佐藤 ありさ

こんにちは！ケア記録ソフト「ケアコラボ」を開発・提供する、ケアコラボ株式会社の佐藤です。

介護現場における「生産性向上」の必要性が高まっている一方で、「生産性を上げる」と聞くと、どうしても機械的なコスト削減や、介護現場ならではの温かさ、人間味が失われてしまいそうなイメージを抱かれませんか？ 実は、私もそうでした。

しかし、介護現場における生産性向上とは、単なる業務効率化ではありません。現場の負担を減らしながら、最終的に「介護の仕事の価値を高めること」を目指す、とても温かい取り組みなのです。

そこで本記事では、厚生労働省が発行する「介護サービス事業における生産性向上に資するガイドライン（以下：ガイドライン）」の考え方をベースに、生産性向上の本質から、7つの取り組み分類、具体的な事例までを分かりやすくご紹介していきます。

その上で、私たちケアコラボが多くの介護現場の皆さまに伴走させていただく中で大切にしてきた、本来の「ケアの質向上」とはどういうことなのかという私たちなりの考えも併せてお伝えします。

この記事が、皆さまが「本当に実現したいケアの形」を改めて思い描き、職員もご利用者も笑顔になれる最初の一歩を踏み出す一助となれば幸いです。

介護現場における「生産性向上」とは

厚生労働省が定義する「介護の生産性向上」の基本概念

一般的な「生産性向上」は、設備投資や効率化によって労働時間あたりの付加価値を高めることを意味し、通常は「成果（アウトプット）÷ 投入量（インプット）」のバランスで表されます。

一方で、厚生労働省が定義する介護分野の生産性向上は、単なるコスト削減や時間短縮ではありません。ガイドラインでは、介護現場の最優先事項である「一人でも多くのご利用者に、質の高いケアを届ける」という目的を大前提とした、「介護の仕事の価値を高めること」と定義されています。

具体的には、「①人材育成」「②チームケアの質の向上」「③情報共有の効率化」の3つを軸に据え、サービスの質を高めながら職員の負担を減らしていく取り組みを指します。

「生産性を上げる」と聞くと、どうしても機械的な効率化や、どこか人間味が薄れてしまうようなイメージを持ってしまうかもしれません。しかし、効率化の目的は常に「介護の仕事の価値を高めること」にあることは、心に留めておきたいものです。

業務を「直接的なケア」と「間接業務」に仕分ける重要性

介護現場の生産性向上に取り組むためには、まず介護に関する業務を「直接的なケア」と「間接業務」に分けることから始めることが推奨されています。

これらを区別することで、業務改善の成果を「直接的なケアや業務の時間を増やす」、あるいは「間接業務を効率化する」という2つの視点で捉えられるようになります。

1. 直接的なケアや業務の時間を増やす
   業務改善活動を通じて、1日の中で「ケアに関する業務や内容」が占める相対的な割合を増やすアプローチです。
2. 間接業務を効率化する
   ムリやムダのある作業を見直して、全体の業務時間量そのものを減らすアプローチです。

ここまでは生産性向上ガイドラインに沿った基本的な考え方ですが、実はこのどちらかを実現できたからといって、それだけで自動的に「ケアの質が高まる」とは一概には言えないのではないか、と私たちは考えています。

本当に大切なのは、その先にある視点ではないでしょうか。

• 直接的なケアの時間を増やすことができたその先で、「どんなケアを提供するのか」。
• 全体の業務時間量を削減して生まれた時間で、「何を深めていくのか」。

単に時間を削ること・組み替えることをゴールにするのではなく、それによって生まれた時間や心のゆとりを「どう活かしていくか」。その視点を持っておくことこそが、本当に意味のある変化に繋がっていくのではないかと考えています。

「ムリ・ムダ・ムラ（3M）」をなくす視点

「ムリ・ムダ・ムラ（3M）」とは、一般的に生産性向上を目指すうえで見直していきたい3つの要素のことです。これらは、日々の「業務の目的」と「リソース（ヒト・モノ・カネ・時間・情報）」のバランスが崩れてしまったときに発生してしまいます。

介護現場における3Mをなくしていくための第一歩は、「なんとなくいつもバタバタしていて忙しい…」という肌感覚や主観だけに頼らず、まずは客観的に現状を把握・整理してみることからはじまります。

ここで何よりも意識したいのは、これらの3Mを「職員個人のスキルや、要領の悪さ」のせいにしないことです。

日々の業務がうまくいかない原因を個人の努力や我慢に求めるのではなく、「組織の仕組み」や「共通のルール」の課題として捉え、解決する視点が大切です。

厚生労働省の「生産性向上ガイドライン」の7つの取り組み分類

① 職場環境の整備

職場環境の整備では、製造業などでもよく使われる 「5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）」の視点を用いて、安全で働きやすい環境を構築します。当たり前…と思う方もいるかもしれませんが、いざ改めて現場を見渡してみると、まだまだ改善できるところがたくさん見つかったりするものです。

不要なモノを捨てる「整理」、消耗品や書類などを置く場所を決めて探す手間を省く「整頓」などを改めて行うだけでも、現場で発生してしまいがちな「あれ、あの書類どこだっけ？」「予備のパッドはどこにある？」といった、モノを探す時間をなくすことができます。

② 業務の明確化と役割分担

職員の体制や業務の分担を見直すときは、「マスターライン」を設定します。マスターラインとは、1日のタイムスケジュールの中で、それぞれの業務を完了させるべき「時間の区切り」や「目安となるリミット」を意味します。

具体的には、まず1日の業務全体を時間の流れに沿って書き出し、可視化します。その上で、個々の業務時間を少しずつずらしたり、分割・付け替えたりしてスケジュールを整理し直します。
マスターラインを引き、全員で意識して守りながら仕事を進めることで、前後の業務がずるずると後ろ倒しになってしまうのを防ぎ、「いつも発生してしまいがちな残業」を削減することが可能になります。

③手順書の作成

ベテランの職員さんには、長年の経験やご利用者との深い関わりから培ってきた、豊富な知識や素晴らしいノウハウがたくさんありますよね。

しかし、これらを口頭だけで伝えたり、「背中を見て学ぶ」といった方法に頼ったりしていては、教育にどうしても長い時間がかかってしまう一面もあります。

そこで有効なのが、まだ言語化・共通化されていない職員の経験値を可視化する手順書（マニュアル）の作成です。誰もが直感的に理解でき、迷ったときに立ち戻れる手順書があれば、新人や若手職員もすぐに現場で実践できるようになります。

④記録・報告様式の工夫

介護記録や報告書の項目やレイアウトを見直し、「使いやすいか」「見やすいか」をふりかえることも大切です。読み手にとって読みやすい記録を心がけることで、今までの項目を整理できるだけでなく、職員間での情報共有のスムーズさにもつながります。

ここでも大切なのは、単に記録をチェック式やフォーマット化して、簡素化することだけが正解ではないということです。「一人でも多くのご利用者に、質の高いケアを届けたい」という皆さまの想いに立ち返り、「そもそも、なぜこの記録を残す必要があるのか」という本来の目的を見つめ直すこと。その目的に最も沿った手段を皆さまが選んでいくことこそが、本当に大切なのではないかなと思います。

⑤情報共有の工夫

シフト制で働いたり、多くの専門職が関わったりする介護現場において、スムーズな情報共有はとても大切です。ICTツールやグループウェアなどを活用し、紙による記録や対面での申し送りに伴うタイムラグや記録業務負担を改善します。

情報共有がリアルタイムにできるようになると、「今、ご利用者がどんな状態なのか」がフロアや職種を越えていつでも確認できるようになります。職員間で「伝えたつもり、聞いていない」という迷いがなくなり、全員で同じ方向を向くチームケアにつながります。

⑥OJTの仕組みづくり

OJT（On-the-Job Training）とは、実際の現場で業務をこなしながら、先輩職員から実務に必要な知識や方法を学ぶことです。座学の研修や勉強会だけでは身に付けづらい「実践力」をケアの場面で習得できるだけでなく、教える側の先輩職員にとっても、自身の介護技術を言語化し伝えることで、専門性をさらに深める機会となります。

このOJTを「個人の裁量」に任せず仕組み化することで、新入職員が安心して成長できる環境を整え、事業所全体の専門性を底上げします。

⑦理念・行動指針の徹底

法人が目指すビジョンや行動指針を明確にし、職員全員に浸透させます。これらを共有することで、職員一人ひとりが現場のイレギュラーな事態に直面したときにも、事業所の理念に基づいた「自律的な判断と行動」が自然ととれるようになっていきます。

マニュアルだけでは対応しきれない突発的な出来事が起きても、目指すべき方向性が揃っていることで、チームケアの一体感が強まります。

生産性向上の具体的な取り組み事例

厚生労働省が実施した生産性向上モデル事業の事例と、ケアコラボユーザーの事例から、現場のケアの質向上と職員の業務負担軽減を両立させた取り組みを紹介します。

【職場環境の整備】使う順番に合わせた「配置決め」で探す手間をなくした事例

訪問入浴介護の現場において、車に載せる機材などの収納環境を見直した事例です。

高い稼働率を維持するために、職員が必要物品を探したり、欠品が生じたりすることがないような体制を整えることが必要でした。そこで、衛生・不衛生を明確に区分けした上で、実際のサービス手順（使う順番）に合わせて機材を配置する「定置・定量」のルールを構築しました。

★ガイドライン 71ページ：事例-09

【業務の明確化と役割分担】スケジュールを15分単位にして空き時間を可視化した事例

デイサービスにおいて、職員の適切な役割分担に取り組んだ事例です。従来は1日の予定表を30分単位で作成していましたが、所要時間が15分程度で済む業務に対しても30分の枠を割り当てていたため、スケジュール上のムダや偏りが見えにくくなっていました。

★ガイドライン 74ページ：事例-11

【手順書の作成】複雑な機器メンテナンス手順を動画マニュアル化した事例

訪問介護・入浴等で使用する「担架のワイヤー交換」において、突発的なメンテナンス業務による残業が発生していた事例です。ワイヤーの劣化はご利用者や職員が怪我をする可能性のあるものですが、手順が複雑なため習得している職員が少なく、特定の管理職やベテラン職員に業務の負荷が集中していました。

★ガイドライン 83ページ：事例-23

【記録・報告様式の工夫】（ケアコラボ事例より）写真・動画で「ケアの解像度」を高めた事例

事故報告や食事の摂取量など、監査や引き継ぎに「必要な情報」だけが無機質な文字の羅列として記録されがちだった社会福祉法人薫英会さまの事例です。

現場では「〇〇さんがこんな素敵な笑顔を見せてくれた」といった温かい会話が交わされているにもかかわらず、それが記録に残らないもったいなさを感じていました 。

★導入事例記事はこちら

【情報共有の工夫】（ケアコラボ事例より）朝夕の対面申し送りを廃止し、月90時間を削減した事例

事業所の分散に伴う情報共有の難しさや、記録用紙にまとめて記入することによる残業などの課題を持っていた、社会福祉法人希桜会さまの事例です。

同法人ではケア記録システム ケアコラボを導入することで、毎朝・毎夕に約6名が参加して15分ずつかけていた対面での朝礼・夕礼をなくすことができました。

★導入事例記事はこちら

設置が義務付けられる生産性向上委員会とは

生産性向上委員会の義務付けの背景と目的

2024年度の介護報酬改定（省令改正）にともない、ご利用者の安全確保、サービスの質の向上、および職員の負担軽減に資する方策を検討する「委員会」の設置が義務付けられました（3年間の経過措置期間あり）。

「また新しく義務付けられる委員会が増えるのか」と、日々の業務の中で負担に感じてしまう管理者の方もいらっしゃるかもしれません。しかし、この背景には、深刻化する介護人材不足の中でテクノロジーなどを適切に現場へ定着させ、持続可能な運営体制と「働きやすい職場環境」を組織全体で整えていこうという、大切な目的があります。

委員会で検討すべき具体的な内容と運営ステップ

委員会は少なくとも3か月に1回以上定期開催し、現場の多職種職員が参画して運営します。具体的には、以下のような3つのステップに沿って進めていくことが推奨されています。

1. 課題の見える化・抽出：
   厚生労働省が用意している「課題把握シート」や「業務時間見える化ツール」などを活用し、現場に潜む3Mの課題を客観的・定量的に洗い出します。
2. 実行計画の策定：
   プロジェクトチームで議論し、解決すべき優先順位を決めて具体的な「改善方針シート」や「進捗管理シート」を作成します。
3. 継続的なPDCA：
   取り組みによってどのような成果が出たのかを定性的・定量的に検証し、1年を目安に実行計画を練り直しながら、持続可能な改善活動をしっかりと継続させていきます。

生産性向上推進体制加算（Ⅰ）と（Ⅱ）の算定要件

委員会の設置とテクノロジーの導入、さらに効果に関するデータ提出を継続して行うことで、新たな介護報酬として「生産性向上推進体制加算」が算定可能となります。

生産性向上のための介護テクノロジー導入で使える補助金や非営利団体向けプログラム

介護現場の生産性向上において、テクノロジーの活用は有効な手段です。しかし、導入するためには初期費用や運用の負担が伴うのも現実です。そのような費用負担を軽減するための補助金や、非営利団体向けにITツールが無償・格安提供される特別プログラムを活用することもおすすめです。

デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）

デジタル化・AI導入補助金は、主に小規模事業者や中小企業を対象とした、ITツールの導入を支援する補助金です。
介護現場で導入できるものとして、介護ソフトや請求ソフト、バックオフィスで使用する勤怠管理ソフトなどが挙げられます。補助率は1/2以内ですが、特定の条件を満たすと2/3以内に引き上げられます。

ケアコラボはデジタル化・AI導入補助金のITツールに登録されています。
ご興味のある方は下記の資料をご覧ください。

★デジタル化・AI導入補助金に関する資料はこちらからダウンロード

介護テクノロジー導入支援事業

地域医療介護総合確保基金を活用した「介護テクノロジー導入支援事業」は、従来の「介護ロボット導入支援事業」「ICT導入支援事業」を一本化・拡充した都道府県の補助金制度です。

移乗支援や見守りセンサー等の「介護ロボット」に加え、介護ソフト、タブレット端末、インカム、Wi-Fi環境の整備などを、最大3/4の補助率で支援します。

都道府県ごとに募集時期や詳細な要件が異なるため、活用を検討する際は、各都道府県や自治体ののホームページで詳細を確認してください。

非営利団体（社会福祉法人やNPO法人）向け無償・格安プログラム

世界中のIT企業が、社会福祉法人やNPO法人の皆さまなどの非営利団体を応援するために、ツールの無償提供や割引プログラムを用意しています。

詳しくは以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。
★テックスープとは？NPO法人や社会福祉法人が最新ICTツールを無料・格安で使う方法

まとめ

介護現場における生産性向上とは、単なるコスト削減や時間短縮ではありません。現場で本来大切にすべき「ご利用者へのケアの質」を高め、最終的なゴールである「介護の仕事の価値を高めること」です。

ケアの質を高めるアプローチは、決して一つだけではありません。業務を効率化し、そこで生まれた時間や心のゆとりを直接的なケアや人材育成へ再投資することもその一つです。しかしそれ以上に、そもそもの「ご利用者との向き合い方」や「今ある情報の利活用方法」そのものを見直すことも重要な視点ではないでしょうか。

だからこそ、皆さんが「本当に実現したいケアの形」を改めて思い描き、それを叶えるために今何が必要なのかを、ぜひこの機会に問い直してみませんか？

日々の記録を「資産」に変えるケアコラボ

私たちケアコラボは、記録をただ簡素化することだけが正しいとは考えていません。

日々の記録は、ご利用者の情報チームを全員でタイムリーに共有し、もっとご本人らしく生活していただくために活用する、大切な資産です。遠く離れているご家族や、なかなか面会に来られない親戚と施設をつなぐものでもあります。

だからこそ、ケアコラボは「その人らしさ」に寄り添ったケアを支える特徴を備えています。

① 写真や動画で記録ができる

記録は写真や動画つきで投稿でき、より日常生活の様子を伝えることができます。

リハビリや怪我の様子も可視化でき、文章で残す記録よりも詳細に把握することができます。日々の切り取りである写真や動画の記録を職員やご家族に共有することで、互いに尊重しあい、よりよいケアへ繋げられます。

② 情報や記録はご利用者を中心に整理される

ケアコラボは、記録やバイタルなど、提供サービスを問わずご利用者に関するすべての情報がファイリングをするように1つの場所に集まります。

「いつ」「どこで」「どのような様子だったか」が1日の流れで直感的に把握できるので、ご利用者のことをより深く、多角的に理解することに繋がります。

③ ご家族にも記録の共有ができる

日々の記録はご家族にも共有できます。おたよりや連絡帳のように、日常の生活の様子を伝えることで、ご家族との繋がりをより深めることができます。

「介護の生産性向上を進めたい」
「今の記録業務のあり方を見直したい」
「大切な記録を、ケアの質を高める資産としてもっと活用したい」

そう考えている方はぜひ一度、ケアコラボの資料をご覧ください！