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介護記録システムの選び方 重要なのは事前準備です

岡部 拓哉

「手書きの介護記録をやめてシステムを導入したい!」と思う方は近年増えています。

その反面、「導入したものの思った通りの結果が出ない…」といった相談もよく受けます。

特に介護業界のシステムは契約年数が縛られるものが多く、導入したらなかなか切り替えができないことが多いようです。

そうならないためにも、事前にしっかり準備をした上で検討を進めることが重要となります。

今回はその事前準備と、システムを選ぶ際に注目すべきポイントをまとめました。

※本記事では介護記録に関する「システム」「ソフト」「アプリ」を同じ意味として捉えています

システム選びにおいて何よりも重要なこと

ケアコラボ社の営業として、数百社の法人さんとお話をしてきました。

最初の面談で、だいたい導入できる方とそうでない方が分かります。

一番重要なことは、「今現場が何に困っていて、解決したいことは何か?」を明確にしておくことです。

「システムを導入したいから導入する」ではなく、「何か解決したいことがあるからシステムを導入する」という考えが重要です。

以下の質問を最初にするのですが、こちらにスムーズに答えれる方は導入がうまくいきます。こちらを参考に、課題などを書き出しておくと検討や上申の時に役立ちます。

  • 現状困っていることは何か?
  • 特にその中でも必ず解決したいことは何か?
  • 検討で重視しているポイントは?
  • 複数社比較するならどこを軸に決めるのか?

紙でもできる記録業務をシステム化するというのは、現状を変えることになります。

複数の現場職員や多職種が関係する以上、どうしても現状を変えたくないと思う方もいらっしゃいます。

ここを乗り切れないと導入は進まないので、「この課題を解決するために導入する!」という明確な指針が必要になります。

実際にニーズがあるのにケアコラボを導入できない方は、現状を変えるのに一歩踏み出せない方が大半です。

介護記録システムを選ぶ基準

課題が明確になれば次は選定を進めていきます。

今ではほとんどの企業がホームページを持っているので、「介護記録システム」などで検索すれば複数社が見つかります。

その中から自分たちの課題を解決できそうで、環境に合うものを選んでいきましょう。

10〜20社のホームページを見て、その中から気になった3社くらいの話を聞いてみるのがオススメです。

その際は必ず複数社のお話を聞いてみてください。

特に面談の時に聞いておくといいのは、「御社の特徴や他社との違いはありますか?」という質問です。

記録業務だけに絞り込むと、技術的にそこまでの差を付けるのは正直難しいところがあります。

その中で大切にしていることや、ちょっとした工夫から製品に大きな差が出ます。

提供サービスに対応しているかどうか?

請求と記録を切り分けて、記録に特化したシステムを検討することで幅が広がります。

ご利用者の日常の生活の記録に特化したシステムであれば、提供サービスを問わずに利用できるものが多いです。

特定のサービスでしか利用できないシステムもありますので、提供サービスが対応しているかどうかを先に確認しましょう。

自社の環境に合うかどうか

まずは予算感が合わなければどう頑張っても導入できません。

最近ではホームページに価格が掲載されているシステムも増えてきていますが、まだまだ少ないです。見積もりを依頼すると、一度現状を伝える必要がでてきます。

システムの利用にあたっては、何らかの通信環境が必要になってきます。

ソフトウェアの業界では数年前からクラウドが主流ですが、介護業界ではオンプレミスの製品もまだ見受けられます。

セキュリティの観点からクラウドを心配される方もいらっしゃいますが、実はクラウドとオンプレミスという単純比較はできません。

詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

クラウドのシステムであれば、通信環境さえあればすぐにでも利用することができます。

Wi-Fi環境の構築でお困りであれば、こちらの記事が役に立ちます。

また、通信環境があっても端末がなければ利用できません。

移動が多い介護現場では、PCやタブレットはあまり使いやすいとは言えず、スマホで利用できることが重要です。

スマホであれば、各個人に貸与もできますし、いつでもどこでも記録と参照ができます。

だんだんとナースコールやインカム、IoTの通知もスマホに変わってきています。

実際にケアコラボのユーザーさんも、タブレットからスマホに買い換える方が多いので、こちらの記事を一度ご覧ください。

オススメのスマホの選び方はこちらから。

現場が使いやすいかどうか

どれだけ機能が多いものを導入しても、現場で使われなければ意味がありません。

無料で体験ができる製品も多いので、一度現場の職員さんに触ってもらうことは必須です。

決して安い投資ではないので、「買ったけど全然使われない…」では本当にもったいないです。

利用前に体験できるかどうかは意外と重要なポイントです。

また、システム自体の見た目やボタン配置、画面の遷移回数もしっかりと確認しておきましょう。(UI、UXといわれるところです)

記録は毎日行うことなので、ちょっとした部分で操作感が悪いとストレスを感じ続けることになります。

製品のUIやUXにこだわっている企業は、ホームページの見やすさもこだわっているところが多いです。

「導入したらそれで終わり」ではなく、導入後も改善をしているシステムは自然と使い勝手もよくなっていきます。

こういった開発の手法をアジャイル開発と呼びますが、詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

サポート体制

使い方で困ったときに、すぐに解決できるかどうかも重要です。

「電話がなかなかつながらない…」「思っていることが伝わらない…」ということはよくある話ですね。

また営業担当にお願いしたら来てくれるのは1週間後…なんてこともあります。

最近ではリモートワークが当たり前になり、営業やサポートもリモートが増えています。

リモートのサポートなら、専任の担当者とすぐつながって、画面を共有しながら話せるのでスムーズに解決します。

ケアコラボが取り組むリモートサポートについてはこちらをご覧ください。

まとめ

手書きの介護記録に対して課題を持っているのであれば、ぜひともシステムを導入して解決いただければと思います。

最初に課題や解決したいことを明確にしておけば、自分たちの基準で好きなシステムを選んでその後も満足して利用できます。

多種多様な製品がありますが、提供者側の目線で正直に言うと一長一短です。

どの製品にも魅力があるので、自分たちの課題を解決できそうか、現場にマッチしているかという目線で、ぜひとも複数社を検討してみてください!

ケアコラボが気になる方はこちらからお気軽にお問い合わせください。

一週間の無料体験はこちらから。


岡部 拓哉

2013年、医療関連の企業へ入社。営業職から企画・マーケティング部門へと転属。Webアプリの開発業務に携わる。2017年にケアコラボ社に入社。リモート営業を確立し、現在はマーケティングを担当。より多くの方にケアコラボのよさを届けるために試行錯誤を繰り返している。

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