【アンケート調査】ケア記録をご家族に共有することで起きた現場の変化

こんにちは！ケア記録ソフト「ケアコラボ」の佐藤です。

ケアコラボには、日々のケア記録をご家族にも共有できる「ご家族共有機能」があり、多くの事業所さまにご活用いただいています。「ご家族への情報共有に興味がある」「今は紙で共有しているけれど、そろそろシステム化したい」とお考えの事業者さまが増えている一方で、このような不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

「ご家族からどんな反応が来るか不安…」
「現場スタッフの入力や返信の負担が増えるのでは…？」

そこで今回、ケアコラボのユーザーさまを対象に「ご家族共有機能」に関するアンケートを実施いたしました。

本記事では、そのアンケート結果をもとに、「ご家族共有機能を始めたきっかけ」「共有をはじめて生まれた変化」「大変だったことや乗り越えるための工夫」などをご紹介します。
これから記録のご家族への共有をはじめようとお考えの方や、運用のイメージを膨らませたい方のヒントになれば幸いです。

ケアコラボの実際の画面 — リアルタイムで日々の様子が伝わる「ご家族共有機能」の画面

7割以上の事業所で記録をご家族に共有している

最初の設問では、ご家族への記録の共有について、「共有する予定はない」「準備・検討中」「一部から開始している」「多くのご家族に共有している」の4段階でお聞きしました。

最も多かったのは「多くのご家族に共有している」事業所で、全体のおよそ6割を占めました。「一部から試験的に開始している」も含めると、7割以上（約75%）の事業所がすでに現場で運用をスタートしているという結果になっています。

もちろん、この数字はケアコラボのユーザーさまを対象としたアンケート結果のため、介護業界全体の傾向を示すものではありません。それでも、「すでに多くの事業所で使われており、現場での知見やノウハウが蓄積されている」ということはこれから導入される方にとっても参考にしやすく、スムーズな運用スタートへの後押しになるのではないでしょうか。

ご家族への共有をはじめた理由

アンケートでは、ご家族への共有を始めた理由も選択式でお聞きしました。

何か特別なことや、ご家族からの強い要望があったからではなく、「ご家族にも日々の様子を届けたい」「スタッフが日常の記録を打つ操作に慣れてきた」という自然な流れでスタートされた事業所さまが多いことがわかりました。

ご家族への記録の共有をはじめて「変わったこと」

実際に共有を始めた事業所さまに「どんな変化や効果があったか」をお伺いしたところ、現場とご家族の両方に変化が生まれていることがわかりました。

ご家族に「安心感」が生まれる

一番多かったのが「ご家族の安心につながった」という声です。会える・会えないに関わらず、リアルタイムで様子が伝わること自体が大きな価値になっています。

面会に来られなくても現場の様子がわかるため、とても好評です。施設としても常にケアの内容を共有しているため、双方の信頼関係が強まりました。

基本的に大きな変化があった時には電話で連絡を行っていますが、それ以外にも日々の記録を共有することで、今の様子や施設側の取り組みがご家族にも伝わりやすくなりました。「手を掛けて頂いてありがたかったです」などのお言葉を頂くなど、ご家族の安心感にも繋がっているようです。

ケアコラボの記録を楽しみにしているご家族もいらっしゃって、記録に対してすぐにコメントをしてくれます。こちらもご家族の想いを随時確認できるのでとても良いです。

施設での様子がよくわかるとのことで、安心感を感じていただいています。正直な表現でもある程度ご家族は受け入れて頂けるので、職員との関係性の向上にもつながっています。ご家族に職員の名前を覚えて頂けるのも良い点です。

仕事の内容やケアにあたって注意していることなど、考えていることを知ってもらうことで、ご家族にも信頼感を持ってもらえると思います。

「グループホームに暮らして17年になるのだけど、初めてホームでの穏やかな表情を見られてうれしかった。〇〇の楽しそうな様子を見られて安心した。」と言っておられました。障害をお持ちのお子さんのお母さまたちはいつまでたっても中々子育てを卒業が難しく、共依存になりがちです。暮らしの場が安定し笑顔で暮らしている事で、ご家族は安心するようです。写真が見られて本当に良かったと言ってくださったお母さまの笑顔が私もとてもうれしかったです。

これまで一時帰宅の際に1か月分の記録を印刷したものを渡していました。現在のご利用者の様子ではなく、1か月前のご利用者の様子を共有していたのですが、ケアコラボを使うようになってからはタイムリーに共有できるため、「今日の子供の様子が知られるようになったのがとてもうれしい」とお言葉をいただきました。

スタッフのモチベーションが上がる

ご家族への共有は、現場スタッフの働きがいの向上にもつながっています。これまで「単なる業務・作業」になりがちだった記録が、ご家族からの感謝を受け取るきっかけに変わっていることがわかりました。

なかなか会えないご家族さまもタイムリーにコメントしてくれるので、スタッフのモチベーションがあがりました。

ケアコラボ上ではスタッフ名も表示されるので、「この前対応してくださった〇〇さん」と、名前を覚えてもらえるようになりました。

直接ご家族からの感謝やねぎらいのコメントが届くので、やりがいが増しています。

業務の負担が減る

記録を共有することで、逆に現場スタッフの負担が増えるかも…？とお考えになる方も多いと思いますが、実際は電話対応やお知らせ配布の手間が減り、むしろ業務効率化につながったという声が多く寄せられました。

今までは書面でしかご家族が確認出来ず、タイムリーな状況をお伝え出来ませんでしたが、物理的な距離に関係なく早急に情報共有が出来るようになりました。

複数サービス利用しているご利用者さまの情報も全スタッフがすぐわかるので、ご家族との電話連絡が減りました。

「見てもらう」から「一緒にケアする」関係に変わる

記録の共有は一方通行ではありません。記録に対して、ご家族から「家ではこう対応しています」「本人はこう思っているのかも」といったコメントやアドバイスが届くことで、事業所とご家族が「一緒にケアをするパートナー」へと関係性が変わっているようです。

日々の活動や生活の様子を共有していくと、アクシデントやハプニングがあったときに、「家ではこういうときはこうしていますよ」などのアドバイスを頂けることがあります。

ご家族と施設が、一緒にご利用者のケアを作るという意識が強くなりました。

ご家族、後見人の方も目を通していただくことで、ご利用者さんの変化や落ち着かない状況を共有する事ができています。良い事ばかりではなく、今ある現状や気持ちの変化等も記録に残すようにしています。

日頃の様子にご家族が関心を持ってくださるため、施設だけではなく、ケアするサポーターとしてのご家族の位置づけが強くなりました。

信頼が深まり、クレームが減る

日々の様子を隠さず公開する姿勢そのものが、ご家族からの信頼を生みます。言葉で伝えにくい状況を正確に共有できるため、トラブル防止・クレーム減少に効果を発揮しています。

クレームがほぼなくなりました。

怪我や体調不良時、発作や、不穏な様子なども言葉では伝えられない事も伝えやすくなり、理解が得られやすくなりました。

大変だったこと＆乗り越えるための「5つの工夫」

アンケートでは「苦労した点」だけでなく、「ご家族への説明や進め方で工夫したこと」についても具体的にお聞きしました。事前に先輩ユーザーさまの工夫を知っておくことで、ご家族への記録共有をはじめるときにぶつかりがちな「壁」の乗り越え方が見えてきます。

「伝わる文章」を意識する

文字だけでは、なかなか上手く伝わらないときもあります。「日々の様子は記録で、重要事項は口頭で」と役割を使い分けたり、記録自体をご家族に公開する前に再度見直す・なるべく専門用語は使わないようにするなどの工夫をされている事業所さまが多いようです。

伝えたかったことが、受け取るご家族によって感覚が変わってしまうことがあります。そのため重要なことは、記録と併せて面会や電話でも口頭でお伝えし、共通認識を高めるようにしています。

専門用語をなるべく使わず、表現方法に注意しています。

誤字脱字がないか、投稿前に一度読み直してから公開しています。

職員同士では分かっているが、日常の様子を知らないご家族が文章だけを読んだ場合に誤解してしまう可能性があり、文章の書き方について工夫しました。

公開する記録・しない記録を分ける

写真や動画を添付できるからこそ、他のご利用者さまの映り込みや、怪我・処置の写真など「どこまで公開するか」の線引きをあらかじめ決めておくことが大切です。

画像をアップするときは他のご利用者の映り込みに配慮し、記録の言葉遣いにも気をつけています。

いきなりすべての記録を共有するのではなく、施設内だけで共有する記録（褥瘡の写真、擦過傷や内出血の記録など）と分けるようにしました。

不安になってしまいそうなことはご家族に伝えすぎない事を意識しており、あくまで喜ばしい内容を中心に投稿するようにしています。

スマホが苦手なご家族には、スタッフが伴走する

スマホ操作に慣れていないご家族の場合、初期設定でつまずくことがあります。来所や面会のタイミングで「スタッフが一緒に設定する」ことで、その後の運用がスムーズになります。

ご家族がご高齢で、活用したくても携帯の問題や操作に不慣れで、スタッフが教えに行くなど手間取りました。

自宅での設定が難しいご家族が多かったので、初期設定は施設に来ていただいたときに一緒に行いました。

小さく始めて、徐々に広げる

最初から全ご家族を対象にすると、作業や対応の負荷がかかりすぎてしまうことがあります。まずはスモールスタートで少しずつ進めることもコツの1つです。

まず遠方のご家族やスマホに慣れた世代から声をかけ、数名で先行して始めました。その後、家族会で説明して徐々に広げました。決して焦らず進めました。

「連絡ツール」ではなく「記録の共有」だと伝えておく

チャットのようなリアルタイムの返信対応に追われないよう、記録を共有することの目的をあらかじめご家族へ伝えておくことが大切です。「急ぎのご連絡はお電話で」「コメントは感謝のやり取りができる付加機能」と最初にお伝えをしていおくことで、認識のズレや現場の負担感を防ぐことができます。

連絡用にしてしまうと収拾がつかなくなるため、あくまでご家族が好きなときに記録を見られる、という位置づけに留めていただくようお伝えしています。

先輩ユーザーからのアドバイス

最後に、これからご家族への記録共有を始めようと考えている事業者さまへ向けた、先輩ユーザーさまからのリアルなアドバイスや応援メッセージの一部をご紹介します。

事実をご家族と確認しあうことで、ご家族の想い・考え・アドバイスなどのコメントをもらう事ができ、支援の質の向上につながります。ご家庭で過ごしている様子もコメントしてくれるご家族もいますので、ご本人の家庭の様子も確認する事ができて、双方向のコミュニケーションを取る事ができます。（共同生活援助・生活介護・就B等）

「職員の記録はご家族も見ることができる」と意識して記録することで、特に難しい準備をしなくても苦情を受けるような事はないし、日々当たり前にやっているケアに、たくさんの「ありがとう」が届くので、仕事へのモチベーションも上がります。（介護付有料老人ホーム）

情報公開することで、ご家族とも関係性が良くなることのほうが多いと思います。また、職員が直接ご家族からのコメントを目にすることで、やりがいも増します。ぜひ、チャレンジしてみてください。（特別養護老人ホーム）

記録は個人情報でもありますが、いかに活かすかも大切です。記録を行政対応のための記録にとどめてはもったいないと思います。（共同生活援助・生活介護等）

LINE感覚で取り組みやすく、“書く”時間が減ります。キーパーソンの方以外も登録できるので、同じ文章を読んでいただき、家族さん同士が相談しやすくなったみたいです。（小多機）

当法人では、紙の連絡帳の代わりになるため、積極的に家族公開を進めました。今までの連絡帳では、伝えきれなかった事が伝えあえるようになりました。職員の労力も軽減しました。是非お勧めです。（生活介護）

日頃の記録や様子をご家族と共有することは、はじめは抵抗があるかもしれませんが、日々の記録や様子が分かることで、自然と信頼関係の構築に繋がります。特養の職員としては、特に看取りケアまで実践している施設であれば、何気ない記録や日常がグリーフケアにも繋がることは間違いありません。（特別養護老人ホーム）

近況をわざわざ報告することは時間も必要となりますが、記録を書くのは支援員は日常なので、同時に報告できることで時間を有効に使えることになるのではないかと思います。また、日々の活動や生活を報告して情報を共有していくと、アクシデントやハプニングがあったときに、「家ではこういうときはこうしていますよ」などのアドバイスを頂けることがあるので、お互いに役立つこともあるかと思います。（共同生活援助・生活介護・就B等）

失敗してもいいという気持ちでトライしてみて下さい。修正しながら進めればいいと思います。（家族との関係性、信頼性の向上が図れると思います）（特別養護老人ホーム）

KPの方が了承してくれれば、出来るだけ必要なご家族様や関係者の方に共有すると、何かトラブルがあった場合に色々な方が関わってくれるので、早急な対応につながります。皆がそのご利用者様に興味を持っていただいている感じです。加算の追加や施設の利用の変更など、ケアコラボを利用していくと事前に伝えているので、早急に情報を得てくれます。書面は無くしてしまう可能性がありますが、ケアコラボ上だと「知らなかった」という事がありません。大切な情報を流した場合、様子をみてログインされていない家族様には連絡して確認するように伝えています。（小多機）

ICTやAIを使う事で業務が軽減されます。楽しみながらICTを活用しましょう。（ケアハウス）

勇気を出して一歩踏み出してみてください！（サ高住・訪問介護）

🔗関連リンク
先輩ユーザーの活用術 – ご家族への説明ポイント編

実際の「ご家族共有機能」活用シーンのご紹介

ケアコラボユーザーの皆さまが「実際にどんな場面でご家族共有機能を活用しているのか」をまとめました。具体的なシーンを知ることで、運用のイメージがぐっと掴みやすくなります。ぜひ参考にしてみてください！

■事業所からのおたよりやイベントの一斉配信

紙で配っていたおたよりやイベント案内も、ご家族へスピーディーに一括でお届けできます。🔗詳しくはこちら

■計画書への同意

計画書への同意ケアプランなどの同意手続きも、オンライン上でスムーズに行うことができます。🔗詳しくはこちら

■ご家族だけでなく、ケアマネジャーへの情報共有

ご家族への共有だけではなく、ケアマネなどの関係者ともリアルタイムで情報連携が可能です。🔗詳しくはこちら

おわりに

今回のアンケートを通して、ご家族へ記録を共有することは単なる情報共有にとどまらず、現場とご家族にたくさんの嬉しい変化を生み出していることがわかりました。

ご家族に「安心」を届ける
ご家族からの感謝の言葉がダイレクトに届き、スタッフの「やりがい」を育てる
お互いの信頼関係を深め、「一緒にケアをするパートナー」になる

記録を書いて終わりにせず、ご家族と共有して活かすことも、よりよいケアや信頼関係をつくる選択肢のひとつになります。今回お寄せいただいたユーザーさまのリアルな声が、ご家族への記録共有を検討されている皆さまにとって、次の一歩を踏み出すきっかけになれば嬉しく思います。

最後になりますが、アンケートにご回答いただいた皆さま、貴重なご意見・温かいメッセージを頂き誠にありがとうございました！