが、皆さま、意味をご存じでしょうか。

ICTとは「Information and Communication Technology（インフォメーション・アンド・コミュニケーション・テクノロジー）」の略称で、日本語では「情報通信技術」と訳されます。

従来のIT（Information Technology：情報技術）が、コンピューターやソフトウェアなどの技術そのものを指すのに対し、ICTはそれらを使って「人と人」「人とモノ」をつなげる技術のことを指します。

厚生労働省が介護現場のICT化を推進する理由

厚生労働省が介護現場のICT化を推進する理由の1つとして、「医療・福祉分野の深刻な人手不足」と「ケア需要の急増」があります。

「2040年問題」という言葉を耳にしたことがあるのではないでしょうか。
2040年問題とは、高齢者人口がピークを迎える一方で20歳～64歳の現役世代が減少し、医療・介護福祉分野をはじめとする社会保障の担い手不足や労働力不足が深刻化する社会課題のことです。

そのため、介護現場でもICTツールを導入し、少ない人手でも現場を維持できる体制の構築が必要となっているのです。

出展：2040年にかけての社会の変容（厚生労働省）

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介護現場でICT化するメリット

記録業務の時間の削減し、ご利用者と向き合う時間を増やす

介護現場のICTツールの代表でもある介護記録ソフトを導入することで、これまで手書きやパソコンで行っていた介護記録業務が、スマホやタブレットなどで完結できるようになります。

紙の記録やパソコンのある事務所に戻って記録をしたり、手元のメモから記録し直したりすることがなくなり、記録業務の時間を削減することで、浮いた時間をご利用者さまと向き合う時間に充てることができます。

また記録や情報をクラウド上で管理・保存することで、よく福祉事業者の皆さまからお聞きする「キャビネットに大量の紙の記録が溢れている…」という問題や、「情報を探し出すのに時間がかかる…」という問題の解消もできます。

リアルタイムな情報共有によるチームケアの強化

ICT化することで、ご利用者の日々の様子やケアの内容を、ご利用者に関わるスタッフがリアルタイムで確認・共有することが可能になります。

ホワイトボードや口頭による申し送りでは、情報の伝達漏れやタイムラグが発生するリスクがありましたが、ICTツールを使えば送迎中や訪問中、他の事業所にいるスタッフへも、すぐに正確な情報を届けられます。

人材の獲得と定着率アップ

2024年8月に私たちケアコラボは、介護福祉士を目指す専門学校生を対象に、就職活動に関するアンケートを実施しました。その結果、就職活動中の学生の91.9%が「ICTツール・介護ロボットを導入していること」を就職先の条件に挙げているということがわかりました。

また、2025年9月に実施したアンケートでは、就職先選びで最も重視する点として「働きやすい環境」が69.2%と圧倒的な1位となり、若手人材の獲得と定着には「安心して働ける職場環境」が不可欠であることがわかりました。

このことから、先進的なICTツールの導入は、専門性を重視する優秀な学生から「選ばれる事業所」になるための必須条件であることがわかります。

安心して働ける環境、つまりシステム・アプリなどのICTツールを導入し、業務負担を軽減できる環境を整えることが重要であることを示すことが、人材の獲得において大切なポイントです。

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自事業所の魅力を高めて「選ばれる施設」に

ICT化は事業所の魅力を高め、新規のご利用者の獲得やご家族満足度の向上にも直結します。

具体的なメリットとして、介護記録ソフトを活用した「ご家族への記録や情報のリアルタイム共有」が挙げられます。なかなか面会に来られないご家族や遠方に住んでいるご家族でも、手元のスマホやタブレットから、施設やご自宅での日々の様子を写真や文章でリアルタイムに確認できるのは、ICTツールならではです。

こうした「情報の透明性」を確保する取り組みは、ご家族との間に信頼関係を築き、安心感を与えるだけでなく、不信感によるクレームの減少といったポジティブな変化をもたらします。

「記録をご家族にもオープンに共有している」という先進的な姿勢は、他事業所にはない独自の強みとなり、数ある施設の中から「ここなら安心して任せられる」と選ばれる理由にもなります。

介護現場のICT化の課題と解決策

初期費用とランニングコスト

ICT化において皆さまが最も不安に感じ、導入の壁となるのが費用ではないでしょうか。スマホやタブレットなどの端末の購入やインターネットの環境整備費用、ICTツールの初期費用など、ICTツール導入時にはまとまった資金が必要となることが多いです。

解決策の1つとして、国や自治体の補助金や助成金を活用することが挙げられます。

【 介護・障がい者福祉サービスが活用できる補助金 】※詳しくは後述します

• デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）
• 介護テクノロジー導入支援事業

また、社会福祉法人やNPO法人などの非営利組織向けに、世界のIT企業が提供している支援プログラムを利用することもおすすめです。ツールが無償で提供されたり、大幅な割引プログラムが提供されたりしており、お得にICT化を推進することができます。

詳しくは別の記事にまとめていますので、非営利組織の皆さまはぜひご覧ください。

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Wi-Fi環境の構築や端末準備などのインフラ整備

ICTツールを安定して稼働させるためには、事業所全体のインターネット（Wi-Fi）環境整備が不可欠です。また、端末の準備においては、持ち運びやすさや画面の視認性、スタッフの使いやすいものなどに考慮した選定をすることが大切です。

これらのインフラ整備はICT化の土台となるため、事業所の規模やスタッフの人数、導入するICTツールに合わせた設計が必要になります。

インフラの整備について、どこからはじめたら良いのだろう..？とお悩みの方は、ケアコラボでも相談を承っています。ご相談自体は無料ですので、お気軽にお問合せください！

デジタルに苦手意識のあるスタッフへのフォロー

新しいシステムの導入は、ご高齢のスタッフやデジタルに苦手意識のあるスタッフにとって、大きな心理的負担となります。この課題を解決するには、操作が直感的で分かりやすいツールを選定することが第一歩です。

具体的なフォロー体制としては、段階的な導入スケジュールを組み、使いかたを学ぶ時間を十分に設けることが有効です。また、使い慣れたスマホと同じOSものを導入したり、現場でICT推進リーダーを配置したりすることで、スムーズな定着が図れます。

セキュリティ対策とルール作り

ICTツールの活用には、個人情報漏洩のリスク管理が欠かせません。ウイルス対策ソフトの導入やアクセス権限などの細かな設定が不可欠です。また、ソフトウェアの面ではID・パスワードの厳格な管理や、端末の持ち出しに関するルールを明確にする必要があります。

【 運用ルール例 】

• パスワード管理：
  • 複雑な文字列の使用を義務付ける
  • 3ヶ月や半年に1度など、定期的に変更する
  • スマホやタブレットの端末には、パスワードを記憶させない
• 権限管理：
  • 役職や職種に応じ、閲覧や編集できる情報の範囲を制限する
• 利用可能範囲：
  • スマホやタブレットなどの端末は事業所内のみで利用する
  • 自身のスマホ端末を使用する場合は、自宅ではアクセスしない
• もしものとき：
  • 端末を紛失してしまった場合はすぐに管理者に伝え、パスワードを変更する

介護ICTツールの種類と特徴

記録：介護記録ソフト・障がい福祉ソフト

介護記録ソフトは、日々のケアの様子や変化の記録を電子化し、ケアに関わるスタッフにすぐに共有できるツールです。障がい記録ソフトも同様で、日々の支援記録（ケース記録）を電子化するものです。

記録を電子化することで、過去の記録や情報もすぐに検索できるようになり、よりご利用者にあわせたケアプランや個別支援計画書の立案が可能となります。

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見守り：センサー・カメラ・ナースコール

見守りシステムは、ご利用者の安否や動作を遠隔で把握し、スタッフの訪室の負担を軽減するツールです。最新のシステムでは、ベッドセンサーや見守りカメラ、ナースコールがスマホ1台に集約され、どこにいても状況を把握できます。

情報共有：チャット・インカム・グループウェア

チャットやインカムを活用することで、すぐに知らせたい申し送り事項などを即座に伝えることでき、伝達漏れによるミスが減少します。迅速かつ正確な情報共有は、スタッフ間のストレスを軽減し、チームケアの質を向上させます。

バックオフィス：請求・勤怠管理・シフト作成

勤怠管理やシフト作成などのバックオフィス向けのICTツールは、事務作業の効率化が期待できます。これらのツールは間接業務の削減に直結し、浮いた時間を直接的なケアやスタッフのマネジメントに充てられるようになります。

その他：服薬管理・車両管理・入退院支援など

介護現場には特定のサービス種別や課題に対応しているICTツールも多くあります。
服薬管理ツールは、QRコードのスキャンにより、誤薬や飲み忘れを防止することができます。
車両管理システムは複雑な車両管理を自動化でき、入退院支援ツールは医療との連携を強化することができます。

介護現場のICTツール導入事例

社会福祉法人平野の里さま：ICTツール導入で新卒7名を採用

社会福祉法人平野の里さまでは、20年以上にわたり現場の支援記録をすべて手書きで運用しており、記録するスタッフによる熱量の差や内容の偏りが長年の課題となっていました。

また、従来のソフトは特定のパソコンでしか操作できず、記録業務が重なる時間帯には順番待ちが発生し、リアルタイムでの正確な情報入力が難しい状況にありました。

こうした課題を解決するためにケアコラボを導入した結果、各スタッフがスマホを使いスキマ時間を活用することで、記憶が新しいうちに記録が入力できるようになり、ご利用者の消灯時間までにはその日の記録業務が完了できるようになりました。

また、ケアコラボ導入後に「夜勤体験」というインターンシップも開始。実際にケアコラボを操作してもらう取り組みを始めたところ、先輩スタッフが残した過去の具体的な記録を通じて現場の仕事イメージがより伝わりやすくなり、結果的に1年間で新卒7名の採用につながりました。

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社会福祉法人チハヤ会さま：記録と申し送りの時間を削減し、年間約300万円をコストカット

社会福祉法人チハヤ会さまでは、他の記録ソフトを導入していたものの、使い勝手がすこし悪く、結局紙に書いてホワイトボードや掲示板で共有するという二重の手間が発生してました。また、高額なライセンス費用の影響もあり、スタッフ全員が記録業務に参加できていないことが課題でした。

ケアコラボへの移行後は、スタッフが手元のスマホから直接記録できるようになり、これまで事務室のパソコンへ戻って入力していた1人あたり1日30分の時間を削減。これを人件費に換算すると、1事業所あたり年間で約292万円ものコスト削減に相当するとのことでした。

さらに、記録がすぐに全体共有されるようになったことで、これまで毎日15分から20分を費やしていた朝礼や夕礼を廃止することができ、その分の時間を直接的なご利用者への支援に充てられるようになりました。

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株式会社ウェルフェア三重さま：ご家族からのクレームが激減

株式会社ウェルフェア三重さまでは、10年以上にわたり「紙の記録が当たり前」という考えが定着していましたが、情報の転記作業や保管場所の確保といったコストを削減するため、ICT化に踏み切りました。

導入にあたっては、情報の透明性を高めるために「ご家族への記録共有」を戦略的に実施しました。
以前は体調不良や事故などのネガティブな事象が起きた際のみご家族へ連絡を行っていたため、コロナ禍で面会が制限される中、ご家族からは不安や問い合わせが絶えない状況でした。しかし、ケアコラボを通じて日々の細かな様子や写真をリアルタイムで共有し始めたことで、ご家族が「施設での日々の様子」を具体的にイメージできるようになり、クレームが劇的に減少したとのことです。

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事例から学び慎重に判断した記録システムの導入。記録の“家族共有”によって生まれたポジティブな変化

社会福祉法人薫英会さま：写真や動画の記録で支援の質が向上

社会福祉法人薫英会さまでは、従来の介護ソフトによる文字中心の記録が、現場で行われている本来のケアの側面が見えにくい「無機質な情報の羅列」になっていることにもったいなさを感じていました。

ケアコラボを導入し、スマホで撮影した写真や動画をすぐにアップロードして共有できる体制を整えたことで、文字だけでは伝えきれなかったご利用者の細かな表情や仕草が可視化され、ケアに対する解像度が向上しました。

また記録を家族にも公開したところ、「普段見えない仕草を見ることができた」と喜ばれる事例も生まれ、ご利用者の最期には「このツールがあって本当に良かった」という感謝の言葉が送られたとのことです。

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写真や動画つきの記録で、「ケアに対する解像度」が向上した

社会福祉法人明徳会さま：記録が「生きた記録」に変化

社会福祉法人明徳会さまでは、法人が大きくなるにつれて複数のサービスを併用する利用者が増加したことで、情報が各事業所の日誌に分散し、全体像が把握しにくくなるという情報共有の壁に直面していました。

ケアコラボの導入により、どの事業所を利用していてもご利用者を軸にすべての情報が時系列で集約されるようになり、記録が「生きた情報」へと生まれ変わりました。特に、日中の通所先での様子を夜勤者がスマホで事前に確認できるようになったことは、強度行動障害の方への対応においても大きな変化をもたらしたとのことです。

また、パート職を含む全職員が記録に参加できるようになったことで、これまで遠慮して言えなかった小さな気づきもすべて記録に残るようになりました。

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ご利用者を軸に記録が集まる「生きた記録」へ。日中・夜間の情報共有が変えた支援のカタチ

【令和8年最新】活用できる補助金・助成金

デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）

デジタル化・AI導入補助金は、主に小規模事業者や中小企業を対象とした、ITツールの導入を支援する補助金です。

介護福祉現場で導入できるものとして、介護記録ソフトや請求ソフト、バックオフィスで使用する勤怠管理ソフトなどが挙げられます。対象となるITツールは、事前に事務局の審査を受け、デジタル化・AI導入補助金のウェブサイトに公開されているものとなります。

ケアコラボはデジタル化・AI導入補助金のITツールに登録されています。
ご興味のある方は下記の資料をご覧ください。

▽資料ダウンロードはこちら▽
デジタル化・AI導⼊補助⾦を利⽤したケアコラボ導⼊について

介護テクノロジー定着支援事業

各都道府県が主体となり実施されるのが、介護テクノロジー定着支援事業です。記録と請求の業務が転記不要となる環境の実現や、科学的介護情報システム（LIFE）へのデータ連携などが要件となります。

都道府県ごとに募集時期や詳細な要件が異なるため、最新の情報を自治体のホームページで確認することが大切です。特に募集時期については年に1度のため、こまめにチェックしておくことをおすすめします。

失敗しないためのICTツール導入ステップ

介護ICTの導入を成功させるには、現状の課題の洗い出しから、ゴールの明確化、推進プロジェクトチームの結成、ツールの比較選定、デモ実施、スタッフへの説明といったようなステップを踏むことが重要です。

現場の声を聞かないトップダウンの導入は失敗を招きやすいため、なぜ導入するのかという「想い」を共有し、職員がメリットを自分ごと化できる環境を整えることが定着への鍵となります。

詳しくは以下のページにまとめていますので、よろしければご覧ください！

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介護記録の電子化で現場はどう変わる？介護ソフト導入のメリット・導入手順を解説

まとめ

本記事のふりかえり：ICT化は「目的」ではなく「手段」

介護現場におけるICT化の本質は、新しい機器やソフトを導入すること自体ではなく、それによって生まれた時間を、本来皆さまが実現されたいケアの形や、ご利用者一人ひとりに寄り添う時間に充てることにあります。

2040年問題という深刻な担い手不足に直面する中で、ICTツールは現場の生産性を高め、スタッフがやりがいを持って長く働き続けられる職場を作るための「手段」の1つです。

ケアコラボのような記録ソフトの導入も、ソフトを使いこなすこと自体がゴールではありません。大切なのは、その「手段」を活用して皆さまが目指すケアをどう実現していくか、という「目的」を忘れないことです。

スマホやタブレットで誰でもつかえる記録ソフト「ケアコラボ」

ケアコラボは、スマホやタブレットを活用し、誰もが直感的に操作できるクラウド型の記録ソフトです。パソコン操作に苦手意識があるスタッフさまでも、LINEのような感覚でかんたんに操作ができます。

スマホやタブレットを活用することで、記録のためにわざわざ事務所に戻る必要がなくなり、ご利用者のとなりに座って相槌を打ちながら、その場ですぐに記録ができるようになります。私たちは、記録業務を単に効率化するだけでなく、そこで生み出された貴重な時間を、皆さんが本来やりたいケアの時間に充てていただきたいと心から願っています。

皆さんが大切にしている目的を達成するための最適な手段として、ケアコラボというソフトウェアを通し、日々の業務を全力でサポートさせていただきます。

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自事業所の課題にどう向き合うべきか、最新の補助金をどう活用できるかなど、具体的な検討を始めたい方は、ぜひお気軽に詳細資料をご覧ください。また、1週間の無料体験を通じて、実際の使い勝手や現場スタッフの反応を確かめることも可能です。
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